Формирование акта возврата помещения по договору аренды происходит обычно в случаях, когда договор аренды по каким-либо причинам расторгается. Акт не является самостоятельным документом, а служит приложением к основному договору, становясь его неотъемлемой частью.
Зачем нужен акт
Возврат помещения по договору аренды помещения, будь то целое здание или небольшой офис, жилой или нежилой объект, требует соблюдения определенной процедуры.
Обязательным ее этапом является проверка арендуемых площадей на предмет:
- внешнего вида;
- состояния оконных и дверных конструкций, пола, потолка;
- состояния систем коммуникаций, в том числе электроснабжения, отопления и т.д.
Особенно это актуально, когда помещение находилось в аренде длительный срок – за прошедшее время какие-либо изменения практически неизбежны.
Все параметры осмотра обязательно должны быть зафиксированы в специальном документе – акте возврата помещения.
Правильно составленный и заверенный документ позволяет в дальнейшем избежать возможных проблем, связанных с разногласиями сторон по договору аренды, особенно если дело дойдет до судебной инстанции. Именно поэтому к формированию акта следует относиться максимально внимательно, прописывая все детали осмотра помещения и, если обнаруживаются какие-то недостатки, фиксируя их детально и со всей тщательностью.
Кто составляет акт
Непосредственная задача по формированию акта обычно возлагается на работника предприятия, которое является арендодателем. Это может быть юрисконсульт организации, или сотрудник/руководителя того структурного подразделения, в ведении которого находятся договоры аренды и их исполнение. Главное, чтобы этот человек имел представление о том, как составлять подобного рода бумаги и был знаком с законодательством РФ.
Акт должен быть подписан либо руководителем компании– арендодателя, либо лицом, действующим от его имени.
Особенности составления документа
Акт возврата помещения по договору аренды, также как и сам договор, обязательно должен быть подписан двумя сторонами.
Заполняться он должен до того, как договор прекратит свое действие.
Информацию, касающуюся непосредственно помещения, можно оформлять как в текстовом виде, так и в форме таблицы (второй вариант наиболее целесообразен, когда помещение состоит из нескольких отдельных комнат).
Описание помещения может носить как краткий, общий характер, так и быть детализированным, максимально подробным (второй вариант, с точки зрения юриспруденции, конечно, предпочтительнее).
Тонкости составления акта, образец
Унифицированная, единая форма акта возврата помещения по договору аренды отсутствует, так что представители организаций и предприятий могут писать ее в свободном виде или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, что требуется соблюсти — чтобы документ по своему составу отвечал некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенный сведений.
По структуре акт условно можно разделить на три части: «шапка», основной раздел и заключение, т.е. подписи.
В «шапку» вписывается наименование документа, с указанием ссылки на договор, к которому он составляется, а также дата и номер формирования акта.
В основную часть вносятся:
- названия организаций, между которыми делается акт;
- их реквизиты (все эти данные должны соответствовать учредительным документам фирм);
- должности, фамилии-имена-отчества руководителей или их законных представителей;
- причина составления акта (в данном случае это расторжение договора аренды)
- адрес, по которому находится помещение
- описать состояние, в котором имущество возвращается арендодателю (в том числе состояние различных коммуникаций)
- удостоверить факт отсутствия претензий. Если же претензии к арендатору есть, их следует описать максимально подробно (в дальнейшем на основании акта можно потребовать возмещения нанесенного материального ущерба).
В завершение акт должен быть подписан обеими сторонами, при этом важно, чтобы подписи были только оригинальными, использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных при помощи различного рода клише, недопустимо.
Заверять акт с помощью печати или штампа нужно только тогда, когда применение штемпельных изделий закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах предприятия (это в равной степени относиться к юридическим лицам и ИП).
На что обратить внимание при оформлении бланка
Оформлять бланк акта по возврату помещения можно на обыкновенном листе любого удобного формата (как правило, используется форматы А4 или А5) или на фирменном бланке предприятия-арендодателя. Заполнять его допускается как от руки, так и в печатном виде.
