Отчет о проведении внутреннего аудита

Совещание 25.03.2010

Отчеты о результатах внутренних аудитов за 2012-2014 гг.

Отчеты о результатах внутренних аудитов за 2015 г.

Отчеты о результатах внутренних аудитов за 2016 г.

Отчеты о результатах внутренних аудитов за 2017 г.

Отчеты о результатах внутренних аудитов за 2018 г.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5

Начальник университетского центра качества

по результатам внутреннего аудита

системы менеджмента качества ОТСХП ИСХПР

1 План проведения внутреннего аудита

2 Результаты внутреннего аудита

3 Области, требующие улучшений

План проведения внутреннего аудита был разработан согласно подразделу 5.3 СМК ДП 8.2-2.04-12, согласованные с руководителями структурных подразделений и утверждены директором ИСХПР. План представлен в приложении А. Сводная информация по планированию аудита приведена в таблице 1.1

Таблица 1.1 – Сводная информация

– – уполномоченная по качеству, зав. ОЕНПРэ

– – зав. кафедрой ФПХ;

– оценка соответствия всей СМК или отдельных ее частей требованиям ГОСТ ISO 9001, ГОС/ФГОС (Федеральным государственным требованиям) и требованиям локальных актов НовГУ;

– оценка соответствия всей СМК или отдельных ее частей намеченной Политики и достижения Целей в области качества в НовГУ;

– определение возможности и путей улучшения СМК для достижения устойчивого успеха университета;

– проверка выполнения и определение результативности корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих проверок.

– предоставление заинтересованным сторонам доказательств результативности функционирования СМК.

o кафедра животноводства;

o кафедра растениеводства;

o кафедра технологии переработки сельхозпродукции;

– процессы: обеспечивающие процессы, процессы менеджмента и образовательной деятельности.

– проверяемые разделы СМК: 4 – 8 разделы.

– проверяемые документы: планы деятельности, записи по процессам, записи о выполненных работах и проведённом анализе показателей.

– требования национального стандарта ГОСТ ISO 9001;

– требования национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9004;

– требования Стандартов и директив ENQA;

– ГОС/ФГОС по направлениям/специальностям подготовки;

– локальные акты НовГУ.

Основание для проверки: приказ № 000 от 01.01.2001 года «О программе внутренних аудитов СМК НовГУ на 2013-2014 учебный год».

Дата проведения проверки:

16.10, 18.10. 2013 года.

ФИО представителей проверяемого подразделения

кафедра технологии переработки сельхозпродукции

кафедра механизации сельского хозяйства

2 Результаты внутреннего аудита

В соответствии с приказом № 000 от 01.01.2001 года в период с 03 по 18 октября 2013 года был проведен внутренний аудит системы менеджмента качества всех кафедр ИСХПР с целью оценки степени её соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001 и готовности СМК к сертификации и определения результативности СМК НовГУ. Для руководителей проверяемых учебных подразделений был проведен обучающий семинар. Непосредственно перед проведением проверки руководители и уполномоченные по качеству проверяемых подразделений ИСХПР прошли курсы повышения квалификации по программе «Система менеджмента качества вуза на основе МС ИСО серии 9000. Внутренний аудит процессов образовательной деятельности» и им присвоена квалификация внутренний аудитор.

В ходе проверки устанавливались наличие и актуальность объективных свидетельств выполнения требований разделов 4-8 ГОСТ ISO 9001 и рекомендаций разделов 4-9 ГОСТ Р ИСО 9004.

Заполненные чек-листы по результатам аудита в каждом подразделении прилагаются (Приложения Б).

Аудит системы менеджмента качества выявил несоответствия, которые указаны в протоколах несоответствия (Приложения В, Г, Д, Е, Ж, З), а также в сводном отчёте по несоответствиям (Приложение И). Часть несоответствий относятся к общим по отделению и приведены в

Проверка проводилась на всех кафедрах отделения технологии переработки сельскохозяйственной продукции.

Кафедры отделения были подготовлены к аудиту в полной мере и заинтересованы в нём.

Была предоставлена большая часть необходимой актуализированной документации по обеспечению ресурсами, контролю и улучшению образовательного процесса в подразделениях отделения. При проведении аудита присутствовало, как правило, большинство преподавателей и учебно-вспомогательного персонала кафедр.

При проверке кафедр ОПСХП в сумме выявлено 18 несоответствий (2 значительных и 16 незначительных) и 2 наблюдения.

– почти во всех проверяемых подразделениях не ведутся записи о подготовке, навыках и опыте персонала (личная карточка работника) (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 е);

– нет единой формы планов работ кафедр. В большинстве имеющихся планах работ цели не измеримы, ответственные и сроки не определены. В некоторых подразделениях не формируются отчёты о проделанной работе за год (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4);

– на кафедрах отсутствует информация об удовлетворённости потребителей (ГОСТ ISO 9001 п. 7.2.3);

– лаборатория социологии проводит исследования в целом по университету, что не позволяет использовать результаты для повышения результативности работы каждой кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 8.2.1).

– должностные инструкции для УВП разработаны в соответствии с СМК, но не все согласования были на момент проверки (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);

– личные карточки преподавателей в процессе оформления (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 е).

– рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

– в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б, п. 5.4);

– отчет о рейтинге кафедры находится только на электронном носителе (не распечатан) (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б).

Кафедра технологии сельскохозяйственного производства

– в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

– повышение квалификации персонала в профессиональной деятельности не планируется, проводится только по необходимости (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2.1).

Кафедра механизации сельского хозяйства

– отсутствует номенклатура дел (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2);

– отсутствует годовой отчет кафедры (ГОСТ ISO 9001 п.5.1.б).

– в индивидуальных планах работы преподавателя отсутствует оценка работы и подпись зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п.4.2.а);

– в плане работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

– отсутствуют должностные инструкции для УВП (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);

– экзаменационные билеты не утверждены и не подписаны зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п. 7.6).

Выводы и рекомендации:

Система менеджмента качества кафедр ОТПСХ хорошо документирована, работает результативно и эффективно. Руководители, преподаватели и сотрудники кафедр отделения в целом знают и выполняют требования системы качества и ее документации, а также Положений, регламентирующих деятельность подразделений. Большая часть деятельности преподавателей и сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом.

Аудит системы менеджмента качества показал, что в отдельных подразделениях ОТСХП требования стандарта ГОСТ ISO 9001 выполняются не в полном объёме.

По повторяющимся несоответствиям в подразделениях, можем сделать вывод о несоответствиях по всему отделению.

Несоответствия общего уровня:

1-е значительное несоответствие: нет единой формы планов работ кафедр. В большинстве имеющихся планах работ цели не измеримы, ответственные и сроки не определены. В некоторых подразделениях не формируются отчёты о проделанной работе за год. (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.2, п. 5.4.1, п. 5.6.1)

Рекомендация – разработать типовой план работы подразделения и отчётности по показателям плана работ.

Уже никто не оспаривает несомненную пользу внутреннего аудита. Правильно проведенный контроль внутри компании позволяет устранить ошибки и недочеты, повысить эффективность деятельности и дисциплинировать сотрудников. Эта форма деятельности организации, как и многие другие, требует документальной работы.

Понятие отчета по внутреннему аудиту

Отчет по ВА — это один из обязательных документов контроля, отражающий данные по результатам внутренней проверки. Изложенная в нем информация должна отражать данные контроля, его результаты и конкретные предложения. Этот документ является важным звеном в процессе устранения недостатков и нарушений, а также в анализе эффективности рабочих процессов.

При проверки узкой части рабочих процессов компании отчет может быть довольно скромный. Особенно если в результате аудита не было обнаружено серьезных недостатков. Глобальный аудит имеет более крупную форму отчета, но и этот документ является основным бланком проведенного контроля.

Данное видео расскажет об отчете по внутреннему аудиту:

Его предназначение

Простое составление отчета ВА с указанием выявленных недочетов лишь отмечает ошибки. Такой отчет не обладает полной информацией и не может считаться полезным документом. Грамотно составленный отчет решает значительно больше задач, чем простое информирование.

Правильный отчет решает следующие задачи:

Раскрывает и описывает необходимые данные.
Фиксирует предложения и рекомендации для исправления.
Указывает смягчающие обстоятельства и излагает план корректирующих мероприятий.

Этот документ по сути является подтверждением правильности организации работы и корректного курса предприятия.

Форма и правила составления

Главными критериями правил составления отчета служат качественно изложенные сведения. Правильный отчет по внутреннему аудиту должен соответствовать 7 требованиям по корректности донесения информации. Сообщения в отчеты должны быть:

Ясными.
Точными.
Краткими.
Полными.
Объективными.
Конструктивными.
Своевременными.

На основании этих правил должна базироваться и форма отчета по внутреннему аудиту. Несмотря на то, что отчет по ВА является официальным документом организации, единой формы его составления не существует. Каждая компания в праве использовать удобный формат изложения информации в зависимости от объема отчета и целей его составления.

Ниже будет рассмотрена форма отчета службы внутреннего аудита по результатам внутреннего аудита СМК.

Данное видео содержит еще больше полезной информации об отчете по внутреннему аудиту:

Содержание отчета

При составлении отчета необходимо понимать, что данный документ касается не всех областей деятельности организации, а только в сфере рассматриваемых вопросов. Поэтому вне зависимости от выбранной формы документа, в нем должны отражаться 3 главных части:

В вводной части аудиторского отчета указываются данные предприятия и информация об объекте контроля. Также приводятся сведения о сроках проверки и выносятся основные вопросы, подвергшиеся аудиту. Аналитическая часть документа подразумевает включение всех выявленных недостатков и нюансов, а также должна содержать указания на плюсы, определенные в результате контроля. Итоговая часть содержит выводы и рекомендации.

Отчет по проведению внутреннего аудита качества (образец) вы можете скачать здесь.

Пример заполнения отчета о результатах осуществления внутреннего финансового аудита

Отчет по внутреннему аудиту обязательный документ. Без его составления вся деятельность ВА практически утрачивает смысл. Форма его составления произвольная, а содержание должно быть предельно лаконичным и полным. Составить отчет по узкой сфере проверки довольно просто, а умение корректно формировать данные по всей деятельности компании приходит с опытом.