Многие работодатели тем или иным образом компенсируют своим работникам затраты на питание (например, выплачивают денежные компенсации или выдают талоны на обеды). Давайте разберемся, как разные варианты оплаты питания влияют на начисление НДФЛ и страховых взносов, а также обобщим варианты учета расходов на питание при различных режимах налогообложения.
Способы оплаты
Способы оплаты питания могут различаться. Чаще всего работодатель выбирает для себя наиболее приемлемый вариант из перечисленных ниже:
– выплачивает денежную компенсацию (дотацию) на питание;
– организует доставку питания в офис (по договору с поставщиком);
– выдает бесплатные обеды в собственной столовой;
– оплачивает услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.
Обычно работодатель участвует оплате питания по собственной инициативе, закрепив соответствующее условие в трудовых договорах или коллективном договоре. Однако иногда работодатель обязан оплатить питание в силу требований законодательства.
Оплата питания по собственной инициативе
При определении налоговой базы по НДФЛ должны учитываться все доходы работников, полученные ими как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Если работникам выплачивается денежная дотация на питание, такая выплата является объектом налогообложения НДФЛ (п. 1 ст. 209 НК РФ). При иных способах оплаты стоимость бесплатного питания является доходом в натуральной форме, который также облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 28.06.13 № 03-04-06/24677).
Однако чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Только в этом случае на сумму дотации начисляется налог (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.99 № 42). То есть для начисления НДФЛ определяющее значение имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника. Если такой учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ.
Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (письмо Минфина России от 30.01.13 № 03-04-06/6-29).
Особняком стоит ситуация, когда питание организовано по принципу шведского стола. Минфин высказывал мнение, что в таком случае доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-04-06/6-117). Однако судьи с таким подходом не согласны (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.09 № Ф03-2484/2009).
Обратите внимание
Минфин настаивает на том, что работодатель должен принимать все возможные меры по оценке и учету полученного сотрудниками дохода (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715).
Страховые взносы
Когда работодатель выплачивает сотрудникам денежные компенсации (дотации) на питание, то на них нужно начислить пенсионные, медицинские и взносы на травматизм (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.10 № 1239-19).
При других вариантах оплаты определяющее значение для начисления взносов имеет возможность определить доход каждого работника. Если точная сумма дохода известна, то на стоимость питания нужно начислить взносы. Причем, в базу для начисления следует включить стоимость предоставленного питания с учетом НДС (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).
Если же сумму дохода определить нельзя (допустим, при варианте «шведский стол»), то на стоимость питания страховые взносы не начисляются. Суть в том, что взносами облагается только адресные выплаты в пользу конкретных работников (письмо Минтруда России от 24.05.13 № 14-1-1061). Эта позиция подтверждена и решением Высшего арбитражного суда, который заявил: если определить экономическую выгоду каждого работника невозможно, то страховые взносы не начисляются (определение ВАС РФ от 09.09.13 № 11907/13).
Обязательная оплата питания
Если работодатель участвует в оплате в силу требований законодательства, то стоимость питания можно рассматривать как компенсацию, связанную с исполнением трудовых обязанностей.
Например, работодатель должен обеспечивать продуктами и питанием работников, которые заняты на работах с вредными и особо вредными условиями труда (ст. 222 ТК РФ). Если компенсация осуществляется в пределах установленных норм, то на нее не начисляются:
– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– страховые взносы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).
Отметим, что вредные условия труда на рабочих местах должны быть подтверждены результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) (см. письмо Минфина России от 31.03.14 № 03-03-РЗ/13985). О том, когда нужно провести специальную оценку, читайте в статье «Спецоценка условий труда: выбираем «оценщика» и подаем декларацию соответствия».
Ситуация. В 2013 года компания провела аттестацию рабочих мест, которая подтвердила наличие вредных условий на рабочих местах. В 2014 год специальная оценка условий труда не проводилась, но компания продолжает выдавать работникам бесплатное питание.
