Как правильно оприходовать товар

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без складского хозяйства. Склады служат не только для хранения товарных запасов, но и для бесперебойной, продуктивной работы производственных цехов и всего предприятия в целом. С этой целью разрабатывается комплекс работ, предусматривающих подготовку к приемке товаров, ее оприходованию – организации и размещении на хранение, подготовку к отпуску и, в конечном итоге, отпуску товарополучателю.

Все эти операции и составляют в совокупности складской учет, и очень важно в этом случае правильно и рационально его организовать. Например, внимательная приемка товара позволяет своевременно предотвратить поступление недостающих товаров, а также выявить некачественную продукцию.

Облачная система автоматизации складского учета.
Контролируйте учёт товаров, снижайте потери и увеличивайте прибыль!
Подключиться бесплатно >>

Соблюдение рациональных способов хранения с поддержанием оптимальных режимов хранения и постоянным контролем за хранимыми товарами обеспечивают их сохранность и создают удобство для быстрой отборки, способствуя более эффективному использованию всей складской площади.

Правильное соблюдение схемы отпуска товаров способствует быстрому и четкому выполнению заказов покупателей. Особое внимание следует обратить на безошибочное и правильное оформление документов, чтобы избежать дальнейших ошибок на всех этапах складского учета.

Поступление и оприходование товаров на склад

Начальная стадия складского процесса начинается с операции поступления товара. Количество операций, связанных с этим процессом и последовательность выполнения зависят от размера партии товара и вида транспортных средств, которыми их доставили на склад.

Пример оформления поступления товара на склад в системе Класс365

Следует зафиксировать время прибытия и количество поступающих на склад товаров, что позволит правильно спланировать необходимые мероприятия по приемке и оприходованию товаров.

К подготовительным операциям можно отнести выбор места разгрузки, которое максимально приближено к помещению хранения, определение нужного количества работников для разгрузки и точное распределение работ между ними, подготовка необходимого количества подъемно-транспортного оборудования, определение мест хранения и подготовка документации по оформлению приема-сдачи товаров.

Способы оприходования

Приемка товаров является важнейшей составляющей складского процесса, которая предусматривает проверку выполнения договорных обязательств по ассортименту, количеству, качеству и комплектности товаров. Она включает операции по проверке поступивших товаров, оформлению приемки в соответствующих документах и принятии товаров на учет.

Пример оформления складского ордера в системе Класс365

Если товары поступили без сопроводительных документов (счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков и пр.), в этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и указываются, какие документы отсутствуют.

После поступления на склад готовой продукции, заводится карточка складского учета. Количественный учет товара ведется по наименованиям, с учетом отличительных признаков (марки, модели, артикулы, фасоны, типоразмеры), причем в тех же единицах, которые указаны в сопроводительных документах.

Помимо этого, учет может вестись по укрупненным группам товара. Порядок инвентаризации готовой продукции аналогичен инвентаризации материалов. В случае недостачи товаров составляется акт с подписями тех лиц, которые производили приемку.

Полнота и правильность оприходования

После количественной приемки осуществляется операция распаковки для проверки качества полученного товара. Это проводится с целью выявления соответствий качества поступивших на склад товаров специальным требованиям стандартов, техническим условиям и условиям договора, а для определенных товаров и образцам-эталонам.

Одновременно с этим производится проверка комплектности, упаковки, тары и маркировки. При выявлении нарушений по результатам приемки составляются акты, подтверждающие невыполнение поставщиком условий договора. На их основании могут быть предъявлены претензии поставщику об устранении недостатков поставленных товаров, о возмещении убытков и тому подобное.

Автоматизация складского учета в онлайн-программе Класс365

Большое значение имеет также механизация и автоматизация складского технологического процесса, что способствует росту производительности труда, ускорению погрузочно-разгрузочных работ и сокращению простоя транспортных средств.

Важным достоинством автоматизации склада является устранение влияния человеческого фактора на складские процессы, количество ошибок сокращается до минимума, повышается качество и оперативность, дается возможность получить отчеты по остаткам складского товара на любую дату.

Вопреки всем мифам автоматизировать складские операции достоточно просто, достаточно просто воспользоваться онлайн-программой для автоматизации бизнеса Класс365.

Автоматизация складского учета с помощью онлайн-программы Класс365 позволяет контролировать учет товаров, решает наиболее характерные проблемы склада, связанные с пересортицей, низкой скоростью комплектации заказа, ошибками персонала, просроченными товарами, позволяет также координировать складские операции в момент поступления, оприходования и размещения товара, комплектации заказов, отгрузки.

Начните работу с Класс365 уже сегодня!

Забудьте о рутинных операциях и ошибах в документах! Управляйте бизнесом легко и эффективно!

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.

Документы для оформления поступления товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:

товарная накладная;
товарно-транспортная накладная (ТТН) – она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
счет-фактура.

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

Счет-фактура и товарная накладная;
Товарная накладная;
Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Приемка товаров

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Что делать, если нет сопроводительных документов

Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.

Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.

Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.

Дебет	Кредит
Оприходованы товары (без НДС)	41	60
Начислен НДС	19	60
Расходы на доставку	41	60
Начислен НДС на доставку	19	60
НДС принят к вычету	68	19
Погашена задолженность	60	50(51)

Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.

Дебет	Кредит
Перечислена оплата поставщику	60	50 (51)
Оприходованы товары (без НДС)	41	60
Начислен НДС	19	60
НДС к вычету	68	19

В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.

Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.

Дебет	Кредит
Брак возвращен поставщику	76	41
Восстановлен НДС	76	68
или Списан НДС	76	19
Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества	51	76

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ. Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без складского хозяйства. Склады служат не только для хранения товарных запасов, но и для бесперебойной, продуктивной работы производственных цехов и всего предприятия в целом. С этой целью разрабатывается комплекс работ, предусматривающих подготовку к приемке товаров, ее оприходованию — организации и размещении на хранение, подготовку к отпуску и, в конечном итоге, отпуску товарополучателю.