По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.
Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.
Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!
Можно ли удержать из зарплаты подотчет?
Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.
Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:
Удержать долг из заработной платы компания может.
Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.
Как взыскать средства с заработка работника?
Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.
В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.
Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.
Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.
Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.
Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.
Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ.
Разберем, как это выглядит на конкретном примере.
Пример
Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.
Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.
Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.
У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.
Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.
Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:
- Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
- Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
- После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.
Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.
Документы основания
Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.
Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.
Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.
С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.
Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.
Если сотрудник не дает согласия, и договоренность не достигнута, то работодателю нужно обращаться в суд с иском.
Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.
Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.
Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.
Нужно ли согласие сотрудника?
По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.
Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.
Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.
Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.
Скачать пример заявления о согласии на взыскание подотчетной суммы с зарплаты — word.
Приказ на удержание подотчетных сумм
Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.
Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:
- название компании;
- наименование бланка, в связи с чем составлен;
- номер документа;
- дата составления;
- требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
- с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
- на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
- подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
- указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.
Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.
Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — word.
При увольнении
Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.
Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.
Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.
Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.
Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.
При нежелании сотрудника выплачивать задолженность по подотчетной сумме, работодатель не имеет права задерживать его увольнение.
Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.
Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.
Выводы
По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:
- Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
- Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
- Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
- При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.
Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы
Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-33-98 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.
Под таким отчетом понимается предоставление сотрудником работодателю документального подтверждения размера затрат и возврат работодателю неизрасходованных подотчетных сумм. Если подотчетные суммы были выданы в наличной форме, то сотрудник должен предоставить отчет в течение 3 рабочих дней после истечения того срока, на который они были выданы ему или со дня выхода работника на работу (например, после его возвращения из командировки). Это требование прописано в п. 6.3 Указания ЦБ от 2014 года №3210-У.
Сроки выдачи подотчетных сумм работодатель утверждает самостоятельно и закрепляет их в локальных нормативно-правовых актах (например, во внутреннем Положении о расчетах с подотчетными лицами).
В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.
Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.
Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы
Сотрудник может вернуть неизрасходованные им средства в наличной форме и внести их в кассу предприятия. Но если у него нет возможности в установленные сроки вернуть задолженность, то допускается несколько вариантов для ее удержания из зарплаты.
Трудовой кодекс в ст. 137 предусматривает право работодателя на возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Вернуть средства допускается в нескольких вариантах:
- По желанию работника. В данном случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме, где просит удержать из его доходов подотчетные суммы.
- По решению работодателя через издание приказа об удержании подотчетных сумм у работника.
В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.
Согласие может иметь форму заявления от работника, либо тот может расписаться в приказе на удержание подотчетной суммы и указать там, что он не оспаривает основания на удержание и размер задолженности.
Также работодатель может предварительно передать сотруднику письменное уведомление о размере предстоящего удержания, где тот должен поставить свою подпись.
Также на практике возможны следующие варианты развития событий:
- Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
- Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.
Документы-основания для удержания
В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы.
Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:
- Наименование работодателя.
- ФИО подотчетного лица, место его работы.
- Даты расходования по первичной документации.
- Наименование первичного документа.
- Сумма расхода.
В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации.
В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.
Когда сумма списываемых средств по авансовому отчету меньше, чем было выдано сотруднику, то у него образуется задолженность перед работодателем. Именно из авансового отчета берется сумма задолженности для приказа на удержание.
На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.
Правила составления приказа
Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника. Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание.
Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.
В приказе следует прописать следующие сведения:
- Наименование компании-работодателя.
- Наименование документа.
- ФИО подотчетного лица и его должность.
- Дата издания приказа и место (город).
- Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
- Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
- Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).
В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.
Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму. Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.
Размер удержаний
Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.
Таким образом, за работодателем закреплено право на удержание из заработной платы подотчетной суммы, которая не была израсходована работником. Удержание производится через заявление сотрудника или в приказном порядке по распоряжению работодателя. В любом случае от работника нужно получить согласие на удержание, иначе получить задолженность можно только в судебном порядке. Задолженность по подотчетным суммам образуется у работника, если он не предоставил авансовый отчет в течение 3 дней после выхода на работу либо сумма по отчету меньше, чем ему было выдано.
Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:
- дня истечения срока, на который выдан подотчет;
- возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.
В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.
Удержание из заработной платы подотчетных сумм
Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.
На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.
Образец приказа на удержание
Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.
Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга
Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.
Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки
Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).
