Правила проведения внутреннего аудита

Правила проведения внутреннего аудита

4.9.1 Планирование внутренних аудитов.

По периодичности проведения внутренний аудит может быть:

– плановым (проводится по заранее утвержденной программе (графику));

– внеплановым (оперативным) исходя из сложившейся ситуации.

Внутренние аудиты СУОТ проводятся на плановой и внеплановой основе.

4.9.1.1 Плановые внутренние аудиты СУОТ.

В декабре истекающего года руководитель дирекции/структурного подразделения разрабатывает и утверждает годовую программу аудитов СУОТ на предстоящий год, представляет программу внутренних аудитов в службу охраны труда и промышленной безопасности, а структурного подразделения и в соответствующую дирекцию (по структурной отраслевой принадлежности) для информации и контроля.

Частота проведения аудита СУОТ того или иного подразделения определяется с учетом следующих факторов:

· показатели работы по охране труда за отчетный период (результаты предыдущих аудитов, если уже проводились);

· наличие потенциально опасных факторов и тип объекта;

· управление изменениями (например, оптимизация персонала, реорганизация процессов управления охраной труда и др.).

4.9.1.2 Внеплановые аудитымогут проводиться по следующим причинам:

· ухудшение показателей по ОТ и ПБ;

· изменения в дирекции/структурном подразделении (реорганизация, освоение новых видов услуг);

· распоряжение руководства ОАО «РЖД» и ОЖД.

4.9.2 Подготовка к проведению внутреннего аудита СУОТ и ПБ

Подготовка к проведению внутреннего аудита состоит из следующих шагов:

· выбор и назначение руководителя аудиторской группы;

· формирование аудиторской группы;

· составление руководителем аудиторской группы не менее, чем за неделю до даты начала проведения аудита, плана аудита и согласование его с руководителем проверяемого подразделения;

· запрос документов для предварительного ознакомления и анализа членами команды внутренних аудиторов (за 5 календарных дней до даты начала аудита);

· проведение совещания команды внутренних аудиторов (за 3 календарных дня до начала проведения аудита, возможно по телефону).

4.9.2.1 Выбор и назначение руководителя и членов команды внутренних аудиторов.

Руководитель команды внутренних аудиторов, назначаемый руководителем дирекции/структурного подразделения, должен обладать знаниями применяемых норм и правил, техническими знаниями в области охраны труда, политики компании, навыками руководства, включая навыки:

· организации и планирования;

· письменного и устного изложения информации;

· работы с людьми;

· ведения переговоров и умения оказывать влияние.

Команда внутренних аудиторов формируется из людей, включенных в общий реестр полигона дороги на текущий год или в список внутренних аудиторов дирекции/структурного подразделения.

Руководитель и члены команды аудиторов должны быть независимыми по отношению к подразделению и не нести ответственности за процесс СУОТ, по которому проводится аудит. Должны соответствовать требованиям, приведенным в СТО РЖД 1.15.005-2009 и Методике проведения внутреннего аудита СУОТ первой стороны на полигоне Октябрьской железной дороги.

Руководитель аудиторской группы распределяет среди членов аудиторской группы проверяемые процессы СУОТ и составляет план проведения аудита, члены аудиторской группы готовят необходимую справочно-аналитическую документацию, перечень проверяемых процессов, связанных с обеспечением безопасности труда, Перечень вопросов (контрольный лист по процессам, который формируется на основании чек – листов, разработанных Службой охраны труда и промышленной безопасности с участием дирекций полигона дороги).

4.9.2.2 Согласование плана проведения аудита и запрос документов для предварительной подготовки

До проведения запланированного внутреннего аудита СУОТ руководитель команды аудиторов связывается с руководством объекта и контактным лицом объекта для:

· согласования плана аудита;

· разъяснения процесса проведения аудита;

· запроса документов для предварительного анализа.

Руководителем команды аудиторов возможно привлечение в состав команды внутренних аудиторов эксперта (например, инженера по охране труда). Руководитель команды внутренних аудиторов запрашивает у руководителя проверяемого объекта перечень данных и документов, необходимых команде аудиторов. Ответственность за своевременное предоставление запрашиваемых документов лежит на руководителе объекта.

4.9.2.3 Проведение совещания команды внутренних аудиторов СУОТ до начала аудита.

