Какие документы распечатывать по зарплате ежемесячно

Какие документы распечатывать по зарплате ежемесячно

Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробнее о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте здесь >>>

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса. Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
Читайте также:  Как заполняется бухгалтерский баланс подробный пример

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

О том, как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51, читайте здесь >>>

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Заказать услугу

Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».

Читайте также:  Протокол осмотра места происшествия кража из магазина

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.


Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:

  • индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
  • бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).

К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.

Форма т-51. расчетная ведомость

  1. Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  2. Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
  3. Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
  4. Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
  5. Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
  6. Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
  7. Т-54 Форма «Лицевого счета»;
  8. Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
  9. Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
  10. Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.

Документы по учету и начислению заработной платы

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ).
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).

Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе

По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:

  • пересмотреть нормы;
  • пронормировать работы заново;
  • выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
  • принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.

В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Читайте также:  Дают ли инвалидность после рча сердца

Какие формы по зарплате нужно распечатывать

Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров. Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.

либо дисквалифицирует (ст. 15.11

КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ). Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа.

Документ создают, ведут, хранят, уничтожают.

Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам. ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице. Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо.

У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги. Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом. Нюансы заполнения Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его личной карточки.
Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.
Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой). 2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61). 2.3.

  • фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
  • занимаемая должность, профессия или специализация, которой занимается сотрудник;
  • оклад либо тарифная ставка;
  • сколько дней или часов было отработано в указанный период (отдельно указываются выходные и будние дни);
  • сумма, которая начислена организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделяется на разные виды плат, включая «общий» столбец, который обобщает данные);
  • какая сумма была удержана и зачтена ранее (аванс, налог на доходы и пр.);
  • долги работника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
  • сколько всего денежных средств положено выплатить работнику по этой ведомости.

Кем подписывается На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ.

Статьи по теме

Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров.

Что грозит, если нет распечаток

Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб. либо дисквалифицирует (ст. 15.11 КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ).

Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге

Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа. Документ создают, ведут, хранят, уничтожают. Как хранить документ, зависит от того, как он создан. Общий принцип можно сформулировать так: если работник подписывает первичный документ лично, его нужно хранить на бумаге (см. схему ниже).

Схема. Какие документы по зарплате печать

Полную версию таблицы и статьи, смотрите по ссылке>>>

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector