Современные условия хозяйствования требуют от управленческого учета повышения прозрачности, наглядности и сопоставимости данных, являющихся предметом учета. Многим организациям приходится пользоваться услугами специализированных автотранспортных организаций-перевозчиков. Нередко при документальном оформлении сделки и подтверждении выполнения обязательств между перевозчиками и заказчиками возникает масса разногласий.
Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми организациями, являются:
• использование старых форм путевых листов;
• выдача грузоотправителем водителю перевозчика меньшего, чем необходимо, количества экземпляров ТТН;
• беспорядочная нумерация путевых листов и ТТН;
• выдача путевых листов легковых автомобилей на период от нескольких дней до месяца;
• отсутствие реквизитов, предусмотренных унифицированными формами.
По факту оказания услуг у заказчика в большинстве случаев имеются в наличии только следующие документы: счет на оплату за оказанные услуги, акт выполненных работ на общую сумму за определенный период и счета-фактуры (иногда даже без указания количества единиц измерения). Этих документов недостаточно для подтверждения размера выполнения обязательств перевозчика перед заказчиками. Объясняется такая ситуация тем, что сотрудники большинства организаций забывают (или не знают?) о существовании действующих нормативных документов, соблюдение положений которых обеспечивает порядок в учете.
К чему же приводит такая забывчивость? Руководитель организации-перевозчика не имеет достоверной информации о количестве выполненных рейсов автопарком даже за прошлый отчетный период, оперативная информация на текущий день тем более недостоверна. У него нет уверенности в том, что машины используются только в интересах организации, соответственно в оправданности затрат на заработную плату, ГСМ и прочих. У заказчика возникают сложности при отнесении транспортных расходов в целях налогообложения к экономически оправданным (в соответствии со ст. 252 НК РФ). Руководитель организации-заказчика не имеет документального подтверждения сумм, выставленных в счетах перевозчика. Соответственно и у него отсутствует уверенность в том, что полученные услуги использовались исключительно в интересах организации. Итак, у обеих сторон сделки отсутствуют прозрачность, наглядность учетных данных и управленческий учет перестает служить главным инструментом в повышении рентабельности функционирования организации.
Этих разногласий можно избежать при соблюдении законодательства РФ, регламентирующего порядок оказания услуг по перевозке груза.
Документальное оформление сделки
Порядок заключения договора перевозки грузов регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ и предполагает обязательство перевозчика доставить вверенный ему заказчиком груз в пункт назначения. Заказчик, в свою очередь, обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату.
Уставом автомобильного транспорта РСФСР (утв. Постановлением Совмина РСФСР от 08.01.69 № 12) разработаны (и утверждены 30.07.71) Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом (далее — Правила), в соответствии с которыми перевозка грузов должна оформляться ТТН.
ГК РФ позволяет подтверждать факт заключения договора перевозки груза путем составления и выдачи грузоотправителем ТТН. Но при длящихся договорных отношениях рекомендуется оформлять договор на перевозку грузов в письменной форме, где следует предусмотреть штрафные санкции и четкий перечень документов, формируемых при выполнении обязательств сторонами сделки.
При требовании от перевозчиков документов, подтверждающих суммы выписанных счетов на оплату за перевозку грузов, заказчикам следует помнить о существовании Инструкции МФ СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР№ 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.83 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция). В настоящее время она все еще имеет статус действующего документа. Согласно Инструкции стороны договора обязаны не реже одного раза в квартал производить сверку данных, на основании которых перевозчики рассчитывают стоимость оказанных услуг, с фактически перевезенным количеством груза. Она производится в сроки, установленные графиками, утвержденными заказчиком и перевозчиком, ее результаты оформляются актом, в который включаются все промежуточные акты об оказанных перевозчиком услугах за определенный период. Акт подписывается представителями сторон.
Порядок оформления ТТН
Действующая в настоящее время форма ТТН № 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78»Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление Госкомстата) и предназначена для списания ТМЦ у грузоотправителей и соответственно их оприходования у грузополучателей. Форма также используется для учета транспортной работы, расчетов за перевозки грузов.
В соответствии с разд. 2 вышеуказанного Постановления Госкомстата ТТН на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя (отдельно на каждый рейс автомобиля). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких грузополучателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. ТТН следует выписывать в четырех экземплярах (по грузам нетоварного характера (груз насыпью) — в трех). Один остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей и формирования выручки; второй и третий экземпляры (заверенные подписями, печатями (штампами) грузополучателя и подписями водителя) сдаются водителем представителю организации-перевозчика. Затем второй экземпляр, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к Акту об оказании услуг по перевозке и высылает заказчику, а третий прилагается к путевому листу. Четвертый экземпляр для грузов товарного характера, заверенный подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя.
Порядок оформления путевых листов
Постановлением Госкомстата утверждены также следующие унифицированные формы: путевые листы № 4-с (для оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам), № 4п (для работы по временному тарифу). Путевые листы служат для определения показателей учета работы подвижного состава и водителя, для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
На основании разд. 2 вышеуказанного Постановления Госкомстата водителю выдается заполненный диспетчером путевой лист, в котором должна быть обязательно указана дата выдачи, стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением постановки подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля (п. 8 Инструкции). Путевые листы выдаются водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Путевые листы остаются у перевозчика, хранятся совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки (разд. 2 Постановления Госкомстата).
Заказчик обязан заполнить раздел «Выполнение задания», предусматривающий запись маршрута движения «откуда — куда» по каждому рейсу, и обеспечить наличие подписи своего представителя. В путевой лист обязательно вписывают номера прилагающихся (по одному экземпляру) ТТН, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
В случае повременной оплаты в форме № 4-п предусмотрены отрывные талоны путевого листа, которые заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг заказчику (перевозчик прилагает соответствующие отрывные талоны к Акту об оказании услуг).
При оплате услуг по сдельным расценкам основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг служат перечень ТТН и их приложенные экземпляры.
В случае транзитных перевозок обязанность по заполнению маршрута в путевых листах и отрывных талонов должна быть возложена на грузополучателя.
Постановлением Госкомстата предусмотрено ведение журналов учета движения путевых листов у перевозчиков. Обеспечить контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию можно с помощью нумерации листов журнала типографским способом.
Учет выдачи и принятия к учету ТТН и путевых листов
Принятие к учету первичных документов недействующей формы или с незаполненными реквизитами не допускается (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).
Следует обратить внимание на нумерацию ТТН и путевых листов. В Инструкции сказано, что ТТН и путевые листы являются бланками документов строгой отчетности и должны изготавливаться типографским способом сучетной серией и типографским номером. Путевые листы в большинстве случаев изготавливаются типографским способом. А вот ТТН очень часто составляются при помощи компьютерной техники с последующей распечаткой бумажных экземпляров. В этой ситуации можно порекомендовать следующий способ контроля выписанных ТТН: произвести нумерацию в типографиях чистых листов, на которых затем будут распечатываться документы. Пронумерованные чистые листы будут являться бланками документов строгой отчетности.
Инструкцией предусмотрено хранение бланков путевых листов на складах организаций и выдача их по мере потребности под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др.). В бухгалтерском учете эти операции должны отражаться следующим образом:
Д-т сч. 10 «Материалы на складе» К-т сч. 60 — оприходованы бланки документов строгой отчетности с пропечатайными сериями и номерами (возможно, с перечислением наименования документов)
Д-т сч. 10 «Материалы в подотчете» К-т сч. 10 «Материалы на складе»— выданы под отчет бланки документов строгой отчетности серии N с номерами А—S
Д-т сч. 20, 23, 26 К-т сч. 10 «Материалы в подотчете – списаны использованные бланки документов строгой отчетности серии N с номерами А—S по акту, подписанному лицами, утвержденными приказом.
В целях сохранности бланков документов строгой отчетности в учетной политике организации следует предусмотреть обязательность заполнения журнала по учету бланков документов строгой отчетности и ежегодную их инвентаризацию. Аналогичным должен быть подход к оформлению, учету документов при использовании транспорта организации для собственных нужд.
Учитывая изложенное, наличие у заказчиков транспортных услуг документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ (таких как ТТН, отрывные талоны к путевым листам при повременной оплате услуг и акты сверок), является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли транспортных расходов как документально подтвержденных. А руководитель будет уверен в действительности и оправданности полученных услуг.
Перевозчикам соблюдение порядка оформления документов позволит правомерно принимать в расходы начисленную заработную плату, производить списание ГСМ в целях налогообложения, пресекать несанкционированный расход ГСМ, а также оперативно управлять работой автопарка. Кроме того, наличие у сторон сделки первичных документов и оформление их должным образом способствуют формированию достоверной информации на счетах бухгалтерского учета, сопоставимости данных о доходах и расходах и оперативному их получению.
Мы предоставляем разные виды услуг, и каждому виду соответствует набор официальных форм в соответствии с ГК и приказами регулирующих органов. При оформлении сделок и дальнейшей работы весь предлагаемый пакет должен быть подписан обеими сторонами.
1. Аренда спецтехники
- Вариант 1. Договор оказания услуг строительной техники. Типовой договор в PDF
- Вариант 2. Договор аренды строительной техники (с экипажем) Типовой договор в PDF
- Акт сдачи / приемки выполненных услуг. Типовой акт в Excel
- Форма ЭСМ-3. Форма (Рапорт о работе строительной техники) служит первичным документом учета времени работы строительной машины. Форма (Рапорт) ЭСМ-3 в Excel
- Форма ЭСМ-7. Форма (Справка) служит документом для списания топлива на себестоимость услуг в бухгалтерском учете. Форма (Справка) ЭСМ-7 в Excel
Договор на оказание услуг спецтехники: правовые основы
Спецтехника — это оборудование и механизмы, используемые для решения специальных задач. Можно заключить договор на оказание услуг экскаватора, крана-манипулятора, асфальтоукладчика, снегоуборочной машины и пр. — перечень существующих видов спецтехники является весьма обширным.
Для этого составляется договор оказания услуг специальной техники — документ, который регулирует порядок взаимодействия ее владельца и лица, в пользу которого они оказываются. При этом, согласно п. 1 ст. 779 ГК РФ, одна сторона обязуется предоставить другой определенные услуги, которые та должна оплатить.
Договор на оказание услуг спецтехники предполагает, что экипаж (лица, которые будут управлять техникой и обслуживать ее) будет предоставлен ее владельцем, а не привлечен заказчиком самостоятельно. Это следует из правовой природы сделки: заказчик должен получить определенный результат (убранный снег, перевезенный груз), самостоятельно не осуществляя никаких действий, помимо оплаты услуг. Обязанности по поиску экипажа могут возлагаться на самого заказчика лишь в том случае, если он заключает договор аренды транспортного средства без экипажа.
Законодательные требования к договору на оказание услуг специальной техники
Заключенным, в соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ, договор признается только в том случае, если в нем содержатся все условия, имеющие статус существенных. Для договоров возмездного оказания услуг таким условием считается предмет договора — вид оказываемых услуг и конкретные действия, осуществляемые исполнителем (п. 1 ст. 779 ГК РФ).
Кроме того, целесообразно указать в договоре:
- сроки оказания услуг, предусмотренных договором. Если услуг несколько, можно указывать свои сроки для каждой из них, а также промежуточные — для каждого этапа исполнения той или иной услуги (ст. 708, 783 ГК РФ);
- цену услуги (ст. 709, 783 ГК РФ).
Исполнитель обязан оказать услуги заказчику лично, за исключением случаев, когда в договоре зафиксировано его право на привлечение третьих лиц к исполнению соглашения (ст. 780 ГК РФ).
Участниками договора на оказание услуг являются:
- Заказчик — юридическое или физическое лицо, в пользу и в интересах которого будет оказана услуга.
- Исполнитель — индивидуальный предприниматель или организация, принимающая на себя обязанность по оказанию определенной услуги.
Подробнее о типовом договоре оказания услуг и его отличиях от договоров подряда и субподряда можно прочитать в статье, посвященной данному вопросу.
Отличия договора оказания услуг спецтехники от договора ее предоставления в аренду
Договор оказания услуг специальной техники стоит отличать от договора предоставления ее в аренду (об аренде спецтехники мы писали в статье «Договор аренды спецтехники между юридическими лицами – образец»). Первый подразумевает выполнение определенных работ в пользу заказчика с использованием спецтехники (например, уборки снега перед частным домом силами владельца трактора), второй же предполагает, что техника будет передана заказчику, который своими силами (или с привлечением персонала владельца спецтехники) выполнит все необходимые работы.
Основные отличия договора оказания услуг спецтехники от договора аренды приведены в таблице:
Договор оказания услуг
Сторона, обслуживающая спецтехнику
При договоре аренды с экипажем — владелец; без экипажа — арендатор
Сторона, несущая ответственность за сохранность спецтехники
Владелец, если договором не установлено положение об обеспечении охраны спецтехники получателем услуг (например, если техника на ночь остается на территории заказчика)
Единица измерения продолжительности действия договора
Машино-часы, сутки, недели, месяцы и прочие стандартные временные периоды
Сутки, недели, месяцы и прочие стандартные временные периоды
Основание для использования спецтехники
Договор, акт приема-передачи
Форма, содержание, образец договора оказания услуг спецтехники с экипажем (на примере экскаватора)
Специальных требований к форме и содержанию договор оказания услуг техникой с экипажем законодатель не устанавливает. В связи с этим при подготовке соглашения стоит руководствоваться нормами гражданского законодательства, определяющими правила составления договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).
Документ составляется в простой письменной форме и не требует нотариального заверения.
В тексте при этом необходимо указать:
- наименование и номер соглашения;
- сведения о сторонах и их статус (заказчик/исполнитель);
- предмет договора;
- характеристики спецтехники, которая будет использована при оказании услуг;
- сроки оказания услуг;
- стоимость услуг и порядок осуществления расчетов;
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон за нарушение условий соглашения;
- порядок действий при наступлении форс-мажорных ситуаций;
- порядок досрочного расторжения договора;
- порядок урегулирования спорных вопросов, возникающих у сторон;
- реквизиты и подписи сторон;
- дату составления соглашения.
Это позволит избежать наиболее часто допускаемых при составлении договоров ошибок, например:
- включения в текст положений, противоречащих действующим законодательным нормам;
- использования слов и фраз, имеющих неоднозначную трактовку;
- отсутствия конечных требований, которым должен соответствовать результат (это не позволяет оценить степень исполнения стороной, предоставляющей технику, своих обязательств).
Итак, услуги спецтехники включают в себя предоставление ее с экипажем, т. е. заказчику не нужно самостоятельно искать специалистов, которые могут работать с определенным видом техники, а также осуществлять ее техническое обслуживание. При подписании соглашения в этом случае необходимо руководствоваться положениями гл. 39 ГК РФ, устанавливающей особенности заключения договоров возмездного оказания услуг. Образец договора оказания услуг спецтехники, предложенный по ссылке в статье, можно использовать в качестве основы при составлении собственного документа, изменив его условия под конкретную ситуацию.
Еще больше материалов по теме в рубрике «Договор».