Руководитель команды внутренних аудиторов СУОТ должен провести переговоры с каждым членом команды (возможно по телефону) до начала аудита. Целями такого обсуждения являются прояснение деталей, касающихся распределения обязанностей между членами команды и доработка плана проведения аудита.

Дата добавления: 2015-10-06 ; просмотров: 1016 | Нарушение авторских прав

Внутренний аудит применяется в большинстве крупных компаний. Он нужен для предотвращения появления существенных недочетов. Проводится в соответствии с заданным алгоритмом.

Что собой представляет внутренний аудит

Внутренний аудит представляет собой проверку деятельности компании, которая проводится в интересах собственника. Процедура осуществляется на основании регламента, составленного самой фирмой. В процессе проверяются документы, проводится опрос сотрудников.

Основные задачи

Рассмотрим задачи внутреннего аудита фирмы:

  • Организация эффективной финансово-хозяйственной деятельности.
  • Налаживание продуктивного взаимодействия с контрагентами.
  • Предупреждение появления существенных нарушений.
  • Снижение количества убытков.
  • Обеспечение соответствия деятельности закону.
  • Проверка достоверности информации, изложенной в документах.

Внутренний аудит нужен, прежде всего, руководителю компании. Результаты проверки помогут оптимизировать производство.

Законодательная база

Работа специалистов, осуществляющих внутренний аудит, должна соответствовать международным (МСВА) и отечественным стандартам. Она регламентируется ФЗ №307 «О деятельности аудитора». Кроме того, проверка не должна противоречить этим нормам:

  • ФЗ №115 «О противодействии отмыванию преступных доходов» от 7 августа 2001 года.
  • ФЗ №273 «О противодействии коррупции» от 25 декабря 2008 года.

Стандарты внутреннего аудита должны также содержаться во внутренних документах компании.

Что проверяется в процессе внутреннего аудита

Проведение внутреннего аудита предполагает комплексный подход. То есть осуществляется проверка всех аспектов деятельности предприятия. В частности, это:

  • Ведение учета ОС, нематериальных активов, кассовых операций, финансовых итогов, капитала и прочего.
  • Операции по валютным, расчетным и прочим счетам, расчетам с контрагентами, страховыми компаниями.
  • Состояние ОС, документальное оформление средств, правильность начисления амортизации, исполнение плана ремонтных работ.
Читайте также:  Пример служебки на премирование сотрудников

Аудитор также должен удостовериться в информационной безопасности. Проверяется обработка информации в компании, действующая информационная система, наличие коммерческих тайн. Специалист проводит аудит системы защиты сведений.

Разновидности внутреннего аудита

Существуют различные виды внутреннего аудита. Проверка подразделяется на типы в зависимости от задач, поставленных перед аудитором. Существуют следующие его разновидности:

  • Проверка системы управления.
  • Организационно-технический контроль.
  • Контрольный аудит основных направлений деятельности.
  • Проверка на соответствие работы внутренним и законодательным нормам.
  • Установление целесообразности деятельности должностных лиц.

Все рассматриваемые разновидности аудита обязательными не являются. Проводятся они по инициативе руководителя.

Документальное сопровождение аудита

В рамках проверки нужно обязательно составить ряд документов. В обратном случае аудит не будет правомерным.

Издание приказа об аудите

Проверка осуществляется на основании приказа руководителя. Этот документ устанавливает следующие аспекты работы:

  • Даты проведения проверки.
  • Сотрудники, которые будут заниматься аудитом.
  • Условия для проведения внутреннего аудита.
  • Контроль над работой аудитора.

В приказе должны содержаться четкие указания относительно начала аудита.

Чек-лист

В рамках аудита проводится контроль множества сфер. Выполняется много операций, последовательность которых нужно соблюдать. Для соблюдения алгоритма рекомендуется составлять чек-лист. Он включает в себя список контрольных вопросов. Не существует законов, регламентирующих составление этого документа. Чек-лист заполняется в соответствии с пожеланиями руководителя. Он позволяет решить эти задачи:

  • Правильное планирование контрольного мероприятия, соответствующее закону.
  • Исполнение промежуточного и выборочного контроля деятельности аудитора.
  • Осуществление всех основных этапов процедуры.
  • Облегчение работы аудитора.
  • Возможность проведения комплексной и целостной процедуры.

Составлять чек-лист можно на основании положений ФЗ №307 «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 года.

Этапы проведения внутреннего аудита

Внутренний аудит можно подразделить на три этапа:

  1. Подготовка. Включает в себя издание приказа, составление чек-листа.
  2. Рабочий. В рамках его проводится проверка документации на предмет соответствия нормам закона, опросы сотрудников и руководящего состава.
  3. Итоговый. Составляется заключение, в котором прописываются результаты процедуры.

Каждый из этих этапов имеет свое значение. К примеру, если не будет проведена адекватная подготовка, процедура в дальнейшем станет не такой эффективной.

Инструменты внутреннего аудита

Составляющие внутренней проверки зависят от нужд компании. К примеру, это могут быть следующие инструменты:

  • Проверка правильности составления смет, проектов и планов.
  • Анализ имеющихся заказов на поставку сырья.
  • Проверка исполнения договоров поставки.
  • Установление фактического списания материалов в производство.
  • Установление правильности расчетов, проверка отражения их итогов в учете себестоимости товаров.
  • Проверка счетов-фактур.
  • Проверка правомерности начисления амортизации.
  • Исполнение контроля за движением средств.
  • Своевременное отражение в бухучете всех хозяйственных операций.
  • Установление правильности расчетов с контрагентами.

Этот перечень может быть дополнен. Характер дополнений определяется спецификой деятельности компаний.

Аудиторы в ходе своей работы используют самые различные инструменты. К примеру, если проверяются счета-фактуры, актуален следующий порядок контроля:

  • Установление верности ведения книги продаж и покупок.
  • Анализ счетов-фактур на предмет наличия пропущенных номеров.
  • Контроль над внесением всех проводок в Главную книгу.
  • Проверка верности счетов покупателей.
  • Сверка сведений аналитического и синтетического учета.
  • Сверка дат выполняемых операций с датами, указанными в счетах-фактурах.

Проверка движения материальных ценностей проводится посредством инвентаризации. К этой процедуре нужно подготовиться. Подготовка включает в себя эти этапы:

  • Составление списка материалов, которые подлежат инвентаризации.
  • Формирование инвентаризационной комиссии.
  • Получение расписки о том, что все документы, касающиеся МПЗ, находятся в бухгалтерии.

Анализ верности начисления амортизации выполняется на основании документов. В перечень бумаг, подлежащих аудиту, входят инвентарные карточки. Аудитор также может проводить перерасчет.

Результаты внутреннего аудита

Результаты аудита фиксируются в отчете. В нем прописывается эта информация:

  • Перечень проверенных документов и областей деятельности.
  • Выявленные недочеты.
  • Рекомендации по исправлению недочетов.
  • Лицо, которое проводило аудит.

Отчеты об аудите должны быть сохранены. Они могут сравниваться между собой для того, чтобы проанализировать динамику деятельности компании. На основании отчетов производится работа по исправлению обнаруженных недочетов.

К СВЕДЕНИЮ! Не каждый сотрудник может участвовать в аудите. Желательно, чтобы у специалиста было соответствующее образование. Получить все необходимые знания можно на специализированных курсах.

Внутренний аудит – это проверка деятельности, которая направлена на изучение всех процессов организации с целью дальнейшей оптимизации, контроля выполнения задач. Процедура анализа эффективности работы обеспечивает сбор точных данных относительно маржинальности, эффективности работы того или иного отдела. Многие частные и государственные учреждения заказывают услугу по аутсорсингу или нанимают штатного специалиста.

Что такое внутренний аудит

Как таковой внутренний аудит активно начал развиваться в западных странах еще в пятидесятых годах прошлого столетия. Выделяют следующие направления анализа, который может проводить аудитор:

  • Функциональный – изучение различных факторов, которые влияют на функциональность группы (юридического лица, отдельного подразделения или отдела).
  • Технологический – направлен на проверку соответствия всех процессов на производстве установленным технологическим требованиям (актуален для организаций, которые занимают производством той или иной продукции).
  • Аудит отдельных видов деятельности – проверка эффективности работы отдельной команды или вида деятельности компании (например, страхование от крупной финансовой группы).
  • Внутренний финансовый аудит – направлен на прямое изучение финансовой документации, отчетности с целью анализа.
  • Аудит на выявление соответствий – с помощью этой процедуры специалисты могут определить соответствие тех или иных процессов установленным нормам, стандартам.

