В каких случаях пишется рапорт

В каких случаях пишется рапорт

Рапорт относится к служебной документации военных. Каждый солдат должен знать, как его правильно писать и составлять.

Что такое рапорт?

Само слово «рапорт» идет от французского и означает докладывать.

Документ передается вышестоящему начальству и докладывает или доносит просьбу или прошение.

Для написания рапорта гражданин должен быть знаком с основной формой. Составить акт не сложно, если посмотреть образец.

В правом верхнем углу всегда пишется, кому адресуется рапорта, так же указывается номер части.

Форма рапорта все четкая, лаконичная, без воды и лирических отступлений. После того как документ составлен и передан, состав командования рассматривает его в течение десяти суток. Члены комиссии изучают причины и принимают решение. После этого командир части подписывает рапорт, тем самым выносится окончательный вердикт.

В центре пишется название документа – Рапорт. После пишется, какая причина составления документа и излагается прошение.

В конце солдат ставит подписи и даты.

По каким причинам можно писать рапорт?

Документ нужно писать исходя из цели и изложения фактов:

  • Для получения пособия, компенсации за съем жилья, отпуска;
  • На подписание контракта до определенного возраста, на 3,5, 10 лет и выше установленного предельного возраста;
  • На увольнение по завершения контракта;
  • Для приема должности;
  • Для оплаты расходов;
  • При постановке в очередь на получение жилья;
  • Для выезда за часть или гарнизон.

Для каждого вида есть свой тип рапорта. Однако есть определенные общие правила написания. Рапорт в первую очередь – это донесение информации. Письменная форма имеет небольшие отличия от устной.

В гражданском производстве рапорт означает то же самое, что и заявление.

Отпуск

Формат отпуска определяется видом и местом контрактной службы. Во всех рапортах сначала пишется:

  1. Имя командира;
  2. ФИО того, кто подает прошение;
  3. Цель, причина;
  4. Подпись и дата.

Те, кто проходят срочную службу, должны подавать рапорт на дембельский отпуск за три месяца.

Так же солдаты могут написать заявление по личным обстоятельствам, например смерть, заболевание близкого человека. К документу прилагается подтверждающий документ – заключение медицинской комиссии или справка о смерти.

Увольнение

Солдат, который проходит службу по контракту не может, так просто уволится из армии. Для подачи рапорта надо указать причины конкретного решения.

Однако, даже если есть веские основания не факт, что начальство подпишет рапорт.

  • Наличие несовершеннолетних детей – в силу определенных обстоятельств солдат должен воспитывать их один.
  • Семья солдата живет в другом государстве.
  • По состоянию здоровья – необходимо заключение врачебной комиссии.
  • Беременность;
  • Погиб близкий родственник;
  • Солдат не может материально обеспечить семью, находится в поисках дополнительного источника дохода.

Перевод на контракт

Трудовая деятельность любого солдата регулируется посредством Трудового Кодекса. Военная служба не относится к обычной трудовой деятельности, так как служба подразумевает определенные особенности.

Сотрудник предприятия должен составлять заявление, а военный – рапорт. Таким образом, рапорт это то же самое, что и заявление только на службе в армии.

Образец правильного составления рапорта

Начинать рапорт нужно с заполнения данных об адресате и адресанте. Обязательно указывается должность и ФИО руководителя. Посередине должно быть название документа, то есть Рапорт.

Ниже начинается абзац, обязательно отступить красную строку. В рапорте может содержаться прощение об отпуске, отчет о выполненной работе и прочее.

В конце обязательно поставить дату, подпись. Рапорт не должен быть многословным, не нужно использовать лирические отступления, лучше сразу переходить к делу.

Рапорт о переводе на службу по контракту

Необходимо подать рапорт на командира части с просьбой назначить солдата на определенную должность, но в другом подразделении. Командир при этом изучает личные качества солдата, составляет заключение о его аттестации.

В случае если командир делает вывод о том, что использование солдата на этой должности отвечает необходимым качествам и интересам службу, то назначение производится. Если начальство не подсчитает верным назначение солдата на определенную должность, то рапорт откланяется.