Решение. Стоимость бесплатного питания можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами, поскольку ранее проведенной аттестацией подтверждено наличие вредных условий труда. В этом случае выдача бесплатного питания обязательна в силу требований законодательства.
Прекратить бесплатную выдачу питания можно при одновременном соблюдении двух условий (п. 13 «Норм и условий», утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.09 № 45н):
– специальная оценка подтвердила безопасные (допустимые) условия труда;
– профсоюз организации (иной представительный орган) не возражает против отмены бесплатного питания.
Если же проведенная в будущем специальная оценка вредность не подтвердит, но выдача питания продолжится, то НДФЛ и взносы уже потребуется начислять (поскольку как компенсация такая выдача уже рассматриваться не сможет).
Учет расходов на питание
В каких случаях можно, а когда нельзя учесть расходы на питание? Нужно ли начислять на дотации НДС? Ответы на эти вопросы обобщим в таблице.
Таблица. Учет расходов на питание.
Система налогообложения / налог
Порядок учета
Обоснование
Общая система / налог на прибыль
Стоимость питания включается в состав расходов на оплату труда, если:
– затраты на питание предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;
– можно определить сумму дохода каждого работника.
П. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 11.02.14 № 03-04-05/5487.
Общая система / НДС
Стоимость бесплатного питания конкретным работникам включается в налоговую базу по НДС, поскольку передача питания считается операцией по безвозмездной передаче товаров. При этом сумма входного НДС, предъявленная продавцами питания, подлежит вычету в общеустановленном порядке.
При выплате денежных компенсаций на питание, начислять НДС не следует, поскольку реализации товаров (передачи права собственности) не происходит. То есть, не возникает объекта обложения НДС.
П. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 02.09.10 № 03-07-11/376.
При объекте налогообложения «доходы минус расходы» затраты на бесплатное питание работников включаются в состав расходов на оплату труда, если:
– затраты предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;
– можно определить сумму дохода каждого работника.
При объекте налогообложения «доходы» расходы на питание на формирование налоговой базы не влияют.
Единый налог рассчитывается исходя из вмененного дохода. Стоимость бесплатного питания сотрудников на расчет налога не влияет.
Компенсация расходов на обеды сотрудникам встречается в описании вакансий все чаще, хотя, к сожалению, до сих пор не входит в обязательный социальный пакет. В западных странах работодатель повсеместно заботится о питании своих сотрудников. В России эта практика пока лишь набирает популярность. Преимуществ у нее предостаточно: взять, например, то, что у работника появляется возможность не тратить время на поиски обеда, потому как вопрос с тем, как и что съесть в рабочий полдень, уже решен.
Каким образом решаются вопросы организации корпоративного питания, зависит от компании. Структура дотации на питание может быть разной. Для российских компаний больше характерна монетизация льгот: работодатель переводит на зарплатную карту сотрудника сумму, исходя из расчета «количество рабочих дней в месяц умножить на среднюю стоимость обеда», а сотрудник использует их для оплаты обедов. В этом случае дотация на питание может быть полной и частичной. На практике наблюдается другая ситуация: сотрудник дотацию на питание на работе получил, а потратил все на билеты в театр. Театр — тоже хорошо, но он не относится к той цели, ради которой компания переводит эти деньги.
Более эффективной признается натуральная дотация — в виде талонов или специальных пластиковых корпоративных карточек. В начале месяца сотрудник получает определенное количество талонов, которые ежедневно по одному отдает в столовой. В конце отчетного периода заведение общественного питания выставляет счет компании. То же самое касается и пластиковых карточек. На каждой карте есть определенная сумма, которую сотрудник может потратить в любом из подключенных к системе кафе и ресторанов. Это удобно в случае, когда в бизнес-центре открыто несколько разных кафе, которые соглашаются сотрудничать с вашей компанией по такой схеме. У Обед.ру большой опыт подключения ресторанов и кафе и внедрения подобной системы для разных компаний.
А еще Обед.ру — отличная альтернатива талонам и пластиковым картам. Дотация на питание на работе перечисляется на корпоративный счет, доступ к которому вы получаете сразу после заключения договора с нами. С него сумма распределяется по числу сотрудников, у каждого из которых появляется свой доступ в личный кабинет. Коллектив выбирает себе поставщика обедов, и каждый сотрудник заказывает у него обед на завтра. В 16:00 ежедневно все заказы отправляются поставщику. А на следующий день вкусные готовые обеды, расфасованные по контейнерам, будут доставлены прямо к вам в офис.
Таким образом, расходы на обеды сотрудников находятся под контролем у руководителя. Дотация на питание с Обед.ру является наиболее выгодным способом организовать доставку горячих обедов в офис.
В 2005 году онлайн-рекрутер Superjob провёл исследование «Будет ли для Вас решающим наличие организованного питания в фирме при выборе нового места работы?».
В опросе приняли участие более четырёх тысяч человек. Оказалось, что наличие организованного питания является для сотрудников одним из важных критериев при выборе будущего места работы. Люди куда более лояльно относятся к компаниям, которые готовы «позаботиться» о своих сотрудниках в обеденный перерыв: к тем, кто располагает собственной столовой, предлагает возможность централизованного заказа обедов в офис, дотации на питание.
Так ответила большая часть опрошенных –23 от всех, кто участвовал в исследовании. Это главным образом менеджеры начального и среднего звена, офисный персонал, рядовые бухгалтеры, инженерно-технический персонал. Комментируя свой ответ, они говорят, что организация питания может сэкономить время, кроме того, психологически разгружает после напряжённой первой половины дня.
Исключение составляют руководители высшего звена, которые могут пообедать в любом другом месте без материального урона для себя.
Как здоровое питание сокращает расходы компаний?
Работодателю выгодно организовать питание на рабочих местах, но не только в целях повышения лояльности к компании. Полноценное и правильное питание снижает риск хронических заболеваний, а значит, компания сокращает затраты на больничные.
Ещё в 80-х Всемирная организация здравоохранения провела исследование факторов, которые больше всего влияют на здоровье. По итогам стало известно, что генетические факторы определяют состояние здоровья на 15-20%, состояние окружающей среды – на 20-25%, медицинское обеспечение – на 10-15%. Самую большую роль играют условия и образ жизни людей – эксперты отдали им 50-55%, главным образом – питание.
Как показывают результаты опроса 628 работодателей, который был проведен «Buck Consultants» в США, 74% американских компаний называли сокращение расходов на здравоохранение в качестве основного мотиватора.
Кроме сокращения затрат на больничные и повышения лояльности к компании есть и другие причины следить за здоровьем сотрудников, в первую очередь, производительность труда.
Немецкие ученые из Университета Гумбольдта в Берлине провели исследование и обнаружили, что обед за пределами офиса снижает работоспособность. Согласно результатам исследования, обед за стенами офиса плохо сказывается на когнитивных процессах мозга. Речь идет о временном ослаблении, которое, тем не менее снижает общую работоспособность и повышает вероятность допущения ошибок во второй половине дня.
Чем сегодня обедают в офисах?
Чтобы поднять корпоративный дух и сплотить сотрудников, многие руководители заказывают еду прямо на работу. В 2013 году увеличилась доля заказа готовой еды с доставкой. По данным исследования Интернет-ресурса по корпоративному питанию obed.ru, рынок доставки еды в России составляет примерно полтора миллиарда долларов. Причем 900 миллионов приходится на рынок доставки еды в Москве: москвичи заказывают блюда на работу гораздо чаще, чем жители других регионов. Более 45% заказов доставляется именно в офисы. Еду на работу с одинаковой частотой заказывают как мужчины, так и женщины.
Наиболее удобным сотрудники считают заказывать еду через Интернет – так делают 74,7% жителей крупных российских городов.