Цели и задачи внутреннего аудита

Процедура может осуществляться независимыми специалистами или сотрудниками самой компании. Аудит – анализ внутренней, внешней документации, отчетности, бухгалтерских документов, штатных расписаний. Все это осуществляется с целью дальнейшей оптимизации, сокращения расходов, изучения эффективности работы того или иного отдела. Бизнесу это помогает организовать оценку будущих рисков при развитии проекта или инвестировании. Общие преимущества процесса:

  • оптимизация финансовых потоков;
  • анализ эффективности внутренних процессов (кадровая политика и др.);
  • анализ эффективности внешних процессов;
  • оценка маржинальности (контроль ресурсов, прибыльность);
  • оценка маркетинговой политики, имиджа.
Читайте также:  Вентиляция в пекарне требования

Принципы аудиторской деятельности

Внутренний аудит проводится по заранее разработанному регламенту. После проведения анализа менеджменту и непосредственному учредителю выдаются письменные результаты работы, оформленные юридически грамотно. Выделяют следующие основные принципы проведения этой процедуры:

  • Специалист, который проводит контроль на предприятии и составляет общий анализ деятельности, не имеет заинтересованности в результатах.
  • Принцип сохранения анонимности (каждому работнику, с которым велась работа и у которого бралось интервью, гарантируется анонимность).
  • Объективность.
  • Точность.
  • Соблюдение этических норм.
  • Юридическая грамотность.

Организация внутреннего аудита на предприятии

Данный вид системы контроля направлен на изучение внутренней документации и процессов, которые происходят в том или ином отделе компании. Внутренний аудит не касается внешней деятельности компании, а относится к работе штата или развитию маркетинговых планов, к оценке эффективности составления отчетности и другой документации. Для старта проверки необходимо использовать силы внутреннего штата или воспользоваться аутсорсингом. Существуют законодательные нормы, по которым регулируется процесс:

  1. Для соблюдения законодательства нужно придерживаться национальных стандартов ФСАД и международных правил МСВА.
  2. Форма № 307-ФЗ.

Чем отличается от внутреннего контроля

Проверка и внутренний контроль – одна из обязательных процедур для всех государственных учреждений. Задача этой работы заключается в изучении документации и обнаружении ошибок в разных звеньях компании. Заказчику (им выступает управленческий аппарат) предоставляется отчет. А внутренний аудит направлен на обнаружение ошибок и анализ методов их исправления в той или иной организации, то есть, аудиторская процедура является более глубоким понятием.

Функции отдела аудита

По решению менеджмента может быть открыт отдел аудита на государственном и частном предприятии. Вся информация по отчетности должна предоставляться незамедлительно по требованию. Данный контроль выполняет ряд следующих проверок:

  • состояния активов (общая ревизия, включая анализ их реструктуризации, потоков, распределения между подразделениями и другое).
  • финансовой деятельности, включая состояние задолженностей, наличие долговых обязательств, их обслуживание (предварительно разрабатываются критерии для грамотного анализа).
  • распределения финансовых потоков и прибыли (сколько средств тратится на рекламу, на сотрудников, на те или иные отделы с целью минимизации лишних затрат).

Как элемента управления предприятием

Внутренний аудит как элемент управления предприятием – это распространенное явление. Ведь по нормативной базе данный отдел или специалист не только осуществляет проверку надежности финансовой системы организации, но и занимается решением всех возникших проблем. Все обнаруженные недочеты передаются линейному руководству. Квалификация аудитора позволяет ему при информационном обеспечении составлять детальный план по оптимизации деятельности организации.

При реорганизации компании

Ряд контрольных процедур по анализу деятельности компании может проводиться при реорганизации, банкротстве или ликвидации предприятия с целью оценки массива активов, их возможностей и влияния. Список аудиторских мероприятий направлен исключительно на оздоровление финансового состояния компании. При банкротстве внутренний аудит направлен на изучение статей расходов, доходов с целью оптимизации трат, разработки плана продажи активов для погашения долга. Ряд аудиторских рекомендаций поможет разработать план по сокращению расходов и выходу из финансового кризиса.

Улучшение финансово-экономической деятельности предприятия

Процедура направлена на улучшение финансово-экономической деятельности предприятия. Инструмент оценки в данном случае – показатель чистой прибыли, выручки, трат. Отдел аудита работает с целью отобразить неэффективные растраты, сократить их, направить свободные деньги из выручки на реинвестиции. Достоверность отчетности подтверждается не только опытом и знаниями команды по выявлению ошибок, но и внутренней документацией. Ведь сущность деятельности аудиторского менеджмента заключается в анализе письменных документов, отчетов.

Этапы внутреннего аудита

Поставленные управленческие задачи перед руководством должны выполняться с целью оптимизации работы компании. Для этого и проводится анализ управленческого учета, бухгалтерии, общей деятельности сотрудников. Для достижения максимальной эффективности процедура аудита делится на этапы:

  1. Подготовка стратегического плана (методы подготовки основываются на нормативной документации, соответствуют государственным нормам).
  2. Разработка стандартов.
  3. Анализ документации.
  4. Оценка активов.
  5. Проверка техники безопасности, других процессов, которые с ней связаны.
  6. Составление независимой оценки.
  7. Поиск решений возникших проблем, составления плана их исправления.

Приказ о проведении аудиторской проверки

В законе не прописаны четкие сроки, периоды проведения, поэтому ее необходимость является лишь желанием менеджмента (зависит от финансовой деятельности предприятия). Приказ о проведении аудиторской проверки составляется по нормативным образцам. Указываются:

  • Законодательные нормы, на которые опирается управление при заказе проверки (N 161-ФЗ, N 119-ФЗ от 2001, 2002 года).
  • Исполнитель проверки, сроки, функции, тип (это может быть технологический, функциональный аудит, контроль реорганизации, банкротства).

Разработка плана и программы проверки

Полная разработка процесса проверки ведется не руководителями, а непосредственной командой аудиторов. План будущей процедуры является составной частью договора, поэтому его составление проводится еще на стадии подготовки. Факторы развития компании, процессов управления всегда включены в основные пункты. Что учитывается при составлении плана:

  • вид бухгалтерского учета;
  • финансовая деятельность лица, которое подвергается проверке (экономические факторы, компетентность должностных лиц);
  • насколько деятельность связана с риском;
  • определение периода работ (временные рамки и ключевые условия);
  • координацию работ;
  • аспекты, которые будут влиять на выводы и итоговую отчетность.
Читайте также:  Служебная записка об отзыве из отпуска образец

Процедура внутреннего аудита

Любая проверка проводится по принципу независимости, что гарантирует объективность и информативную точность, исключая корыстные цели исполнителей. Изначально составляется план на основании вышеперечисленных профессиональных стандартов. Перед этим формируется команда согласно профессиональной этике и установленным правилам (аудитор должен быть независимым лицом).

Далее готовится блок информации, на основании которой и проводится вся работа на структурных подразделениях в управлении компании. К ней относят отчетные документы, штатные расписания, квитанции, акты выполненных работ, данные о закупках, продажах и многое другое. Под финансовым контролем находится каждый процесс внутри организации, лишь после этого составляются цифры и выносится соответствующий вердикт с прогнозом и планом решения проблем.

Составление отчетов и аудиторского заключения для руководства

Аудитор подготавливает отчет, который передается руководству и непосредственному заказчику (это может быть и министерство, и иные ветви власти). Преимуществом документа является наличие информативных, объективных данных относительно финансовых показателей компании, методов улучшения этих показателей. Учитывая количество способов контроля, план состоит из трех объемных частей:

  1. Первый блок является вводным, где описываются поставленные задачи, методы их решения, принцип работы команды, общие выводы.
  2. Далее описываются пункты, над которыми углубленно работали специалисты.
  3. В заключительной части выдаются выводы, прогнозы, методы решения проблем.

