Должностная инструкция менеджера по закупкам образец

Содержание

Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции менеджера по закупкам

І. Общие положения

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.

5. Менеджер по закупкам должен знать:

основы гражданского и хозяйственного законодательства;
порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
методы планирования снабжения организации;
нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
принципы ценообразования, организацию закупок;
формы учета и отчетности, принятые в организации.

6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Уставом организации;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.

2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.

3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.

4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.

5. Размещает заказы у поставщиков.

6. Осуществляет документальное оформление сделок.

7. Отслеживает этапы выполнения заказов.

8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.

9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.

10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.

11. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.

12. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.

13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.

14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.

15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.

16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.

17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права

Менеджер по закупкам имеет право:

1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.

3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.

5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.

6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.

2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.

3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

4. Умышленное предоставление недостоверной информации.

5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков. Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе. Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.

Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.

Функциональные обязанности менеджера

Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
составление ассортимента магазина или торговой сети;
выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
отправление заявок потенциальным партнёрам;
обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
анализ оборота товаров в торговых точках;
определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

планирование и контроль логистики продукции;
разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
работа с таможенными документами;
планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно. Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.

Базовые требования к менеджерам по закупкам:

высшее образование по экономической специальности;
коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
аналитический склад ума;
хорошая память;
уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
знания в области ценообразования и себестоимости;
многозадачность;
внимательность и аккуратность;
целеустремленность, стремление работать на результат;
опыт в сфере закупок (как преимущество).

Специальные требования:

знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
английский язык от Intermediate и выше;
готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

гражданское законодательство;
локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
требования к документам и отчётности;
ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
порядок заключения договоров с контрагентами;
порядок приёма и передачи материальных ценностей;
принципы ценообразования;
нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

принимать решения в рамках своей компетенции;
представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

результаты действий и принятые решения;
соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
выполнение поставленных задач и планов;
соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
неразглашение коммерческой тайны;
соблюдение трудовой дисциплины;
добросовестное исполнение служебных обязанностей;
своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Заключение

Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу. Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции. Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

Д ОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам _______ _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.

1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.

1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.

1.6. Менеджер по закупкам должен знать:

– тенденции мировой моды;

– принципы организации закупок;

– ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;

– действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;

– производителей и поставщиков детских товаров;

– методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;

– этику делового общения.

– компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).

1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.

2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.

2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.

2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.

2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:

– своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;

– обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;

– обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.

2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.

2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.

2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.

2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.

Менеджер по закупкам имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.

3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.

3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.

3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.

3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.

Менеджер по закупкам несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________