Формируется акт в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон, которые должны быть идентичны по содержанию и равнозначны по праву.
После составления и визирования, информация об акте должна вноситься в специальный журнал учета документации.
Как, где и сколько времени хранить документ
Документ следует держать вместе с договором аренды, к которому он прилагается, в отдельной папке.
Хранить заполненный бланк необходимо период, установленный законодательством РФ или на протяжении времени, прописанного во внутренних нормативных бумагах организации (не забывая о том, что исковые претензии могут быть поданы в течение трех лет после того, как договор аренды прекратит свое действие).
Когда актуальность акта истечет, его можно утилизировать.
Нет, опасения не напрасны. Риск, что арендодатель предъявит претензии по поводу оплаты аренды, существует. Чтобы избежать негативных последствий, надо предпринять ряд мер.
В силу п. 1 и 3 ст. 655 ГК РФ в случае прекращения договора аренды здания или сооружения арендованное имущество должно быть возвращено арендодателю по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами. В статье 622 ГК РФ закреплено, что, если арендатор не возвратил арендованное имущество либо возвратил его несвоевременно, арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за все время просрочки. Более того, когда плата не покрывает причиненных арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения.
Если общество настаивает на подписании акта, а арендодатель уклоняется от этого, бездействие следует рассматривать как отказ от исполнения обязанности по принятию имущества, срок аренды которого истек (абз. 3 п. 1 ст. 655 ГК РФ).
Кроме того, акт приема-передачи не служит единственным доказательством возврата помещения. Отсутствие подписанного акта еще не свидетельствует о том, что арендатор не выполнил обязанность по возврату арендуемого имущества. Вещь считается врученной приобретателю с момента ее фактического поступления во владение приобретателя (п. 1 ст. 224 ГК РФ).
Наконец, согласно ст. 614 ГК РФ арендатор обязан вносить арендную плату только за пользование имуществом.
Таким образом, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны компании, обществу необходимо выполнить обязательство со своей стороны и направить компании письмо (с уведомлением) о том, что срок действия договора истек, продлевать его общество не намерено, помещение освобождено и общество готово подписать акт приема-передачи. Обществу стоит самому составить акт, описать в нем состояние помещения, подписать его и приложить к письму. В письме надо указать срок, в течение которого компании предлагается подписать этот документ. Если в течение этого срока компания присылает отказ или не отвечает на письмо, то помещение считается принятым без претензий.
Изложенные действия будут свидетельствовать о том, что общество предприняло меры для того, чтобы возврат помещения был документально закреплен.
Остается выяснить, что делать с ключами от арендуемого помещения. Не исключено, что компания их не примет (передачу ключей лучше зафиксировать или тем же передаточным актом, или отдельным). Оставлять ключи у себя арендатор не вправе: если он освободил помещение, ключи нужно вернуть. Иначе компания может впоследствии сослаться на то, что у общества была возможность пользоваться помещением, а значит, оно обязано оплатить аренду за этот срок. Ключи можно выслать в адрес компании почтой. Тогда об этом лучше также написать в письме — указать, что, если компания откажется принять ключи, общество вышлет их бандеролью и с этого момента риск их утраты возлагается на компанию. Отметим, что факт передачи ключей не является абсолютным доказательством, что арендатор не пользуется помещением. Но в суде это учтут наряду с другими доказательствами.
Выполнив указанные действия, общество лишит компанию возможности требовать арендную плату за период после даты окончания срока действия договора. В судебной практике есть примеры применения такой позиции при разрешении подобных споров (п. 37 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой», постановления ФАС Поволжского округа от 12.10.2010 по делу № А72-3931/2009 и Северо-Западного округа от 24.03.2011 по делу № А56-41448/2008). Есть решения судов и в пользу арендодателя, которые обязывают арендатора внести арендные платежи за спорный период. Такие решения выносятся в случаях, когда арендатор не сумел доказать, что арендодатель уклонялся от приема помещения, а последний сумел убедить суд, что арендатор помещением пользовался. Например, в постановлении от 17.09.2010 по делу № А38-7246/2009 ФАС Волго-Вятского округа отметил, что аргумент арендатора об уклонении арендодателя от получения спорной недвижимости был голословным (документально не подтвержден).