Проведение внутреннего аудита на предприятии

Программа внутреннего анализа предприятия составляется параллельно с планом, имеет свободную форму. Все пункты, подразделы вписываются в соответствии с поставленными задачами. Данная проверка делится на три этапа: подготовительный, сбор данных, составление выводов. В проверке принимают участие все специалисты аудиторского отдела. Обязательно формируется чек-лист. Проводится:

  • контроль остатков на балансе;
  • изучение отчетности;
  • арифметическая и нормативная проверка;
  • калькуляция и свод цифр;
  • хронологический свод (проверка совпадений дат и сроков);
  • изучение отдельных документов юридическими специалистами.

Аудит кассы и расчетных операций

Задача аудита кассы, расчетных операций заключается в том, чтобы сверить нормативную документацию с бухгалтерской отчетностью, проверить их точность, законность, прозрачность ведения документации. Это необходимо для того, чтобы избежать возможной ответственности перед налоговой службой, проверкой. Нормы ведения бухгалтерии описаны в указе ЦБ РФ №40.

Задача каждого специалиста – это грамотное составление финансовых документов (актов, квитанций, учета потока денежных средств). Среди основных нарушений можно выделить неправильный контроль кассовых сбережений, неверный учет прихода, расхода, ошибки в оформлении документов на оплату, выдачу заработной платы, отсутствие квитанции за те или иные операции.

Аудит основных средств и нематериальных активов

Порядок проведения данного контроля составляется на основании данных о наличии, передаче в актив компании тех или иных средств или нематериального владения (патенты, сертификация, акции). Изначально изучаются условия хранения средств, их наличие, объемы, структура. После этого составляется анализ по амортизации средств, финансовых затратах при хранении, обслуживании. Нематериальные активы изучаются на основании внутрифирменных стандартов, выписываются в отчетность с оценкой инвестиционной привлекательности, вероятной прибыли (трат).

Аудиторская проверка материальных ценностей

Учет, проверка материальных ценностей на том или ином предприятии проводится часто, входит в список общих условий проведения аудита. Процедура необходима для:

  • оценки эффективности бизнес-процессов;
  • изучения условий хранения;
  • эксплуатации активов.

Государственные компании, перешедшие под контроль современного менеджмента, часто имеют проблемные активы, оставшиеся после развала СССР. Практика проведения проверки популярна, она определяет, какие активы крупных частных или государственных компаний являются нерентабельными. При грамотном составлении анализа специалист может составить план вывода актива из кризиса. Эта работа нужна для общей инвентаризации, проверке объемов активов.

Проверка финансовых результатов и капитала предприятия

Положительным моментом проведения проверки финансовых результатов является возможность избежать риска налоговых штрафов. Редко когда менеджмент предприятия заказывает анализ капитала предприятия без оценки отчетности. В процедуру входит изучение денежных активов, оборота, формируются точные показатели прибыльности, выручки, формируется убыток по кварталам, месяцам. Это помогает руководству оценить всю финансовую ситуацию в организации, выделить для себя перспективные направления деятельности.

В задачи входит формирование стратегии будущего развития, составление детального плана по вероятной прибыли (составляется прогноз на основании данных рынка, текущих показателей компании). Финансовые результаты составляются на основании показателей продаж, объемов производства, курса валют, активов. Специалисты определяют достоверность информации, сравнивают документацию, подтверждают ее точность или указывают на ошибки.

Аудит финансовой отчетности

Изучение и проверка финансовой отчетности – важный параметр при проведении аудита. Финансовая документация формируется соответствующим отделом на предприятии. На основании этих документов подается налоговая отчетность. Если в обороте компании находятся сотни тысяч долларов, то малейшее отклонение или ошибка в отчетности может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой службы.

Во избежание аудиторского риска все работы ведутся только с актуальной документацией, информацией, подтвержденной на момент проверки. Среди аудиторов должны быть юридически грамотные специалисты, владеющие данными о законодательстве, всех изменениях, которые проводятся в сфере налоговых начислений, бухгалтерских отчетов. Только так заказчик может быть уверен в том, что получит объективный, точный результат (оценку финансовой отчетности).

Периодичность внутреннего аудита

Законодательно не установлены нормы, требования относительно периодичности проведения аудиторских проверок на частных и государственных предприятиях. Их заказчиком, инициатором может быть как руководство, так и министерство (в государственных компаниях). Для многих руководителей это является гарантией контроля над финансовыми показателям организации. Рекомендация по обязательному аудиту описывает нормируемую периодичность в один календарный год.

Видео

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector