Изменение паспортных данных в трудовом договоре

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Иностранный гражданин работает в организации по трудовому договору. 01.01.2015 он получил новый паспорт иностранного гражданина, работодателю новый паспорт представлен 08.07.2015. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника не изменились.
Нужно ли в связи с этим внести изменения в трудовой договор или заключить дополнительное соглашение к трудовому договору?
Какую дату необходимо указывать при внесении изменений (паспортных данных)?

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

фамилии – актуально после бракосочетания;
места жительства – при смене прописки;
данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

внесение поправок на основании недействительной документации;
несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Необходимость совершения замены в указанных случаях в полной мере регламентируется Постановлением Правительства РФ №828 от 8 июля 1997 года.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

трудовое соглашение;
лицевой счет в финансовой организации;
личная карточка;
доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

От сотрудника PR-отдела

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

15 марта 2019 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2019 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

сформировать дополнение к имеющемуся трудовому соглашению, которое будет учитывать изменения в паспортных данных;
внести в личную карточку сотрудницы соответствующие поправки;
учесть новую информацию в рамках формирования налоговых и внебюджетных отчетов;
оформить новою доверенность с учетом одновременного отзыва устаревшего экземпляра;
направить уведомление всем штатным сотрудникам организации, контрагентам и сторонам, выступающим в качестве третьих заинтересованных лиц о том, что сотруднице была выдана на руки новая доверенность;
оформить бумаги, требуемые для замены зарплатной банковской карты;
назначить ответственным лицом главного бухгалтера ООО «Египет» Артамонову А.А.

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2008 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2019 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Сколько стоит биометрический паспорт? — Это зависит обычно от региона, где гражданин подает заявление.

Смотрите , что нужно, чтобы получить паспорт в 20 лет.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Первый этап	Сотрудник учреждения обязуется предоставить в пользу работодателя заявление, оформленное в письменном виде, содержащее в себе прошение о внесение изменений в учетную документацию компании. Кроме того, требуется в обязательном порядке сменить ИНН и полис обязательного медицинского страхования.
Второй этап	Остальные мероприятия осуществляются уполномоченным представителем кадрового отдела. Во-первых, он занимается разработкой произвольной формы приказа на основании предоставленной работником заявительной документации. Эта бумага в дальнейшем проходит регистрацию в специальном журнале, содержащем в себе актуальные сведения о штате компании и передается под роспись самому сотруднику и ответственному работнику бухгалтерии.
Третий этап	Все планируемые изменения вносятся в личную карту сотрудника, оформленную, в свою очередь, на бланке Т-2. Также происходит указание всех свидетельств, выступающих в качестве оснований изменения. Устаревшая информация зачеркивается простой чертой, а поверх нее вписываются актуальные данные. На этом же этапе кадровики занимаются проставлением своих подписей и дат совершения изменений. Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.
Четвертый этап	На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2003 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов. Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения. Актуальные ссылки на название соответствующей документации, ее номер и дату проставляются на обложке рассматриваемого рабочего документа и заверяются непосредственным работодателем. В данных рамках рекомендуется не забывать и о учетных книгах движения трудовой документации, а также о вкладышах к ним, где также указывается информация о ФИО каждого конкретного сотрудника.
Пятый этап	На основании положений действующей инструкции, связанной с обеспечением эффективного функционирования учета в рамках воинской обязанности граждан РФ, которая, в свою очередь, была в 2007 году утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации №500, для военнообязанных сотрудников представители кадровой службы должны внести соответствующие поправки и в документы воинского учета. Изменения семейного положения, данных об образовании, должности, фактического места проживания, или ухудшение состояния здоровья до показателей инвалидности, вносятся в специальный журнал учета и передаются сотрудникам под личной подпись.
Шестой этап	На основании требований, в полной мере прописанных в Инструкции о порядке персонифицированного учета застрахованных граждан, в случае изменения сотрудником организации персональной информации о фамилии, уполномоченный представитель кадровой службы должен в обязательном порядке предоставить в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ заявление о смене свидетельства о страховании. Образец соответствующей заявительной документации в подавляющем большинстве случаев составляется по формам АДВ-2 м АДВ-6, которые, в свою очередь, были утверждены Постановлением Пенсионного Фонда Российской Федерации № 192п от 31 июля 2006 года. В соответствии с пунктом №14 рассматриваемой Инструкции, новое страховое свидетельство выдается работнику в течение 7 дней. Для подтверждения получения обновленного документа каждый конкретный сотрудник должен проставить свою подпись в специальной ведомости. После этого в течение 30 дней с момента получения свидетельства сотрудником организации, непосредственный страхователь должен передать ведомость в отделение ПФР.
Седьмой этап	В случае, если персональная информация изменяется у непосредственного руководителя компании, то уполномоченному кадровому исполнителю придется совершить дополнительные операции.

Например, при совмещении руководства организацией с учредительством кадровик вместе с компетентным юристом должен в обязательном порядке внести поправки в учредительную документацию и Устав компании.

Восьмой этап Далее требуется направить уведомления об изменении фамилии сотрудника в территориальную налоговую службу по месту юридической регистрации компании.

Для этого учреждение должно передать соответствующую информацию в единый государственный реестр юридических лиц в течение 3 дней с момента получения руководителем нового гражданского паспорта. Это требование полностью регламентируется статьей 5 Федерального Закона №129 от 2001 года.

Девятый этап При возникновении острой необходимости требуется уведомить о факте совершенных изменений территориальные отделения ФСС и ФОМС. Десятый этап Требуется обязательно осуществить смену зарплатных банковских карт. Это устанавливается специальным Постановлением Центробанка РФ №28 от 14 сентября 2006 года об открытии счетов в финансовых организациях, в том числе носящих депозитный характер.

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

В подавляющем большинстве случаев в организационной или учредительной документации организации содержатся личные данные о сотрудниках. При изменении этих сведений нужно обязательно провести корректировку.

Например, в следующих бумагах:

личная карточка работника;
график выхода в отпуск;
рабочий табель и так далее.

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Стоит отметить, что данные о СНИЛС прописываются в расчете РСВ-1 Пенсионного Фонда. Именно поэтому, если рассматриваемый номер будет сформирован на основании устаревших реквизитов, то уполномоченные представители ПФР могут не принять отчет в обработку.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2006 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2012 года.

Исправление трудового договора

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Что касается второго способа, то он является немногим более сложным. Подразумевается внесение поправок прямо в тексте трудового соглашения. Это актуально для всех экземпляров документа.

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Штраф за несвоевременное оформление паспорта должен быть обязательно погашен, т.к. наступит дополнительная административная ответственность в виде заключения под стражу.

Смотрите , как ускорить получение паспорта.

Список документов для получения паспорта можете увидеть .

Полезные статьи:

Что понимается под служебным жильемСлужебное жилье – это помещение, которое предоставляется для временного проживания отдельным…

§ 1. дПЧЕТЕООПУФШ ЛБЛ ЗТБЦДБОУЛП-РТБЧПЧБС УДЕМЛБ1. рПОСФЙЕ ДПЧЕТЕООПУФЙуПЗМБУОП У Р. 1 УФ. 9 зл ЗТБЦДБОЕ…

Порядок проведения перерасчета в рамках ч. 9.2 ст. 156 ЖК РФПорядок проведения перерасчета в рамках…

Изменение процентной ставки по кредитуСтавки BBA LIBOR не существуют с 31 января 2014 года. (http://www.bbatrent.com/rates/historical).…

Необходимость смены паспортных данныхСогласно российскому законодательству, смена документа, удостоверяющего личность, необходима, если: Заканчивается период действия…

Понятия "ветхое жилье" и "аварийное жилье". Основания и последствия признания жилого помещения непригодным для проживанияЧто…

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Как зафиксировать в трудовом договоре информацию при замене работником общегражданского паспорта при достижении, например, 45-летнего возраста? Внести изменения в трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений или всё же издать дополнительное соглашение к трудовому договору? А как же в экземпляре работника произвести изменения сведений, если он, например, не может предоставить свой экземпляр ТД? и т.п. А можете перенаправить данный вопрос на линию письменных ответов, чтобы эксперт более детально и мотивированно обосновал обе позиции данного вопроса в свете трудового законодательства?

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что за время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация".

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату.

Изменения в трудовой договор, по мнению авторов система, допустимо внести по правилам отражения недостающих сведений (вписать) или путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. Но Вы совершенно верно обратили внимание, что такой способ безупречным назвать нельзя: в данном случае при отсутствии экземпляра работника аутентичность экземпляров соблюсти практически невозможно. Статья 57 ТК РФ говорит не об исправлении сведений, а только о внесении недостающих сведений, в связи с чем столь расширительный подход представляется спорным. Если у работника будет много изменений в его данных, то для удостоверительных записей сложно будет найти место, а сам текст станет сложно воспринимаемым.

В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением (более того, представляется абсолютно корректным) и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на Московской обл. 22.10.2012».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Зайцева Виктория Николаевна
паспорт серии 46 02 № 545177
выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012
Адрес регистрации: 125373,
г. Москва, бул. Яна Райниса,
д. 24, корп. 2, кв. 474

___________________ А.В. Львов ________________ В.Н. Зайцева

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Таким образом, на основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,