Что делает секретарь референт

Что делает секретарь референт

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Содержание

Обязанности [ править | править код ]

  • Приём телефонных звонков, поступающих руководителю
  • Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
  • Планирование и подготовка приёма посетителей
  • Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов
  • Участие в подготовке деловых переговоров
  • Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности [1] .

История [ править | править код ]

Слово секретарь происходит от лат. secretus : в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица; первоначально ими были мужчины. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли [2] , что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х годов (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты.

С развитием интернет технологий появилась новая разновидность секретарей — виртуальный секретарь [en] , или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн-услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника.

Образ секретаря в коллективном сознании [ править | править код ]

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере) [3] [ неавторитетный источник? ] или отвечать на телефонные звонки. Согласно официально проведенным [ кем? ] исследованиям, главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность [4] [ неавторитетный источник? ] , организованность, дипломатичность, ответственность и пунктуальность.

Читайте также:  Яна нижний тагил в контакте

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются

организационные и документационное обеспечение управленческой

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,

средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или

без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

— применение средств вычислительной и организационной техники;

— перевода служебной документации на иностранный язык

— культуры труда и служебной этики;

— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией

делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения

документов, информационно-справочное обслуживание и хранение

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность

составления, согласования, утверждения документов, представляемых на

подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений

руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и

доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ

справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним

Читайте также:  Как проверить исполнительное производство по фамилии

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями

(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации

документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение

или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю

финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение

руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,

подготовленных с нарушением установленных правил их составления и

оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

документационного обеспечения деятельности предприятия,

совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе

применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для

выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,

образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)

предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

"Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

(подпись) (Фамилия, и.о.)

(подпись) (Фамилия, и.о.)

"__"_________ 199_ г.

Должностная инструкция — документ, в котором определяются

Читайте также:  Закон о посадке картофеля на дачном участке

функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная

инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных

ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной

инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,

согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается

руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную

инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт. Профессия подходит тем, кого интересует русский язык и литература (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

  • делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
  • организация приема посетителей;
  • организация телефонных переговоров руководителя;;
  • сортировка корреспонденции;
  • подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
  • составление докладов;
  • прием документов на подпись;
  • прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
  • подготовка переговоров с партнерами фирмы;
  • ведение предварительных переговоров;
  • участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
  • формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
  • работа с базами данных;
  • организация и координация связи между отделами;
  • приём и отправка факсов;
  • бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
  • хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
  • контроль за исправностью оргтехники.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector