Срок хранения протоколов совещаний

Срок хранения протоколов совещаний

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу), в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел [2, с. 151].

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок – 5 л. ЭПК.

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор – Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Заключение

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.).

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

¾ органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),

¾ органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),

¾ органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),

¾ органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2012. – 436 с.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2011. – 376 с.

3. Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. – М., 2010. – 415 с.

4. Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2011. – 523 с.

5. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2012. – 432 с.

6. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. — М.: изд-во «Академический проект», 2011. — 513 с.

7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. — М.: «Издательство Проспект», 2011. – 412 с.

Читайте также:  Сколько стоит виза в чехию 2018

8. Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2012. – 341 с.

9. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. //Секретарское дело, 2013, № 8-9.

10. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство, 2011, №1.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. // Управление персоналом, 2012, № 4.

12. Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2011, №1.

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Какие документы ОСС подлежат хранению?

Оригиналы всехдокументов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием. Тем более, что решения и протокол общего собрания собственников помещений в МКД являются официальными документами.

Например, при очно — заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят следующие документы:

— протокол заседания инициативной группы;

— реестр всех собственников;

— реестр вручения сообщений об ОСС;

-сообщение о предстоящем общем собрании;

— акт о размещении сообщений о проведении ОСС;

— листы регистрации собственников;

— реестр вручения бюллетеней для голосования;

— бюллетени для голосования;

— протокол счетной комиссии;

— протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;

— уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;

— акт о размещении уведомлений об итогах проведения ОСС.

Сроки хранения документов общего собрания?

Сроки хранения указанных документов жилищным законодательством не определены.

Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

В настоящее время Перечнем установлены сроки хранения следующих документов, связанных с управлением многоквартирным домом:

документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний – 5 лет после выбора управляющей компании (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно");

протоколы правления товариществ собственников жилья – постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов).

Таким образом, прямого указания на сроки хранения протоколов общих собраний собственников в МКД и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, в Перечне отсутствует. Тем не менее, целесообразно хранить протоколы общих собраний с и решения собственников по вопросам, поставленным на голосование постоянно.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.2006г. № 491 в обязанности управляющей организации, товариществ собственников жилья, иных жилищных объединений входит хранение всей документации на МКД: имеющейся технической и иной документации; документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом; документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч., но не ее уничтожение.

В управляющую организацию передавать надо копии протоколов и решений собственников. Это обеспечит защиту интересов и самой организации, управляющей многоквартирным домом, и собственников помещений в многоквартирном доме.

В условиях, когда четко не прописана ответственность заведение и недостоверность документации на МКД, в состав которой входят и документы общих собраний, недобросовестные УК могут ее просто уничтожить!

Где хранятся протоколы общих собраний собственников и их решения?

Протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решения таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания (п.4 ст.46 Жилищного Кодекса РФ).

Хранить оригиналы документов общих собраний лучше всего по адресу проживания уполномоченного собственников. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.

Можно ли не выполнять решение общего собрания, если собственник голосовал «против» или не принимал участие в ОСС?

Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принятое в установленном законом порядке, является обязательным для всех собственников, в том числе для тех, которые не участвовали в голосовании (ч. 5 ст. 46 ЖК РФ).

Любой документ, в том числе протокол общего собрания собственников помещений в МКД, легитимен до тех пор, пока кто-либо не оспорит (обжалует) такой документ (из числа лиц, наделенных соответствующими полномочиями).

Читайте также:  Учредитель доверительного управления наследственным имуществом

Другими словами, до тех пор, пока наделенное соответствующими полномочиями лицо не заявит об обжаловании протокола общего собрания собственников помещений в МКД, такой протокол подлежит исполнению.

В какие сроки можно обжаловать решения общего собрания собственников помещений в МКД?

В соответствии с ч.6 ст. 46 ЖК РФ и ч. 3 ст. 181.4 ГК РФ собственник помещения в МКД вправе обжаловать в суд решение общего собранием собственников, если оно принято с нарушением норм Жилищного кодекса РФ и если:

— он не принимал участие в этом собрании;

— голосовал против принятия такого решения;

— таким решением нарушены его права и законные интересы;

— принимал участие в собрании, но его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Решение собрания может быть оспорено в суде в течение шести месяцев со дня, когда лицо, права которого нарушены принятием решения, узнало или должно было узнать об этом (ч.6 ст. 46 ЖК РФ), но не позднее, чем в течение двух лет со дня, когда сведения о принятом решении стали общедоступными (ст. 181.4 ГК РФ).

Суд вправе оставить в силе обжалуемое решение в случае, если:

— голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования;

— допущенные нарушения не являются существенными;

— принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику;

— по основаниям, связанным с нарушением порядка принятия решения, если оно подтверждено решением последующего собрания, принятым в установленном порядке до вынесения решения суда.

Собственник, оспаривающий решение собрания, должен уведомить в письменной форме заблаговременно всех остальных собственников помещений в МКД о намерении обратиться с таким иском в суд и предоставить им иную информацию, имеющую отношение к делу

Собственники, не присоединившиеся к такому иску, в том числе имеющие иные основания для оспаривания данного решения, в последующем не вправе обращаться в суд с требованиями об оспаривании данного решения, если только суд не признает причины этого обращения уважительными.

Сколько лет необходимо хранить документы общего собрания

Надлежащим ответчиком по иску о признании недействительным решения общего собрания собственников многоквартирного дома всегда является лицо, по инициативе которого было проведено данное собрание. Аналогично ответчиком не может быть ТСЖ. Собрание не может быть инициировано ТСЖ, только Правлением ТСЖ.

Какие есть особенности проведения общего собрания в МКД, все помещения в котором принадлежат одному собственнику?

В этом случаерешения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания собственников помещений в МКД, принимаются этим собственником единолично и оформляются в письменной форме. При этом применяются только положения, касающиеся сроков проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Когда появилась возможность проводить общие собрания с использованием ГИС ЖКХ?

С принятием Федеральных законов от 21 июля 2014 г. N 209-ФЗ
"О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства" и от 21.07.2014 №263-ФЗ в ЖК РФ была внесена новая статья 47.1 «Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования с использованием системы». С этого момента у собственников помещений в МКД появилась возможность проводить общие собрания с использованием системы.

Похожие главы из других работ:

Бухгалтерский и налоговый учет, налоговая отчетность

2.5 Срок хранения налоговой отчетности

В соответствии с пп. 8 п.

Сколько хранятся протоколы годовых и внеочередных собраний?

1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов…

Документирование хозяйственных операций в торговле

1.5 Сроки хранения первичных учетных документов

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела…

Номенклатура дел виды, роль и значение

1.2 Оформление сроков хранения дел

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения…

Читайте также:  Кафе в жилом доме требования казахстан

Обеспечение сохранности архивных документов

3.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов…

Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

1 Правила хранения документов

В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах…

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

2.8 Порядок хранения первичных документов

Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей…

Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации

2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке формата А4…

Принципы и критерии ценности документов

4. Порядок отбора и хранения документов

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для…

Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.

5. Систематизация документов и организация их хранения

Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. были более четкими, чем в период XVI — XVII вв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объединения этих документов лежали номинальный…

Составление и оформление информационно-справочных документов

1. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов…

Учет затрат, анализ себестоимости и эффективности производства молока и готовой продукции

1.5 Порядок и сроки хранения документов

Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков…

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

2.3 Количество единиц хранения

В 3-ей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части…

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

2.4 Сроки хранения дел

В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела…

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

4. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел…

Хранение принтерных текстов

2. Принтерные тексты как объекты архивного хранения

Характеризуя принтерные тексты с точки зрения архивоведения, мы, прежде всего, должны определить, с чем можно сравнить этот новый тип печати. В.Ф…

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, (утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие

сроки хранения протоколов:

· протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;

· протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

· протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;

· протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;

· протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;

· протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 1

1 Организация работы с документами./Под ред.проф. В.А. Кудряева. М., 2002. С. 368.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector