Ставится ли печать на фирменном бланке организации

Ставится ли печать на фирменном бланке организации

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Наше учреждение является федеральным государственным бюджетным учреждением. Исходящая корреспонденция оформляется на бланке организации. Должно ли исходящее письмо, оформленное на бланке содержать оттиск печати?

Ответ

Если на бланке предусмотрено место для печати, то ее необходимо поставить.

Если порядок оформления исходящей корреспонденции не утвержден на локальном уровне, а форма не содержит специального места для печати, то проставлять ее не нужно.

Проставление печати на бланках документов обязательно, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. На необходимость ее оттиска обычно указывает наличие в документе аббревиатуры «М.П.» в специально отведенном для этого месте.

Например, такой реквизит присутствует в унифицированных формах следующих документов:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Главбух».

Статья. Печати учреждения: особенности применения.

Согласно пункту 4 статьи 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ, некоммерческая организация должна иметь печать со своим полным наименованием на русском языке. Поскольку бюджетное учреждение является такой организацией, то требование о наличии печати распространяется и на него.*

Разновидности печатей учреждения.

У учреждения может быть несколько разных печатей: основная и дополнительные.

К основной печати предъявляются следующие обязательные требования. Она должна быть круглой формы. В ней отражаются:

При необходимости дополнительно в печати можно указать название учреждения на любом другом языке или его сокращенное наименование, ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), любые иные реквизиты. Что касается права использования в печатях изображения герба РФ, то его имеют учреждения, наделенные государственными полномочиями. Согласно статье 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации», герб помещается только на печатях федеральных государственных органов власти, иных госорганов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, органов, осуществляющих госрегистрацию актов гражданского состояния.

То есть гербовую печать могут использовать, например, образовательные учреждения с госаккредитацией, которые выдают документы государственного образца о полученном образовании.

Отметим, что изображение герба на печати должно располагаться в центре.

Таким образом, использование государственного герба России на печатях юридических лиц, не наделенных государственно-властными полномочиями, является неправомерным.

К дополнительным печатям, используемым в учреждении, относятся:

Дополнительные печати могут быть квадратной, круглой, прямоугольной, треугольной, овальной форм. Порядок пользования такими печатями устанавливается учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами и с учетом специфики документирования его деятельности (письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397).

Они находятся у работников учреждения, отвечающих за их использование и сохранность. Ответственное лицо в данном случае назначается приказом руководителя учреждения. Также в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника может быть прописано, что он должен хранить конкретную печать.

Порядок хранения печатей надо регламентировать.

Законодательством РФ не установлено ограничений по количеству печатей, в том числе и по печатям структурных подразделений. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 8 октября 2010 г. № КГ-А40/11421-10 указал, что юридическое лицо вправе иметь более одной печати.

Если печатей в учреждении несколько, то, чтобы избежать путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, рекомендуется издать приказ или утвердить положение или инструкцию, регламентирующие вопросы применения печатей в учреждении. В таком положении (инструкции) также целесообразно прописать порядок хранения печатей.

Когда нужна печать.

Проставление печати на бланках документов обязательно, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. На необходимость ее оттиска обычно указывает наличие в документе аббревиатуры «М.П.» в специально отведенном для этого месте.

Например, такой реквизит присутствует в унифицированных формах следующих документов:

  • товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132);
  • акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
  • акта о приостановлении строительства (форма № КС-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100);
  • командировочного удостоверения (форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
  • полное фирменное наименование учреждения (на русском языке);
  • местонахождение данного юридического лица.
  • печати структурных подразделений (например, отдела кадров, бухгалтерии, канцелярии);
  • иные печати, имеющие узкое функциональное назначение, – они содержат дополнительную надпись, указывающую на вид печати (например, «Для счетов», «Для справок»).
  • товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132);
  • акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
  • акта о приостановлении строительства (форма № КС-17 утвержденапостановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100);
  • командировочного удостоверения (форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
  • А вот порядок проставления печати на трудовом договоре при его подписании законодательно не урегулирован. В статье 57 Трудового кодекса РФ приведены реквизиты, без которых договор между работодателем и сотрудником будет не действителен, но такого реквизита, как печать, среди них нет. Поэтому трудовой договор должен считаться заключенным (действительным) и без нее. Однако в силу сложившейся практики при заключении трудового договора целесообразнее поставить печать.*

    Читайте также:  Как пишется дата рождения в трудовой книжке

    Разберемся, какой печатью должны заверяться некоторые документы.

    При увольнении работника из учреждения оттиск печати нужно проставить под последней записью в трудовой книжке (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Роструд в письме от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1 указал, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы или другой печати работодателя, содержащей информацию о его наименовании и местонахождении, фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

    Следовательно, записи в трудовой книжке могут заверяться любой печатью учреждения, которая содержит информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и его местонахождении. Например, печатью отдела кадров для документов.

    Подпунктом 4 пункта 28 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н, предусмотрено, что отсутствие в налоговой декларации (расчете), представленной на бумаге, печати учреждения является одним из оснований для отказа в ее приеме. При этом налоговые декларации должны заверяться основной печатью учреждения. Никакие другие печати для этого использовать нельзя. Такие разъяснения дает Минфин России (письмо от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397). Любую печать нужно ставить на документе так, чтобы оттиск был четким и текст на нем был ясно виден. При этом должны легко читаться подпись лица, завизировавшего документ, и ее расшифровка. Рекомендуем использовать для оттиска печати водостойкую штемпельную краску».

    Статьи по теме

    Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

    Из статьи вы узнаете:

    Для чего ставится печать на письме или другом документе

    Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

    Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

    Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

    • какие типы печатей используются в организации;
    • порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
    • как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
    • порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

    Какую ставят печать на письмах и документах

    С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

    приравненные к гербовым;

    К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

    Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

    Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

    • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
    • номер свидетельства о государственной регистрации.

    Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

    К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

    Читайте также:  Постановление о взыскании расходов по исполнительному производству

    В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

    Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда

    Приравненная к гербовой

    Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики

    Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения

    Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств

    Приравненная к гербовой

    Локальные нормативные акты работодателя

    Приравненная к гербовой

    Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы

    Простая печать (структурного подразделения)

    Приравненная к гербовой

    Место расположения печати на письме

    Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.

    В соответствии со стандартом, оттиск — обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

    В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

    Какое письмо заверяется печатью

    В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать, заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

    • на документах, удостоверяющих права предъявителя;
    • на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
    • в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

    Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

    1. является гарантийным;
    2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
    3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

    Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей.
    Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

    Нужна ли печать на официальном письме

    Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

    Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

    Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких — простая.

    Ставить ли печать на сопроводительном письме

    Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;. » и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

    Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

    Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги — это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

    Печать благодарственных писем

    Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

    Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.

    Читайте также:  Документы для отказа от гражданства казахстана

    Г. Жуманова, юрист по вопросам

    трудового и гражданского права

    НЕОБХОДИМО ЛИ ПРОСТАВЛЯТЬ ОТТИСК ПЕЧАТИ НА ФИРМЕННЫХ БЛАНКАХ ТОО?

    Существует ли закон о том, где коммерческие организации должны ставить печать? К примеру, есть закон для госслужб, где есть перечень документов. Нужно ли ставить печать на фирменном бланке ТОО? Может ли печать заверять подпись любого сотрудника организации?

    В соответствии с пунктом 2 статьи 33 Гражданского кодекса (далее ГК РК) юридическое лицо имеет печать со своим наименованием. Данное требование не распространяется на юридические лица, которые являются субъектами частного предпринимательства, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским кодексом и законами Республики Казахстан.

    По смыслу пункта 2 статьи 33 ГК РК субъектам частного предпринимательства нет необходимости иметь в наличии печать с наименованием организации. Однако, наличие печати необходимо для совершения определенных правовых сделок, таких как договор залога, договор купли-продажи, договор банковского займа и другие.

    В силу пункта 3 статьи 152 ГК РК Законами Республики Казахстан и (или) по требованию одной из сторон могут устанавливаться дополнительные требования к двусторонним сделкам, в частности, совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

    Согласно пункту 6 статьи 167 ГК РК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать. В связи с тем, на субъекты частного предпринимательства не распространено требование о наличии печати, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами.

    Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 утверждены «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (далее — Типовые правила). Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях.

    Пунктом 10 Типовых правил установлено, что субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:

    — официальное наименование организации, издавшей документ;

    — наименование вида документа, за исключением письма;

    — регистрационный номер документа;

    — наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

    Согласно пункту 11 Типовых правил субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

    В соответствии с пунктом 20 Типовых правил оформление совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, подлежит заверению печатями организаций. К таким документам относятся приказы, соглашения, договора и др.

    Пунктом 37 Типовых правил установлено, что оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

    Согласно пункту 44 Типовых правил реквизитами приказа являются:

    — изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 18, 19 Типовых правил (Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации, а эмблема, логотип или товарный знак воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации;

    — официальное наименование организации;

    — наименование вида документа;

    — регистрационный номер приказа;

    — место издания приказа;

    — заголовок к тексту;

    — отметка о согласовании приказа;

    — оттиск печати организации.

    Также заверение печатью подлежат копии приказов или их размноженные экземпляры.

    Согласно пункту 45 Типовых правил заверение печатью подлежат копии протоколов и выписок из них.

    Согласно пункту 47 Типовых правил реквизитами справки являются:

    — изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 18, 19 Типовых правил;

    — официальное наименование организации;

    — наименование вида документа;

    — регистрационный номер (индекс) справки;

    — заголовок к тексту;

    — отметка о согласовании (в случае необходимости);

    — оттиск печати (в случае необходимости);

    — отметка об исполнителе.

    Таким образом, субъекты малого и среднего предпринимательства при составлении документов вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации и обязательно проставляют оттиск печати. Заверение печатью организации также подлежат:

    — совместные документы, разработанные двумя и более равными организациями;

    — приказы по личному составу, по основной деятельности;

    — копии приказов или их размноженные экземпляры;

    — копии протоколов и выписок из них;

    — справки (в случае необходимости).

    В соответствии с ГК РК и Типовыми правилами оттиском печати организации заверяется подлинность подписи:

    — иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, а также уполномоченного по доверенности.

    Настоящий материал является объектом авторского права.

    Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector