Кто может работать в отделе кадров

Кто может работать в отделе кадров

Отдел кадров – это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров – это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи. Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Читайте также:  Можно ли вернуть золотое украшение в магазин

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :

На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

Учет личного состава.

Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Разработка предложений по улучшению условий работы.

Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

ведет личные дела сотрудников ;

составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции :

Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции :

занимаются вопросами воинского учета;

подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями. И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Читайте также:  Сертификат качества на игрушки

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

— Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы :

отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

отлично знаете все, что касается охраны труда;

умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Статьи по теме

Работа с кадрами является основной составляющей деятельности любого предприятия. Узнайте, что входит в кадровую деятельность и как наладить работу с персоналом в своей компании.

Вы узнаете:

  • Что такое кадровая работа.
  • Кто должен заниматься работой с кадрами на предприятии.
  • Какие документы регламентируют работу с кадрами.

На протяжении многих лет кадровая работа в России зависела от таких факторов, как влияние государственных органов и национальная идеология. Поэтому целый ряд процессов проходил вне непосредственного участия руководителя кадровой службы предприятия. Сегодня кадровая деятельность и управление персоналом являются основой эффективного использования трудовых ресурсов – главного источника процветания компании.

Что включает в себя кадровая работа

Кадровая работа – это совокупность способов воздействия на работников для повышения их эффективности и достижения задач, поставленных компанией.

Главной целью кадровой работы является развитие кадрового потенциала фирмы, создание эффективной и производительной команды, достижение наилучших результатов деятельности компании. Для обеспечения максимально эффективной деятельности организации персонал должен отвечать ряду требований в области компетентности, надежности и работоспособности.

Работа с персоналом включает в себя:

  1. Кадровое планирование.
  2. Подбор кадров в соответствии с потребностями фирмы.
  3. Распределение работников предприятия по отделам и должностям.
  4. Создание кадрового резерва компании.
  5. Обеспечение повседневной работы сотрудников компании.
  6. Оценка персонала , как каждого работника в отдельности, так и целого отдела или департамента в общем.
  7. Мотивационные и стимулирующие меры руководства.
  8. Мероприятия, направленные на обучение и профессиональное развитие работников.

Кто ответственный за кадровую работу

Управлением персоналом в большинстве организаций занимается отдел кадров. Это не только функциональная единица фирмы, но и ее лицо: именно с этого отдела будущий работник начинает знакомство с предприятием.

Функции отдела кадров

  1. Анализ существующей ситуации на предприятии, определение потребности в кадрах, подбор работников.
  2. Анализ текучести персонала . Если уровень текучести выше норматива, необходимо разработать методы борьбы с этой проблемой. Например, ввести накопительную систему льгот, использовать собственную пенсионную программу и т. д.
  3. Разработка и внедрение систем мотивации труда работников.
  4. Разработка штатного расписания.
  5. Оформление личных дел, при необходимости выдача сотрудникам справок.
  6. Работа с трудовыми книжками работников – прием, заполнение, хранение, выдача.
  7. Учет отпусков и рабочего времени в соответствии с трудовым законодательством.
  8. Проведение тестирования и аттестации сотрудников .
  9. Разработка планов обучения и повышения квалификации работников компании.
  10. Создание кадровых технологий.
Читайте также:  Жалоба в порядке 125 упк рф образец

Недорогие игры для сотрудников, которые поднимут их производительность

Если стандартная мотивация уже не работает, а денег на дорогую геймификацию нет, не отчаивайтесь. Ваши коллеги нашли решение проблемы. Предлагаем ознакомиться с идеями, которые подняли производительность сотрудников, в статье электронного журнала «Генеральный Директор».

Какие процессы входят в кадровую работу

Работу по управлению кадрами можно условно разделить на несколько пунктов.

  1. Кадровое делопроизводство. Сюда входит весь документооборот, касающийся перемещения работников:
  1. прием, увольнение, перевод на другую должность;
  2. оформление командировок ;
  3. оформление отпусков;
  4. регистрация больничных;
  5. ведение учета сотрудников.
  • Аналитика. Анализируются критерии эффективности сотрудников, на основе этих данных формируется отчетность и выносятся рекомендации по дальнейшей кадровой работе.
  • Обучение персонала. Оно может быть:
    1. плановое, которое можно проводить без отрыва от производства;
    2. в формате тренингов;
    3. в виде курсов или повышения квалификации в профильных учебных учреждениях.
    4. Обеспечение компании кадрами с соответствующим опытом и квалификацией.
    5. Формирование кадровой политики – главный пункт работы с кадрами. Политика формируется специалистами отдела кадров, руководителем компании, линейными менеджерами.
    6. В каждом компании эти пункты и направления могут расширяться в зависимости от специфики работы фирмы.

      План по кадровой работе

      Главным документом системы кадрового менеджмента является план по работе с персоналом. Чаще всего в компании есть два плана – оперативный и стратегический . Рассмотрим их подробнее.

      Оперативный план

      В оперативном плане содержатся идеи по текущей работа с кадрами. Документ составляется на отдельные периоды, от месяца до года, в зависимости от краткосрочных и среднесрочных целей компании. План составляется с упором на определенном процессе либо по конкретному направлению работы с кадрами.

      К примеру, в оперативный план может входить планирование:

      • потребности компании в специалистах с определенной квалификацией;
      • обучения персонала ;
      • сокращения сотрудников компании на заданный промежуток времени;
      • формирования кадрового резерва;
      • затрат на подбор и содержание персонала.

      Стратегический план

      Стратегический план составляется на пять лет и более и формирует кадровую политику . Содержание документа тесно связано с общим стратегическим планом развития компании.

      Планы могут (и даже должны) меняться в контексте влияния внешних и внутренних факторов. Например, поводом для корректировки плана может стать смена владельца фирмы или обвал национальной экономики.

      Документы, регламентирующие работу с кадрами

      Регламентирующие документы создаются по мере роста и развития компании. В небольших компаниях, где работает около 20 сотрудников, такие документы не обязательны – достаточно периодически проводить общее собрание. В крупных компаниях регламенты обязательны, они позволяют систематизировать и оптимизировать кадровую работу.

      В основе кадровой работы лежат следующие регламентирующие документы:

      1. Положение о работе с персоналом. Документ закрепляет за каждым подразделением определенный набор функций, определяет ответственность каждого участника и регулирует взаимоотношения между отделами.
      2. Правила трудового распорядка. Локальный документ, разрабатываемый для определенных целей:
      1. поддержание на высоком уровне трудовой дисциплины;
      2. организация трудового процесса;
      3. оптимальное распределение рабочего времени;
      4. гарантия качества труда.
    7. Должностная инструкция. Документ, регламентирующий трудовую деятельность сотрудника. В него включены следующие пункты:
      1. список должностных обязанностей;
      2. область ответственности;
      3. порядок взаимоотношений сотрудников с определенными подразделениями;
      4. правила замещения отсутствующего сотрудника.
      5. Штатное расписание. В документ включаются данные о численности персонала, прописываются оклады, премии, бонусы.
      6. Положение о формировании кадрового резерва. Документ используется в крупных организациях, где стратегические планы требуют развития кадрового резерва. В него могут быть включены кандидаты и из внутренних ресурсов, и из внешнего рынка.
      7. Положение об этапах адаптации. Документ определяет систему профессиональной, психологической и социальной адаптации персонала на предприятии. Эффективная адаптация позволяет уменьшить текучесть кадров и увеличить качество работы начинающих сотрудников.
      8. Положение по подбору и отбору персонала. Документ, закрепляющий алгоритм подбора и отбора работников компании . На выполнение каждой операции устанавливается конкретный срок, между участниками подбора кадров распределяется ответственность.
      9. Кроме этого, в каждой компании могут существовать собственные локальные документы, определяющие алгоритм в заданном направлении кадровой работы.

        Ссылка на основную публикацию
        Adblock detector