В организациях часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Изначально причина отсутствия была определена и деньги начислены, но потом у отсутствующего сотрудника или поменялась причина неявки или изменились сроки. Эти изменения вызывают необходимость проведения перерасчетов.
Случай 1. Период командировки включает выходной день
Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.
В такой ситуации возможны следующие варианты:
- сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
- ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
- необходимость работы в выходной известна заранее.
Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине
Еще одна типичная ситуация – по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.
Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты – все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов.
Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.
Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце – просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце – документ Неявки будет учтен автоматически.
Случай 3. Сотрудник заболел в командировке
При направлении сотрудника организации в командировку ему была начислена оплата по среднему (в связи с командировкой).
Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.
Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости
Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.
Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.
Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска
Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.
Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.
Далее мы подробно остановимся на ситуациях, когда учет отпусков регистрируется кадровыми и расчетными документами.
Типичные сложные ситуации учета отпусков, командировок и больничных
В организациях часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Изначально причина отсутствия была определена и деньги начислены, но потом у отсутствующего сотрудника или поменялась причина неявки или изменились сроки. Эти изменения вызывают необходимость проведения перерасчетов.
Случай 1. Период командировки включает выходной день
Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.
В такой ситуации возможны следующие варианты:
- сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
- ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
- необходимость работы в выходной известна заранее.
Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине
Еще одна типичная ситуация – по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.
Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты – все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов.
Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.
Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце – просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце – документ Неявки будет учтен автоматически.
Случай 3. Сотрудник заболел в командировке
При направлении сотрудника организации в командировку ему была начислена оплата по среднему (в связи с командировкой).
Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.
Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости
Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.
Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.
Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска
Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.
Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.
Далее мы подробно остановимся на ситуациях, когда учет отпусков регистрируется кадровыми и расчетными документами.
Порядок оформления сложных ситуаций по учету отпусков, командировок и больничных в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"
Рассмотрим перечисленные ситуации на сквозных примерах с их последовательным отражением в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Пример 1 (случай 1)
У сотрудника Андреева Константина Петровича произошли следующие события:
– с 19.01.2012 по 25.01.2012 он направляется в командировку в г. Барыш Ульяновской области с целью обмена опытом;
– с 26.01.2012 он не выходит на работу, лист нетрудоспособности приносит в феврале с датой начала заболевания – 23.01.2012.
Прежде всего сверимся с производственным календарем: 21 января – суббота, 22 января – воскресенье, 16 рабочих дней в январе всего по норме. Из них 5 дней Андреев будет точно в командировке и на рабочем месте – 11 дней.
Оформляем в кадровом учете документ Приказ на командировку.
Формируем расчетный документ Оплата по среднему заработку и рассчитываем его. По среднему оплачено 5 дней. Начисляем зарплату в организации.
В соответствии с календарем за работу на основном рабочем месте по окладу будет оплачено 11 дней (рис. 1).
В ходе работ в командировке выяснилось, что сотруднику Андрееву непременно придется работать и в субботу и в воскресенье, иначе будет сорван весь план командировки.
Напомним, что согласно статье 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относятся работы, заранее непредвиденные, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере.
В нашем примере это как раз срочные непредвиденные работы в выходные – 21 и 22 января. Чтобы их оплатить вносим документ Оплата праздничных и выходных дней организаций. Для каждого дня указываем двойную оплату (т. е. Оплату праздничных и выходных дней и Доплату за работу в праздничные и выходные дни).
В табеле видим, что количество дней командировки остается прежним – 5, а два выходных, оплаченных в двойном размере, добавляются к отработанному времени, и мы видим, что отработано стало 13 дней – 11 дней по окладу и 2 дня в двойном размере (рис. 2).
Но предположим, что заранее было известно, что для эффективного использования рабочего времени в командировке, для обеспечения непрерывного процесса запланированных работ нужно будет выйти на работу и в субботу 21 января, и в воскресенье 22 января. Тогда перед направлением в командировку следует уведомить работника об изменении его графика работы на январь.
Назначим субботу и воскресенье для Андреева рабочими днями, а выходные предоставим по возвращении из командировки – 30, 31января.
В программе заполним документ Ввод индивидуальных графиков работы организации (рис. 3).
А раз суббота и воскресенье (21, 22 января) для Андреева обычные рабочие дни по его индивидуальному графику, то при расчете командировки за период с 19 по 25 января оплачено по среднему будет 7 дней. А оплата по окладу рассчитается за 9 дней – ведь понедельник 30 и вторник 31 января у Андреева законные (по его графику) выходные. Табель будет иметь следующий вид – см. рис. 4.
Продолжение примера 1 (случай 2)
Сотрудник Андреев находился в командировке с 19 по 25 января, и ожидалось, что 26 января он появится на своем рабочем месте. Этого не случилось.
В отделе кадров рекомендуется это зафиксировать кадровым документом Неявки и болезни организаций.
С 26.01.2012 Андреев отсутствует по невыясненной причине. Впоследствии оказывается, он болеет. И если документ, подтверждающий его болезнь, будет представлен в течение расчетного периода, то заменим содержимое поля Состояние на Болеет. И, возможно, укажем дату выхода на работу в следующей строке. Но в примере подошел к концу месяц, надо рассчитывать зарплату, а документа, оправдывающего неявку Андреева, у расчетчика нет. Поэтому на основании этого кадрового документа вносим расчетный документ Невыходы в организации. Дату окончания невыходов установим последним днем месяца, чтобы за эти дни не насчитался оклад.
Напомним, что при занесении больничного листа в следующем месяце, программа-то отработает правильно. Суммы, начисленные в текущем месяце, автоматически уменьшатся на излишне насчитанные суммы за дни пребывания на больничном. С точки зрения расчета все будет правильно. Но мы можем при этом получить отрицательную расчетную базу, которую не пропускают программы проверки 2-НДФЛ и персонифицированного отчета. Поэтому для нас важно не допускать начисления лишних сумм своевременно. При начислении зарплаты оклад считается только за период до командировки и табель имеет вид, представленный на рисунке 5.
Продолжение примера 1 (случай 3)
В следующем месяце, в феврале, наш сотрудник выходит на работу и приносит документ – листок нетрудоспособности. И дата начала болезни – 23 января. Напомним, что командировка у сотрудника до 25 января была. Оказывается, он ее не отработал – заболел. Заносим документ Начисление по больничному листу.
Результат расчета больничного будет зависеть от настройки вытеснений в видах расчетов Отсутствие по невыясненной причине и Оплата по среднему заработку. Вид расчета Оплата больничных листов и Оплата больничных листов за счет работодателя указаны в числе вытесняющих начислений (закладка Прочие в основном начислении Оплата по среднему заработку).
При расчете больничного листа происходит сторнирование начисленного ранее за дни болезни.
В нашем примере образования «красных» сумм в расчетной базе избежать не удалось. Ведь если бы сотрудник предупредил до окончания расчетного месяца, что не отработал запланированную командировку, документ неявок был бы внесен не с 26, а с 23 января. Командировку пересчитали бы сразу в январе. Отрицательная расчетная база не создалась бы. В связи с этим нужно вести разъяснительную работу среди сотрудников о том, что они обязаны уведомлять об изменении причин отсутствия на рабочем месте своевременно. А работники отдела кадров должны отрабатывать такие ситуации в программе незамедлительно. Тогда расчетчики, начисляя зарплату, в большинстве случаев сумеют избежать образования отрицательной расчетной базы.
Пример 2 (случай 4)
Сотрудник К.П. Андреев в январе оформил отпуск с 30.01.2012 по 10.02.2012. Отпуск был рассчитан, и в январе были начислены и выплачены отпускные. В следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве сотрудника из отпуска по производственной необходимости с 6-го февраля.
Для регистрации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» этого случая в кадровом учете из документа Отпуска организаций, проведенного в январе, создаем новый, исправительный (нажав на кнопку Исправить в левом нижнем углу окна). В новом документе указываем новую дату окончания отпуска – 05.02.2012.
Проведение этого документа обязательно, только если в настройках параметров учета установлено, что учет остатков отпусков ведется кадровыми документами (Настройка параметров учета – закладка Кадровый учет).
Далее нужно создать аналогично исправительный расчетный документ. Надеемся, что отрицательной расчетной базы в феврале не возникнет, ведь сторнированные начисленные отпускные могут компенсироваться начисленным окладом. По крайней мере, следует проследить в такой ситуации за расчетной базой.
Пример 3 (случай 5)
Как и в примере 2, сотрудник К.П. Андреев в январе оформил отпуск с 30.01.2012 по 10.02.2012. Отпуск был начислен в январе, также были выплачены отпускные. Будучи в отпуске, К.П. Андреев заболел и по окончании отпуска принес лист нетрудоспособности на период с 2 по 8 февраля.
В этом случае отпуск следует продлить. В Правилах об очередных и дополнительных отпусках (далее – Правила), утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, говорится о случаях переноса и продления отпуска. Так, в пункте 17 Правил закреплено, что в некоторых случаях (например, случай временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листком) очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен. А в пункте 18 Правил уточняется, что если во время пребывания работника в отпуске наступили причины, мешающие ему быть в отпуске, то срок его возвращения автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем «работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя. . При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».
Речь идет о расчете среднего заработка. Если отпуск перенести, то изменится дата начала отпуска, относительно которой рассчитывается средний заработок. Нужно сторнировать сумму отпуска, начисленную за дни болезни и рассчитать новый отпуск. При этом есть вероятность, что сумма вновь рассчитанного отпуска будет меньше первичной, и мы получим отрицательную расчетную базу. При удлинении отпуска не меняется дата начала отпуска – значит, не меняется и средний заработок. Поэтому сумма, сторнированная за время больничного, будет в точности равна начисленной вновь. И сумма по отпуску не изменится, что и имелось в виду в словах: «При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».
В статье 124 ТК РФ говорится, что решение вопроса о продлении или переносе отпуска на другой срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника.
Кроме того, в письме ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 указывается, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен.
При обработке в программе продления отпуска из-за болезни обратите внимание на настройку параметров учета остатков отпусков: Настройка параметров учета – закладка Кадровый учет – флажок Кадровыми приказами или Расчетными документами. В случае если установлен учет Кадровыми приказами, то занесение больничного листа, исправление расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций не влияют на учет дней, а потребность проведения исправительного кадрового приказа на продление отпуска регламентируется внутренним регламентом документооборота. Издавать такой приказ нет необходимости, поскольку по закону продлевается отпуск автоматически. Количество дней отпуска не меняется, и при заполнении формы Т-2 отображать этот перенос не требуется. Ведь тогда реальное количество дней от даты начала до даты окончания отпуска не соответствует количеству дней отпуска и может вызвать неоднозначное прочтение формы Т-2 в дальнейшем. Исправительные расчетные документы проводить необходимо, независимо от установленного варианта учета остатка дней отпуска, ведь они влияют на расчет всего периода.
Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска, то ясно, что это новый период, на это требуется и кадровый приказ и фиксирование в карточке Т-2.
Занесенный документ Начисление по больничному листу автоматически сторнирует дни отпуска и начисленные за эти дни суммы, при условии настроенных вытеснений. Доначисление отпуска при его продлении можно выполнить двумя способами. Можно завести исправительный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, изменив в нем дату окончания.
А можно внести новый расчетный документ, указав в нем новый продляемый период, но сохранив при этом прежним значение реквизита Дата начала отпуска.
Для того чтобы случаи пересечения дат различных документов всякий раз не вызывали затруднений, в организации следует продумать и закрепить формально регламент документооборота, четко разделив в нем обязанности кадровиков и расчетчиков по обработке документов.
Издаем приказ об изменении периода отпуска
Специальной процедуры отмены отпуска законодательством не предусмотрено. Как нужно действовать, нам объяснили в Роструде.
Отмена отпуска из-за командировки
  |
ШИРШОВА Елена Александровна Специалист Федеральной службы по труду и занятости |
— Трудовым кодексом установлено, что по производственной необходимости можно отозвать работника из отпуска или перенести отпуск на следующий рабочий год, если его предоставление в текущем рабочем году может неблагоприятно сказаться на работе организаци и статьи 124, 125 ТК РФ .
Поэтому работнику, собравшемуся уходить в ежегодный отпуск, можно отменить отпуск из-за срочной командировки лишь при условии, что:
• сотрудник согласен не идти в отпуск и перенести его на другое время;
• будут учтены пожелания работника при выборе нового периода несостоявшегося отпуска. В частности, отпуск, который отменился, можно предоставить в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
Таким образом, нужно учитывать правила, предусмотренные законодательством и для переноса отпуска, и для отзыва сотрудника из отпуска. Поэтому для начала вам нужн о статьи 124, 125 ТК РФ :
• проверить, не относится ли работник к категории сотрудников, которые не могут быть отозваны из отпуска. Так, нельзя отзывать из отпуска беременных женщин, несовершеннолетних и работников, занятых во вредных или опасных условиях труда;
• получить согласие работника на изменение периода отпуска;
• договориться с работником о времени его нового отпуска. Возможно, он сразу из командировки захочет отправиться на отдых. Тогда весь отпуск сместится на количество дней нахождения работника в поездке по заданию работодателя.
При согласии сотрудника на перенос отпуска издайте такой приказ.
Если у предприятия нет равноценной замены для работника, оформляется отзыв из отпуска для командировка во время очередного отпуска. Оформление приказа об этом должно соответствовать кодексу о трудовых отношениях.
Отзыв из очередного отпуска для служебной командировки
Согласно статье №166 Трудового кодекса РФ командировкой является рабочая поездка за пределы муниципального образования, в котором располагается организация.
В случае если есть необходимость в служебной поездке сотрудника, а он находится в отпуске, работодателю необходимо прервать отдых. Для этого необходимо правильно оформить отзыв и командировочную поездку.
В каких случаях нельзя отозвать сотрудника из отпуска
В ряде случаев отправить гражданина из отпуска в командировку нельзя. Ограничение действует, если работник:
Командировка во время отпуска также невозможна для граждан, чья рабочая деятельность проходит во вредных или опасных условиях труда.
