Опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Учёт трудовых книжек на предприятии

Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.

Скрепление сургучной печатью

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную>
купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.

Опломбирование учетных книг

Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.

Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.

Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации опломбирована пломбой-наклейкой СКР® и скреплена печатью. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

До чего же бывает обидно, когда трудишься на совесть и, казалось быть везде царит порядок но вот приходит проверка проверка ГИТ находит ничего более «страшного», чем отсутствие сургучной печати или пломбы на книге -учета движения трудовых книжек и вкладышей в них! Казалось бы, книга прошита, пронумерована, даже печать стоит. И все равно. штрафуют.

Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением – отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+. Дело сделано: инспектору – выявленное нарушение, а вам – штраф!

Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона. Но сначала придется в них разобраться.

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее – Правила). В соответствии с п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована пломбой-наклейкой СКР® . Вопреки этим строгим требованиям далеко не в каждой организации встретишь книгу, которая была бы скреплена сургучной печатью или опломбирована.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

Откровенно говоря, мы вполне понимаем таких «нарушителей»: данное требование Правил не очень оправданно, особенно если вести речь о проставлении сургучной печати.

Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар.

Неудобство 2. Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко.

Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать – с постановлением Правительства РФ не поспоришь!

И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована».

Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба – это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения. Слово «пломба» происходит от латинского «plumbum» – свинец. Означает ли это, что пломба обязательно должна быть свинцовой? Спешим вас обрадовать -вовсе нет. Время диктует свои условия, и современные пломбы могут изготавливаться из разных материалов. Главная задача пломбы – защита от несанкционированного вскрытия.

С 1 января 2006 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее – ГОСТ 31282-2004). Данный стандарт, как легко догадаться, распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию.

Согласно ГОСТ 31282-2004 пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

Пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию.

Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

Производится в России ООО «Альфа-Силтэк», разработка защищена патентом РФ № 67313, приоритет от 31.05.2007.
При попытке вскрытия проявляется необратимая индикаторная надпись «OPENED! ВСКРЫТО! СИЛтэк SILtech».
Поля для даты и подписи лица, установившего наклейку на объект.

Внимание! Оригинальная продукция имеет УФ свечение в УФ излучении.

При попытке вскрытия пломбы-наклейки путем термического воздействия (выше 85°С) на поверхности наклейки проявляется специальный термохромный рисунок черного цвета.
Отсутствие свечения термохромного рисунка под воздействием ультрафиолетовых лучей свидетельствует о попытке вскрытия пломбы-наклейки спиртосодержащими жидкостями или другими растворителями.

Экспертный ответ

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.

Вы работаете специалистом по охране труда? Или хорошо разбираетесь в вопросах по охране труда?

Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.

Вознаграждение выплачивается каждый четверг, минимальная выплата 300 рублей. Дать экспертный ответ

Комментарии к вопросу: 55

Уважаемые коллеги, если нет экспертного ответа, Вы так же сможете найти ответ на вопрос в комментариях

“>

	Наибольший интерес в целях опломбирования данной книги, на наш взгляд, представляют пленочные пломбы. Силовая нагрузка у них невелика, но ведь мы же не вагоны пломбируем 🙂 . Главное – это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.