Рапорт на отпуск

Отпуск – это обязательная процедура для военных. В рапорте нужно указать:

  1. Причину отпуска;
  2. Число дней;
  3. Время отдыха;
  4. Иные обстоятельства.

В случае если нужно взять отгул без сохранения заработной платы, то:

  • Отпуск может быть предоставлен в случае травм;
  • При обнаружении заболеваний;
  • При прохождении лечения.

Прошение состоит из блоков:

  1. Кому адресовано – ФИА, звание командира;
  2. Основание;
  3. Какой вид отпуска необходим: каникулярный, дополнительный или основный;
  4. Так же документ дополняется приложениями.

Рапорт на увольнение

Какие могут быть причины увольнения из армии:

  • Проживание семьи за границей;
  • Отсутствие достойного материального положения для обеспечения семьи;
  • Беременность женщины-военнослужащей;
  • Смерть близкого.

В первую очередь солдат указывает причину и чем мотивировано увольнение. Начальство принимает решение и направляет рапорт для рассмотрения комиссии. После этого выносится письменное заключение и в случае если рапорт одобряют, то отдел кадров создает приказ, а командир части подписывает документ.

Как и куда сдавать рапорт?

Прошение передается высшему командованию. Именно они соглашаются с прошением или отказывают. В некоторых случаях потребуется предъявить дополнительные бумаги. Например, в случае декретного отпуска нужно предоставить документы из больницы или родовой сертификат.

Читайте также:  Черная форма спецназа фото

Если военному нужно получить отпуск по причине болезни, то прилагается справка медицинской комиссии с подтверждением диагноза. Заявления рассматривается определенное время, поэтому нужно заранее позаботиться о подаче документа. Когда рапорт одобрен, выходит приказ кадрового отдела. Все документы хранятся в архиве пять лет.

Такой документ, как рапорт, относится к служебной документации. Поэтому знать, как его правильно писать, нужно практически каждому. В данной статье пойдет речь именно об этом. Что собой представляет рапорт? Существуют ли особенности составления подобных документов? Для более понятного разъяснения наши эксперты подготовили образец рапорта с пояснительными комментариями.

Что такое «рапорт»

Само слово «рапорт» имеет французские корни, в дословном переводе означает «докладывать». И действительно, такой документ является в первую очередь донесением или докладом, который предоставляется вышестоящему руководящему работнику в устном или письменном варианте. Чаще всего такие доклады используются в военном деле (например, командир принимать рапорт от военнослужащего, имеющего звание ниже).

Рапорт стоит писать, в зависимости от цели просьбы или изложения фактов:

  1. Для получения:
  • отпуска;
  • компенсации за съем жилья;
  • подъемного пособия.
  1. На подписание контракта:
  • до определенного возраста;
  • сверх установленного предельного возраста;
  • на три года, пять лет, десять лет.
  1. На увольнение по завершении контрактных условий.
  2. Для приема дел и должности.
  3. Для оплаты расходов на приобретение чего-либо.
  4. Постановке в очередь на получение жилья.
  5. Для выезда за пределы воинского гарнизона/части.

Помимо перечисленных видов рапорта, на каждом производстве существуют свои индивидуально установленные документы подобного типа. Поэтому чтобы научиться правильно писать рапорт, нужно знать его особенности, относящиеся конкретно к определенной сфере, в которой он используется (это может быть и военная сфера деятельности, и хозяйственная, и производственная, и экономическая). Так, в гражданском делопроизводстве рапорт принято называть «заявлением». Но смысл документа от этого не меняется, только название.

Учимся правильно писать рапорт

Как уже говорилось, рапорт представляет собой устное или письменное донесение о чем-либо, которое составляется по специальной форме. Что же нужно знать для того, чтобы правильно составить подобный документ? Дело в том, что устная форма не очень отличается от письменной. Но специалисты рекомендуют сначала подготовить письменный вариант документа, который позже использовать при устном докладе.

Его особенности написания заключаются в следующем:

  1. В верхнем правом углу указываются данные адресата (то есть кому рапорт подается), с указанием должности руководящего работника, Ф. И. О.
  2. Ниже записываем свои данные – от чьего имени ведется доклад (с указанием своей должности, Ф. И. О.).
  3. Посередине строчки указывается название данного документа (в нашем случае «Рапорт»).
  4. С абзаца следующей строчки начинают излагать суть самого донесения или доклада, в зависимости от темы изложения (например, это может быть просьба о предоставлении отпуска или отчет о проделанной ранее работе за отчетный период времени).
  5. Внизу текста слева с начала строки указывается дата написания этого документа – ДД/ММ/ГГ (например, 16.08.16 или 15.07.2016).
  6. Справа на этой же строке, где отмечается дата, ставится подпись докладчика.

Основные условия написания рапорта:

  • не нужно многословности и расплывчатости;
  • текст должен быть кратким и содержать самую суть доклада;
  • мысли излагаются без лирических отступлений.

Придерживаясь данных правил, вы сможете правильно писать рапорт на различные темы.

Обычно образцы оформления служебной документации находятся в кадровых органах управления, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Наши специалисты подготовили несколько образцов, как писать подобные документы на различную тематику.

№ 1: образец — прием дел и должности

Рапорт

Докладываю, что дела и должность начальника отдела кадров принял.

№ 2: образец на получение отпуска

Рапорт

Прошу Вас предоставить мне, Михайлову Леониду Васильевичу, отпуск основного типа за 2015 год сроком на 28 дней с 12 октября 2016 года с учетом времени на дорогу.

Отпуск собираюсь проводить (указать точное место).

Также прошу выдать ВПД на проезд к месту проведения отпуска и обратного возвращения (расчет производится на трех человек – членов моей семьи). Проезд совершается двумя видами транспортных средств: от станции Санкт-Петербург до станции Белгород – на поезде, от станции Белгород до станции Керчь – на автобусе.

Прошу о выплате денежной компенсационной суммы, рассчитанной на санаторно-курортное лечение, а также материальную помощь за прошлый 2015 год на трех человек – на меня и членов моей семьи.

  1. Жена – Михайлова Екатерина Андреевна, 1975 г. р.
  2. Сын – Михайлов Виктор Леонидович, 2002 г. р.

Исполнение обязанностей начальника отдела кадров прошу временно передать бухгалтеру Киселевой Валентине Семеновне.

10.08.16 Начальник отдела кадров /Подпись/ Михайлов.

№ 3: образец предоставление служебного жилья

Рапорт

Прошу предоставить мне, а также проживающим совместно со мной членам семьи (жене и сыну) служебное жилое помещение по месту назначения прохождения контрактной воинской службы согласно с ФЗ – закон «О статусе военнослужащих» (статья № 15, часть 1). По месту назначения прохождения контрактной службы жилого помещения для проживания не имею.

Читайте также:  Платежка по исполнительному листу за работника

№ 4: образец по накопительно-ипотечной системе

Рапорт

Прошу Вас представить на меня, капитана Васильева Павла Геннадьевича, 1975 г. р. (паспортные данные), участника накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих с 5 января 2014 г (регистрационный номер), информацию для получения целевого займа на жилье с целью заключения в установленном законодательством порядком договора на приобретение жилья.

Этим документом я подтверждаю свое согласие на истребование уполномоченным органом федерального значения из доверительного управления накоплений для обеспечения жильем, которые учтены на накопительном счете на мое имя сроком до трех месяцев с момента подписания свидетельства о праве участника накопительно-ипотечной системы по обеспечению жильем военнослужащих для получения целевого займа на покупку жилья.

С правами и обязанностями участника накопительно-ипотечной системы, установленными Федеральным законом «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2008 г. № 370 «О предоставлении участникам накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих целевых жилищных займов, а также погашения целевых жилищных займов», ознакомлен.

Жилье буду приобретать в г. Воронеже.

Информацию следует передать по адресу:…

  • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Читайте также:  Письмо о низкой заработной плате образец

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера:

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector