Оформление бланка 1-Т происходит в случаях перевозки товарно-материальных ценностей от одной организации к другой как собственными силами продавца-отправителя, так и при посредничестве компании-перевозчика.
Кто должен оформлять товарно-транспортную накладную
Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление документа входит в его прерогативу.
Если же используется заключение договора с перевозчиком, которое может происходить как от лица отправителя, так и от лица получателя товара, то и составление этого документа может быть компетенцией как той, так и другой стороны.
Иными словами, оформляет форму 1-Т та компания, которая нанимает перевозчика.
Можно ли использовать один бланк для разных перевозок
Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.
Структура документа
Накладную условно можно поделить на две части.
- Первая – товарная, — включает сведения
- об отправителе и получателе товара,
- объеме,
- наименовании и т.п. параметры.
Эта часть документа является основанием для списания груза со склада отправителя и одновременно для приходования его получателем.
Здесь же указывается стоимость транспортировки.
Правила оформления и порядок работы с бланком
Данный документ относится к первичной документации, поэтому при его заполнении следует придерживаться определенных стандартов. В частности, нельзя оставлять ячейки пустыми (где нужно ставятся прочерки), допускать неточности и ошибки, а также вносить в бланк неверные сведения.
К форме 1-Т могут прилагаться дополнительные документы:
- сертификаты,
- паспорты,
- свидетельства,
- договоры и пр.
Все они должны обязательно быть указаны в строке «Приложение» товарно-транспортной накладной.
Документ распечатывается в четырех копиях, одна из которых остается у отправителя товара, остальные три передаются на руки водителю, который будет развозить груз.
Все документы необходимо удостоверить нужными подписями. Затем второй экземпляр водитель должен вручить грузополучателю, а третий и четвертый передать руководству транспортной компании (при этом они должны иметь подписи как отправителя, так и получателя товара). После этого, третий экземпляр с выписанным счетом на оплату за услуги транспортировки отправляется заказчику (т.е. той фирме, которая заключила договор на доставку товара), а четвертый остается у перевозчика и становится частью его бухгалтерского учета.
Инструкция заполнения бланка товарно-транспортной накладной
- Сначала в документе нужно указать его номер (по внутреннему документообороту компании, выписывающей накладную), поставить дату заполнения, затем в строку «Грузоотправитель» вписать информацию о предприятии, отправляющем товар – здесь нужно указать его полное название, фактический адрес и телефон.
- После этого точно таким же образом следует внести сведения об адресате в строку «Грузополучатель».
- Напротив обозначения «Плательщик» надо указать ту фирму, которая оплачивает услуги перевозчика.
- Напротив каждой компании в соответствующем окошке нужно указать ее код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).
Заполнение первого раздела формы 1-Т
Первый раздел накладной практически полностью должен заполнить грузоотправитель. Сначала вписываются подробные данные о товаре в таблицу.
В первый столбец вносится номенклатурный номер товара (но только, если такая система учета используется на предприятия),
во второй и третий — номер прейскуранта и артикул (также только при их наличии).
Четвертый столбец «Количество» заполнить нужно обязательно – сюда ставится цифра, соответствующая числу перевозимых товаров по каждому наименованию отдельно.
Столбики, которые идут дальше, пропускать тоже нельзя: в них вносятся —
- цена за одну единицу товара,
- его название,
- единица измерения (килограммы, метры, кубы и т.п.),
- вид упаковки (коробки, ящики, бочки, мешки и т.д.).
Затем туда же вносится количество мест, масса (в тоннах) и общая стоимость по каждому виду товара в отдельности. Если есть наценка за объем или складские, транспортные расходы, это также надо указать в таблице. Следующим шагом вписываем общую стоимость товара по всем наименованиям и в последний столбик вносится номер товара по складской картотеке грузоотправителя.
Если товарно-транспортная накладная имеет продолжение, то нужно отметить количество дополнительных листов в соответствующей ячейке (прописью) и также общее количество видов товара и мест (значения дублируются из первой таблицы).
Далее прописью и цифрами вписывается масса груза, а после этого необходимо указать все имеющиеся приложения (количество листов) и ниже – прописью общую стоимость отпущенного со склада товара.
Внизу товарного раздела слева должны стоять подписи с расшифровками представителей грузоотправителя: лица, уполномоченного на отпуск товара (с указанием его должности), главного бухгалтера, а также кладовщика, непосредственно осуществившего отгрузку.
С правой стороны вносятся данные водителя, в том числе вписываются сведения о доверенности, которую компания-перевозчик на него оформила.
Позже здесь же ниже ставится подпись представителя грузополучателя (обычно это тоже кладовщик), который своим автографом в этой части документа удостоверяет факт приема товара после транспортировки в целости и сохранности.
Заполнение второго раздела формы 1-Т
Второй раздел товарно-транспортной накладной включает сведения о транспортировке. Сначала здесь указывается
- срок доставки груза,
- приводится информация о фирме-перевозчике, в том числе ее полное наименование, контактные данные (адрес и телефон),
- вписываются сведения о машине (марка и гос.номер),
- в крайнем правом столбике пишутся номера накладной и путевого листа.
В строку «Плательщик» включается информация о предприятии – заказчике перевозки (ее название, адрес-телефон и банковские реквизиты), фамилия, имя, отчество водителя и номер его удостоверения.
Строки «Лицензионная карточка», а также ее «Регистрационный номер» и серию можно пропустить, поскольку лицензирование ныне не производится, а вот окошко о виде перевозки надо заполнить (коммерческий).
Далее вносятся сведения о погрузке-отгрузке (фактические адреса доставки товара) и прочая дополнительная информация (переадресовка, маршрут, прицепы – по необходимости).
Ниже снова стоит таблица. Все данные в нее вносятся аналогично товарному разделу. В столбце «Способ определения массы» указываются весы – автоматические, ручные или товарные (если взвешивание производится на весах), если же взвешивание не делается, то надо указать либо «нормативный», либо «согласно маркировке».
Справа под таблицей надо вписать документы, сопровождающие груз (сертификат качества, паспорта, акты и т. д.), а слева внести подписи непосредственных участников процесса погрузки-доставки-отгрузки.
Следующая часть документа под названием «Погрузочно-разгрузочные операции» включает таблицу, в которую вносится информация о погрузке-разгрузке (наименование отправителя и получателя груза, способ действия, дата убытия, прибытия товара и подпись ответственного сотрудника).
Далее, в предпоследнюю табличку водителем вносятся все прочие ведения (километраж, стоимость поездки, штрафы за неверно оформленные документы, время простоя и т.д.) и наконец последние данные в «Расчет стоимости» и «Таксировку» вписывает бухгалтер перевозчика.
Что такое грузовое место? Рассчитываем объем груза.
Регулярно сотрудники нашей транспортной компаний отвечают на множество вопросов, связанных с расчетом стоимости перевозки. Известно, что эта стоимость напрямую связана с весом, объемом груза и количеством грузовых мест. Но если для того, чтобы узнать вес груза, его достаточно положить на весы, то для определения остальных параметров нужно произвести некоторые расчеты.
Вот часто задаваемые нам вопросы:
• Как посчитать общий объем груза?
• Сколько грузовых мест в паллете?
• Можно ли уменьшать или увеличивать количество грузовых мест?
• Как влияет количество грузовых мест на стоимость перевозки?
Понятие грузового места.
Сейчас мы познакомим вас с общим понятием грузового места и его основными характеристиками.
Грузовое место – одна единица груза, которая предназначена для транспортировки: сумка, коробка, ящик, паллет, мешок, бочка или любой другой отдельный предмет, такой как упаковка книг или журналов, холодильник или телевизор, велосипед и т.п.
Приведём ещё несколько примеров:
• Вещи в 1 сумке – одно грузовое место
• 40 бутылок моющего средства в 4 коробках – четыре грузовых места
• Паллет упакованный (с 40 наименованиями товара) – одно грузовое место
• 4 автомобильных диска – четыре грузовых места
• 4 автомобильных шины, скрепленные стрейч плёнкой – одно грузовое место
Количество грузовых мест можно изменить, переупаковав груз перед отправкой. Например, мелкие грузы можно объединить в один, скрепив их вместе, или упаковав в более крупную тару. Поэтому грузы, сдаваемые к перевозке в единой таре, считаются одним грузовым местом. В отдельных случаях манипуляции с количеством мест помогают грузоотправителю немного сэкономить, но иногда на них можно и немного проиграть в цене. Это связано с тем, что при объединении мест, ваш груз приобретает дополнительный объем и вес, и может попасть в категорию «негабаритный»!
Разумеется, грузы можно делить на несколько грузовых мест. При этом стоит внимательно следить за изменением объема и веса, а, следовательно, и стоимости перевозки.
Объем грузового места.
Одним из основных параметров грузового места является его объем. В России принято объем твёрдых грузов измерять в кубических метрах.
Рассчитать объем груза довольно просто. Для этого существует простая формула расчета объема, как произведение Длины х Ширины х Высоты груза.
Попробуем самостоятельно рассчитать параметры грузового места:
Длина: 2 метра
Ширина: 0,7 метра
Высота: 0,5 метра
Вычисляем: 2 х 0,7 х 0,5 = 0,7 метров кубических (м3)
Считаем на калькуляторе «ТАТ»
Рассчитать объем груза можно также с помощью онлайн калькулятора «Транспортной компании ТАТ». Для этого нужно открыть калькулятор, поставить галочку рядом с пунктом Размеры и ввести параметры вашего груза в метрах. После этого стоит сохранить указанные настройки с помощью поля применить. Теперь расчет стоимости перевозки происходит с учетом объемов вашего груза!
Расчет объема нестандартных грузов
Стоит заметить, что иногда возникает необходимость в перевозке грузов нестандартных форм и размеров.
Одним из востребованных к перевозке грузов, является перевозка труб различных длин и диаметров. Рассчитать объем труб довольно просто. Для этого можно использовать простую формулу:
V=πr²h, где
V – объем груза
r – радиус основания
h – высота цилиндра
π = 3,14
Попробуем рассчитать объем пятиметровой трубы, диаметром 30 см.:
h = 5 м
r = 0,15 м
Подставляем в формулу:
V=3,14 х 0,15² х 5 = 0,3532 м3
При отправке арматуры, труб, профилей и аналогичных грузов в связке или иной упаковке следует учитывать, что такой груз будет занимать места больше, чем простая сумма объемов отдельных единиц груза. При расчете стоимости будет учитываться фактический объем груза с учетом длины, ширины и высоты каждой упаковки, которая в данном случае и будет считаться Грузовым местом.
Например, расчет стоимости 9 упакованных вместе труб, взятых из предыдущего примера, в калькуляторе будет выглядеть следующим образом:
Длина упаковки – 5,1 м.
Ширина – 1 м.
Высота – 1 м.
Существует большое количество нестандартных грузов, и посчитать их объем не всегда просто. Для расчета стоимости перевозки таких грузов, вы можете обратиться в «Транспортную компанию ТАТ» по бесплатному телефону горячей линии: 8-800-100-41-65 или получить онлайн консультацию на сайте www.tk-tat.ru
В этой графе указывается количество транспортировочных мест (например, количество мешков, ящиков, бочек, контейнеров и т.п.) отдельно по каждому из приведенных в графе 2 наименованию груза и каждому виду транспортировочной упаковки.
При перевозке грузов пакетами на поддонах приводится количество пакетов. Если же груз перевозят навалом, насыпью или наливом, делается соответствующая запись «Нав.», «Нас.», «Нал.» без указания количества мест.
К сведению: новая форма ТТН содержит минимум необходимых реквизитов. Если кому-то их будет недостаточно, в форму можно ввести дополнительные реквизиты. О такой возможности прямо сказано в п. 2.7 Положения № 88: «Документирование хозопераций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм». То есть субъект хозяйствования может создать бланк с дополнительными реквизитами, который должен содержать все реквизиты типовой формы.