Служебная поездка во время отпуска по уходу за ребенком
Чтобы отозвать сотрудницу, осуществляющую уход за ребенком до полутора лет, нужно получить ее согласие. Однако руководитель должен предоставить график дальнейшего распределения прерванного отдыха.
Перед оформлением отзыва работодатель обязан ознакомить работницу под подпись с ее правами согласно ст. 125 ТК РФ.
Порядок оформления командировки во время отпуска
Алгоритм протекания процедуры отправления гражданина в командировку во время очередного отпуска:
- Руководитель составляет уведомление о необходимости служебной поездки и отправляет работнику.
- Сотрудник ознакамливается с полученным предложением и предоставляет свое согласие или отказывается от поездки.
- Директор издает приказ об отзыве и формирует служебное задание на период работы в командировке.
- Работники бухгалтерии производят перерасчет и выплату суточных и отпускных.
Направляемое уведомление составляется директором организации в свободной форме. В содержании документа указывается:
- название компании с указанием формы регистрации;
- Ф. И. О. и должность гражданина, которому адресовано сообщение;
- описание ситуации и предложение прервать отдых для служебной поездки;
- разъяснение права работника о возможности получить отдых после командировки или вместе со следующим оплачиваемым отдыхом;
- ссылка на ч. 2 ст. 125 ТК РФ о том, что гражданин имеет право отказать в отзыве;
- дата составления;
- Ф. И. О., название должности и подпись составителя.
Образец составленного уведомления доступен по ссылке.
Письменное согласие работника
Согласие составляется работником в свободной форме. В содержании документа указывается следующая информация:
- наименование организации с указанием формы регистрации;
- Ф. И. О. и должность директора;
- дата, когда гражданин прервет свой отдых и отправится в командировку;
- указание дат, когда сотрудник планирует получить оставшиеся дни отпуска;
- дата составления;
- подпись.
ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 125 ТК РФ отозвать гражданина с отдыха без согласования невозможно. Если на сообщение о прерывании отказано, работодатель не вправе применять дисциплинарные взыскания. В ином случае руководитель привлекается к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Руководитель не вправе лишать премий, дискриминировать в карьерном росте, снижать заработную плату и т. д. При использовании незаконных методов воздействия согласно ст. 356 ТК РФ гражданин может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Решение руководителя
После получения согласия руководитель оформляет свое решение. Для этого ему нужно издать приказ об отзыве. Он может составляться в свободной форме или на бланке, который регламентируется локальными актами организации.
В содержании приказа указывается следующая информация:
- название компании;
- дата составления;
- регистрационный номер приказа;
- ссылка на ст. 125 ТК РФ;
- дата возвращения сотрудника на работу;
- основание составления (реквизиты направленного гражданину уведомления);
- распоряжение для отдела бухгалтерии о перерасчете выплаты отпускных;
- подпись отзываемого работника;
- подпись составителя.
Служебное задание
Факт отправления в командировку должен фиксироваться соответствующим приказом. Он составляется по форме Т-9а или на бланке собственной разработки предприятия.
Подробности поездки отражаются в служебном задании. В его содержании указывается:
- номер документа и дата его составления;
- название компании;
- данные о сотруднике (Ф. И. О., должность);
- место служебной поездки;
- срок пребывания в командировке;
- перечень поставленных целей;
- положения о рабочем времени и выходных во время поездки;
- положения об оплате;
- регламент дополнительных начислений (оплата проживания, проезда, питания и т. д.);
- подписи сторон;
- дата составления.
Для заполнения служебного задания можно использовать бланк организации или унифицированную форму Т-10а. Образец доступен по ссылке.
СОВЕТ! Наличие служебного задания необязательно. Руководитель вправе принимать решение о необходимости его составления.
Продление отпуска на время служебной поездки
При прерывании ежегодного оплачиваемого отпуска из-за отзыва сотрудник имеет право продлить отпуск. О датах работник сообщает в заполняемом согласии на отзыв или в отдельном заявлении.
ВАЖНО! Гражданин вправе уйти сразу после возвращения из командировки в отпуск или прибавить неиспользованные дни к следующему оплачиваемому отдыху.
Расчет выплат по командировке и перерасчет отпускных
Так как гражданин досрочно вышел из отпуска, он возвращает часть полученных средств. Их сумма рассчитывается по следующей формуле:
СО / КД × КНД, где:
- СО – сумма полученных отпускных;
- КД – количество предоставленных дней отдыха;
- КНД – количество неиспользованных дней.
Оплата командировочных выполняется по среднему заработку гражданину за последние 12 месяцев. Дополнительно работодатель компенсирует затраты на проживание, питание, стоимость проезда или затраченного топлива.