Компании вроде бы стараются обеспечить всех обедом и готовы даже выделить средства на питание своих сотрудников, но делают это неправильно. Самое популярное блюдо для заказа в офис сегодня – пицца. Это блюдо может представлять опасность для здоровья, поскольку содержит не самое благоприятное сочетание ингредиентов. В первую очередь это быстрые углеводы – они содержатся в пшеничной муке, из которой готовят основу для пиццы. Во-вторых, это соль и насыщенные животные жиры – они входят в состав мяса, бекона, сливочного масла, которые являются частыми компонентами популярного блюда. Сочетание жира и быстрых углеводов замедляет обмен веществ и может привести к повышению уровня «плохого» холестерина. Кроме того, регулярное питание «всухомятку» неизбежно приводит к проблемам с пищеварением.
Есть и более здоровый вариант – суши. Но их заказывают в два раза реже, чем пиццу. Также очень популярны осетинские пироги, шашлык и торты, которые также в избытке содержат животный жир, быстрые углеводы, сахар и соль.
Часто сотрудники заказывают и комплексные обеды в офис
Стандартный комплексный обед включает в себя жирный суп, мясо с гарниром, десерт. Это сытный и калорийный рацион, отобедав так, сотрудник «продержится» до конца рабочего дня. Но в то же время при регулярном потреблении в пищу жирных животных продуктов, хлебобулочных, кондитерских изделий и вообще блюд с высокой калорийностью, здоровье организма подрывается. Это чревато развитием сердечно-сосудистых заболеваний, диабета, и даже онкологии. Здоровье в большей степени зависит именно от питания, а сегодня в нашей стране неинфекционные заболевания – настоящий бич. Минздрав уже назвал их «эпидемией»: среди граждан до 60 лет 9 из 10 смертей в нашей стране происходят именно по этой причине. Больничный только из-за проблем с сердцем и сосудами в среднем составляет 10 дней, а это уже большие потери для компании.
В масштабах страны потери ещё больше: согласно оценкам ВОЗ, в результате бремени неинфекционных заболеваний Россия потеряет около 303 миллиардов международных долларов национального дохода в период с 2005 г. по 2015 г.
Как зарубежом решают проблему питания на рабочем месте?
В 2008 году Всемирная организация здравоохранения предложила реализовывать на работе оздоровительные кампании, в первую очередь предложение касается крупных организаций. Все подобные кампании строятся по схожим принципам: сотрудникам, которые ведут здоровый образ жизни, предоставляют выгоды – возможности для улучшения здоровья, включая финансируемые мероприятия, например, поездки в супермаркет (консультация, какие продукты полезны), медосмотры; предлагаются абонементы в спортивные секции.
Такие программы работали в США и Европе. Например, в Бельгии после шести месяцев программы участники из группы сообщили о значительно более высоком сокращении калорийности своего рациона, а также о том, что стали потреблять меньше жиров по сравнению с участниками, которые не были включены в это мероприятие.
Рацион сотрудников, которые включились в программу, перестроился кардинальным образом. Прежде всего из него были вычеркнуты продукты быстрого питания: пицца, гамбургеры, чизбургеры, бутерброды. Основу стали составлять блюда из овощей, фрукты, орехи. Кроме того, продукты животного происхождения, к которым привыкли участники, заменили на облегчённые версии, в которых содержание насыщенного животного жира ниже: красное мясо заменили на белое мясо курицы; сливочное масло – на растительное и т.п.
Данные исследования программ в целом по оценкам ВОЗ показали: продолжительность больничного сокращается на 27%, затраты на медпомощь на 26%; компенсации работающим и затраты, связанные с инвалидностью – в среднем на 32%.
Будем заботиться сами о себе
В России пока таких программ нет, хотя ещё в 2008 году В.В. Путин сказал, что «мы должны добиваться кардинального повышения производительности труда. В основных секторах российской экономики должен быть достигнут как минимум четырехкратный рост этого показателя за 12 лет». Увы, шаги в оздоровительном направлении делают немногие компании, хотя они реально могут принести пользу для сотрудников и, соответственно, для организации в целом. Пока наша корпоративная культура не очень развита, будем заботиться сами о себе, ведь стресс на работе вкупе с неправильным питанием бьёт в первую очередь по нашему собственному здоровью.
