Что нужно сдавать на секретаря

Что нужно сдавать на секретаря

Если Вы считаете, что высшее образование и повышение квалификации на тренингах и семинарах нужны только топ-менеджерам, эйчарам и банкирам, то Вы глубоко ошибаетесь. Без диплома и огромного багажа знаний и навыков занять место в офисе непросто даже обычной сотруднице приемной. И это не говоря о должности личного помощника руководителя. Требования работодателя к сотруднику на эту должность сравнимы с уровнем запросов на место Генерального секретаря ООН.

Еще несколько лет назад трудоустроиться в качестве секретаря можно было без опыта и институтских «корочек». Сегодня должность секретаря получает далеко не каждая соискательница. И вовсе не броская внешность претендентки с глубоким декольте и вызывающей мини-юбкой помогает найти самый короткий путь к сердцу работодателя, а наличие вузовского диплома и внушительный набор знаний и навыков, без которых трудно получить теплое местечко в офисе и выжить в конкурентной борьбе.

Требования к претенденткам на должность секретаря

Все чаще в объявлениях о секретарских вакансиях встречается аббревиатура «ВО», что свидетельствует об обучении в стенах высшего учебного заведения. Надо сказать, что это требование уже стало одним из обязательных условий при приеме на работу, хотя некоторое время назад это было всего лишь пожеланием работодателя.

Гораздо менее строгими, чем у работодателей, являются государственные стандарты к претенденткам на вакансию рядовой сотрудницы офиса. Следуя требованиям Справочника квалификационных характеристик профессий, секретарь руководителя должен получить профессионально-техническое образование либо можно пройти подготовку непосредственно на рабочем месте. Кажется, что этого вполне достаточно для работы на этой должности.

Разве сложно без вузовского диплома приготовить ароматный кофе руководителю или клиентам, ответить корректно на телефонный звонок, набрать на компьютере несложный текст? Конечно, это достаточно просто. Но нет гарантии, что новая сотрудница умеет пользоваться не только электрочайником и факсом, но сможет грамотно изъясняться, сумеет поддержать беседу и при всем этом обладает хорошими манерами? Перечень обязанностей секретаря очень широкий и вовсе не ограничивается разговорами по телефону и обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Секретарь должен хорошо ориентироваться и знать:

– нормативные документы, которые регулируют деятельность предприятия: инструкции, положения и т.д.;

– различные методы обработки документов;

– уметь пользоваться приемно-переговорными устройствами: телефонами, мини-АТС, факсами и др.;

– стандарты оформления деловой корреспонденции, организационно-распорядительной документацией;

– основы трудового законодательства и административного права;

– основы этики и эстетики;

– тонкости делового общения.

К такому широкому списку обязанностей секретаря, обозначенному в Справочнике, очень часто работодатели добавляют свои собственные пункты. Особенно высокая планка для личных ассистентов и помощников руководителей, которые просто обязаны в некоторых вопросах разбираться лучше начальника.

Говорит Ольга Гордиенко, которая работает помощником руководителя в одной из столичных компаний:

– Высшее образование, плюс курсы секретарей, а также тренинги по психологии и маркетингу – вот минимальные требования к уровню подготовки секретаря. Идеальный секретарь прекрасно разбирается в организации деятельности компании, знает, чем занимается руководитель компании, начальники отделов и каждый сотрудник.

Секретарь всегда в курсе всех офисных событий и очень коммуникабельна. Она никогда ни о чем не забывает, успевает стенографировать совещания и общаться с коллегами, составляет распорядок дня руководителя, иногда даже планирует его вечерний досуг. Свято верит в карьерный рост, целеустремленная и постоянно обучающаяся чему-либо на разнообразных вечерних курсах.

Где учат на секретаря?

Секретарскому делу в высших учебных заведениях не обучают. Эту профессию можно получить только в училищах и профессиональных лицеях. Среди абитуриентов этих учебных заведений на протяжении уже нескольких лет эта профессия считается одной из популярных и востребованных. Чему же здесь учат? В некоторых образовательных учреждениях специальность секретаря руководителя (организации, предприятия, учреждения) интегрируется с похожими специальностями, например, инспектора по кадрам, оператором ЭВМ и др., что в значительной степени увеличивает вероятность трудоустройства. Зачисляют на обучение по данной специальности после окончания девяти или одиннадцати классов.

За три года обучения (для поступивших после девятого класса) или за год (для поступивших после одиннадцатого класса) будущие секретари получают знания

– по учету и регистрации корреспонденции как входящей, так и исходящей;

– по правилам оформления документов в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД);

– по контролю за правильностью написания заявлений, которые подаются на подпись руководству;

– навыки по пользованию компьютерной и другой офисной техникой

Обучающиеся узнают, как правильно вести документацию сотрудников, если в компании нет кадрового работника: оформление трудовых книжек, документов о командировках, ведение табеля учета рабочего времени и оформления любых справок.

Чему учат на курсах

Для того чтобы получить профессию секретаря, совсем не обязательно учиться год или три года в учебном заведении. Премудрости работы в приемной можно постичь на специальных курсах, где обучении проходит в течение нескольких месяцев.

Краткосрочные курсы для секретарей сегодня предлагают большинство столичных учебных центров. Занятия на подобных курсах длятся несколько месяцев и обычно проводятся по вечерам, это позволяет совмещать учебу с работой.

Какие курсы выбрать из множества предлагаемых учебными центрами? Не стоит соглашаться на предложения с небольшим количеством занятий ради экономии времени и денег. Средства вам, конечно, удастся сберечь, но в результате вы получите лишь набор обзорных лекций и несколько практикумов по заполнению документации и работе на компьютере вместо основательной подготовки. Поэтому, прежде чем платить за выбранный курс, следует поинтересоваться уровнем квалификации преподавателей, наличием материально-технической базы, оснащением аудиторий. Лучшим вариантом будет выбор комплексных курсов, на которых обучают сразу нескольким профессиям.

Читайте также:  Имущественный налоговый вычет при строительстве частного дома

Например, в Институте экономики, права и систем управления Песоцких есть возможность получить такую комбинированную специальность – «менеджер по персоналу — секретарь — офис-менеджер — администратор». В Институте подготовки кадров промышленности можно приобрести навыки работы офис-менеджера, оператора ПК, секретаря руководителя, менеджера по персоналу. Овладение навыками по нескольким направлениям деятельности позволяет не только расширить знания и умения, но возможности последующего трудоустройства. А профессия узкого профиля может стать хорошим дополнением к высшему образованию.

Говорит Анжела Костюр, заместитель директора учебного центра «Успех»:

– Среди слушателей курсы подготовки секретарей пользуются большой популярностью. Программа курсов рассчитана на три месяца и включает в себя не только теоретическую часть в форме лекций, но и практические занятия в компьютерном классе. Будущие личные помощники руководителя изучают основы делопроизводства, учатся правильно заполнять первичные бухгалтерские документы (платежки, накладные, счета), получают навыки набора текстовых документов.

Слушатели курсов изучают также основы маркетинга и рекламы, экономики и финансов предприятия или компании, трудовое законодательство, знакомятся с нюансами делового этикета – всем тем, что поможет им стать незаменимым сотрудником в современном офисе любой компании.

В результате на курсах будущие секретари осваивают достаточно широкий перечень дисциплин, который в разных учебных центрах незначительно варьируется.

Обязательному изучению подлежат:

– секретарское дело: введение в специальность, должностные обязанности секретаря, процедуры приема и учета посетителей, основы делопроизводства и документооборота, обработка деловой корреспонденции, технология телефонных переговоров;

– работа на компьютере: основы работы в ОС Windows, офисные приложения Word, Excel, Outlook Express, PowerPoint, Access, Internet Explorer, сканирование в программе Fine Reader, программы архивирования файлов, антивирусные программы, набор текста десятипальцевым слепым методом;

– работа с офисной техникой: принтером, сканером, факсом, телефоном, мини-АТС.

Дополнительно изучаются следующие предметы:

– экономика: понятия расходов и прибыли, как их увеличить и сократить;

– учет кадров и трудовое право: основы трудового законодательства, правила составления трудовых контрактов, аспекты взаимоотношений фирмы и работника, правила оформления на работу и увольнения сотрудников, правила заполнения и хранения трудовой книжки;

– реклама и маркетинг: целевая аудитория и позиционирование компании, где и как лучше разместить рекламу, алгоритм составления рекламного объявления;

– основы бухгалтерского учета: обработка первичных бухгалтерских документов, работа с программой «1:С Бухгалтерия»;

– техника трудоустройства: правила составления резюме, приемы поиска работы через кадровые агентства и Интернет, как правильно представить себя с лучшей стороны и как успешно пройти собеседование;

– психология: коммуникационные навыки, налаживание отношений в коллективе, борьба со стрессами;

– деловая этика: культура общения, офисный дресс-код, нюансы ведения деловой переписки и телефонных переговоров.

Не забудьте уточнить заранее, будет ли выдано после окончания курсов свидетельство или диплом государственного образца. Деятельность учебного центра должна быть лицензирована Министерством образования. Только в этом случае документ об окончании курсов может гарантировать высокий уровень ваших знаний и соответствие их общепринятым стандартам.

Перспективы профессии секретаря

Позиция ассистента руководителя – вовсе не тупик профессионального роста в компании, – говорит помощник руководителя Ольга Гордиенко. Начиная карьерный рост с позиции секретаря можно сделать успешные шаги по карьерной лестнице. Постигнув все особенности специфики работы в подразделениях компании и нюансы администрирования, толковый помощник легко может взять в свои руки руководство секретариатом, продолжить карьеру в выбранном направлении и в перспективе стать административным или исполнительным директором. Но это возможно только в случае постоянного пополнения багажа своих профессиональных навыков и повышения квалификации.

Как отмечает помощник руководителя Ольга Гордиенко:

– Непрофессионально секретаря выявить очень просто. Улыбчивая мордашка, фигурка Барби, привычка болтать и по большей части не по делу. Знание компьютера, а в особенности Интернета, куда мадам погружается после окончания покраски ногтей, ограничено сайтом «Одноклассники.ru». На рабочее место приходит позже начальника минут так на 20. Шеф уже давно ею приучен не «заморачиваться» правильным ведением документооборота. Прослушанные курсы английского интеллекта ей не прибавили. Подписывая ежемесячно зарплатную ведомость, руководитель в течение уже двух лет не перестает удивляться: и за что я плачу этой вертихвостке?

Если в приведенных ниже цитат из резюме вы не узнаете себя, то значит с уровнем профессионализма у вас всё в порядке:

— «Прошу рассмотреть мое резюме на должность секретаря-референдума».

— «У меня высшее гуманитарное образование: специальные курсы секретарей-референтов».

— «Незнакомая должность секретаря привлекает меня своей новизной».

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Читайте также:  Какие дела рассматриваются с участием присяжных заседателей

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Кто такой секретарь?

Профессия секретаря появилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово "secretarius" – человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности. Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.

В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.

В современном понимании слово "секретарь" подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь – это "правая рука" начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:

  • просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
  • прием телефонных звонков;
  • обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
  • общение с посетителями;
  • организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
  • протоколирование совещаний или собраний;
  • организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.

На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:

  • Секретарь на "ресепшн". К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
  • Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
  • Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:

Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.

Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.

Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.

Преимущества профессии секретарь

Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:

  • стабильность;
  • приобретение полезных навыков общения;
  • новые знакомства;
  • работа в комфортном офисе;
  • возможность совмещения с учебой или работой.

Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Читайте также:  Регресс по осаго в каких случаях

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость "держать лицо" в любых ситуациях.

Где можно получить профессию секретарь?

Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению "секретариат". А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.

Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.

На современном рынке труда эти сотрудники востребованы всегда. Секретарь – незаменимый помощник руководителя и лицо компании.

Секретарь – практически единственная абсолютно женская профессия. Мужчин на этой должности почти не встретишь. И сложно найти другую такую работу, которая собирала бы вокруг себя столько мифов и разночтений.

На современном рынке труда секретари востребованы всегда, ведь именно они – лицо компании. При этом степень их участия в делах компании и ответственности может сильно варьироваться в зависимости от выполняемых обязанностей.

Что нужно уметь?

Секретарские должности разделяются на несколько типов: большинство вакансий предлагает позицию «секретаря», «секретаря-офис-менеджера», «секретаря на ресепшн», реже ищут секретаря-референта или секретаря-помощника.

Что входит в обязанности каждой из этих специальностей?

Обычный секретарь просматривает почту, отвечает на стандартные запросы, отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за своевременным исполнением рабочих заданий.

Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается в числе необходимых требований.

Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От него зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности компании или проходили стажировку за рубежом.

Наименьшие требования предъявляются к секретарям в приемной, поскольку их круг обязанностей не требует никаких специальных навыков. Они принимают и распределяют входящие звонки, встречают и провожают посетителей. Как правило, компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку с хорошей дикцией.

Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут изменяться соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке профессии можно многому научиться и хорошо себя зарекомендовать.

Часто традиционные функциональные обязанности будут объединяться с дополнительными – в зависимости от специфики работы фирмы и подхода начальства.

Среди основных требований, которые предъявляют работодатели – хорошее знание ПК и офисной техники. Самые распространенные программы – Word, Excel, Outlook и 1С.

Главные личные качества – ответственность и внимательность. Часто упоминают исполнительность, трудолюбие и умение работать в команде.

Плюсы и минусы

Поскольку в основной массе секретарские обязанности не являются сложными, многие компании готовы принять на эту должность человека без опыта работы. Те же, кто ищет опытного сотрудника, обычно вносят в требования опыт от полугода до двух лет.

Хотя профессия секретаря многим доступна, считается «непыльной» и часто неплохо оплачивается, далеко не все хотят идти на эту должность. Среди минусов профессии – регулярные стрессовые ситуации. Находясь на нижней ступеньке офисного персонала, секретари чаще других сталкиваются с плохим настроением начальника и клиентов. К собственным делам прибавляется необходимость сглаживать и предупреждать конфликты, что удается не всегда.

Портрет специалиста

Почти сто процентов женщин для этой должности – не случайность. Женщины эмоционально более гибкие и легче подстраиваются под настроение окружающих. Именно от женщин часто зависит атмосфера в коллективе и комфортные условия в офисе, что немаловажно для эффективной работы и производит хорошее впечатление на посетителей.

Хотя обязанности секретаря и невелики, их загруженность в течении дня может быть очень высокой. Юлия рассказывает, что, проработав два года в издательстве, она изменила мнение о легкости и доступности этой профессии: «В мои обязанности младшего секретаря входило отвечать на телефонные звонки. Думала, что это очень легко, и недоумевала, честно говоря, за что мне будут платить приличную на то время зарплату. Через несколько дней поняла, за что. Звонков было очень много, телефон разрывался буквально каждые пять минут. Иногда звонили люди, скажем так, не совсем адекватные, но я должна была быть со всеми предельно вежливой и корректной и свято блюсти репутацию и престиж фирмы. Однако самым непростым оказалось составление графика работы руководителя. Моей задачей было организовать весь его рабочий процесс».

Это может быть интересным:

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector