Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или специальная строительная техника. Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия. Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки. В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.
На что обращать внимание
Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст. 9, в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату. Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:
- Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
- Не проставлена дата внесения изменения.
- Нет подписи человека, который составил документ.
- Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.
Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается. Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается. Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный здесь, может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.
На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.
Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства. Для того, чтобы вести учет пробега и времени эксплуатации транспорта, нужно выписывать путевые листы. Иногда приходится вносить поправки в этот документ, и важно сделать это правильно, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговой службой. Рассмотрим, как это осуществить согласно законодательству.
Допускаются ли исправления?
В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.
В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.
Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.
Как вносить исправления + пример
Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ. Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.
К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.
С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц, которые участвуют в заверении правки.
Пример внесения правок в путевой лист
Частые ошибки
Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:
- не указана дата внесения правки;
- отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
- отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
- изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.
Важно не забывать заполнять все обязательные реквизиты первичного документа, так как незаполненные графы делают его недействительным. После правок нужно все хорошо проверить.
Вывод
Заполняя путевой лист, нужно вписывать все необходимые реквизиты. Если в документе нужно исправить ошибку, это можно сделать методом штриха. Важно следовать указанной инструкции, иначе он будет считаться недействительным. Учитывая изменения, каждую подпись нужно расшифровывать. Правильно исправленный путевой лист считается действующим.
В первичные документы могут закрасться ошибки. Как исправить ошибку в путевом листе ? Какой порядок действий? Какие правила исправления? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Компания решает
Действующее законодательство не возбраняет вносить исправления в первичные документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Более того, организация должна самостоятельно разработать порядок внесения исправления в первичные документы (бумажные и электронные), ориентируясь на правила ведения бухучета и особенности своего документооборота.
В качестве примера исправления ошибок можно использовать нормативку, регулирующую аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как исправить ошибку в путевом листе автомобиля ? Взять за основу алгоритм исправления ошибок, допущенных в счетах-фактурах (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).
Порядок исправления первичных документов нужно включить в учетную политику для целей бухгалтерского учета или оформить соответствующее приложение к ней.
Как счета-фактуры
Одним из самых популярных способов, как правильно исправить ошибку в путевом листе , является составление нового документа с правильными данными. В нем нужно указать:
- номер и дату первоначального документа, в который вносятся исправления;
- порядковый номер и дату исправления.
Первоначальный ошибочный документ нужно приложить к новому верному экземпляру. При использовании такой схемы внесения исправлений у организации будет (письмо ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412):
- информация о неправильном и верном текстах документа;
- сведения о дате исправления;
- подписи ответственных лиц.
Однако это не единственный способ, как исправить ошибку в путевом листе автомобиля спустя месяц или даже год. Вторым способом является зачеркивание неправильного текста и указание правильных сведений над зачеркнутой информацией.
Важно зачеркнуть неверную информацию одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Сделанную корректировку нужно заверить подписями лиц, которые составляли документ. Следует указать их Ф.И.О., а также дату внесения исправлений.
Предложим образец, как исправить ошибку в путевом листе . Например, неверно указана дата рейса – 24.06.2019. Реально поездка состоялась 25.06.2019. В этом случае неверную дату нужно зачеркнуть одной чертой 24.06.2019 , указав сверху правильную – 25.06.2019. Заверить внесенное исправление должен сотрудник, ответственный за составление путевых листов и водитель транспортного средства. В аналогичном порядке исправляются ошибки в путевом листе обнаруженные даже год спустя после составления первичного документа.