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Арендатор освободил арендуемое помещение после подачи заявления о расторжении договора. Арендодатель подготовил акт приема-передачи. Арендатор его подписал и передал на подпись арендодателю. Последний не подписывает и не передает экз. арендатору руководствуясь тем, что пока арендатор не оплатить аренду, акт подписан не будет. Правомерно ли поступает арендодатель? Что сделать арендатору, чтобы арендодатель подписал акт? Направить требование? Арендатор не оплатил аренду, т.к. имеет к арендодателю требование о возмещении ущерба в связи с затоплением помещения по вине арендодателя.
Ответ
Нет, действия арендодателя неправомерны.
Уклонение арендодателя от подписания документа о передаче здания или сооружения на условиях, предусмотренных договором, рассматривается как неисполнение его обязанности по принятию имущества ( п. 1 ст. 655 ГК).
Если арендодатель уклоняется от приемки недвижимого имущества по окончании срока аренды, то он не вправе требовать с арендатора внесения арендной платы за период такой просрочки. Такие правила установлены в пункте 37 информационного письма Президиума ВАС от 11 января 2002 г. №
Зафиксировать факт уклонения арендодателя от приемки объекта аренды можно путем составления соответствующего акта с участием незаинтересованных третьих лиц (например, нотариуса). Проект акта приема-передачи имущества арендатор может направить арендодателю для подписания и по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Кроме того, если арендодатель уклоняется от подписания акта приема-передачи недвижимого имущества, арендатор имеет право предъявить в суд иск об обязании арендодателя подписать акт приема-передачи помещений. Данный вывод следует из постановления ФАС Московского округа от 29.09.2010 г. № КГ-А40/11006-10 по делу № А40-25535/10-40-219.
Если арендодатель уклоняется от приемки объекта аренды и подписания акта приема-передачи недвижимого имущества, арендатор вправе передать такое имущество сотрудникам охранного предприятия, которые исполняют свои обязанности в здании, где находится арендуемое имущество. Такой вывод можно сделать из постановления ФАС Московского округа от 27.05.2013 г. по делу № А40-21776/12-105-203.
«Пример из практики: суд кассационной инстанции указал, что арендодатель не вправе требовать арендную плату за период просрочки возврата объекта аренды по истечении срока действия договора, если арендодатель сам уклонялся от приемки арендованного имущества
Между сторонами был заключен договор аренды на неопределенный срок. Уведомлением от 7 сентября 2009 г. арендатор предупредил арендодателя об отказе от договора аренды за три месяца, то есть с 7 декабря 2009 года. В уведомлении арендатор также сообщил арендодателю, что арендуемое здание будет освобождено в срок до 31 октября 2009 года, то есть до истечения срока договора. После этого арендатор неоднократно письмами извещал арендодателя о готовности возвратить арендованное имущество. Арендодатель с этим не согласился и не стал подписывать с арендатором акт сдачи-приема недвижимого имущества.
Арендатор самостоятельно освободил арендуемые помещения и передал его ЧОП с целью сохранности арендованного имущества в указанный им срок, о чем 6 ноября 2009 года уведомил арендодателя.
Арендодатель самостоятельно осуществил приемку здания только 3 марта 2012 года. После чего арендодатель (истец) обратился в суд с требованием о взыскании с арендатора (ответчика) платы за пользование недвижимым имуществом по истечении срока аренды, мотивируя свое требование отсутствием подписанного между сторонами акта приемки объекта аренды.
Суд первой инстанции в иске отказал.
Суд апелляционной инстанции оставил решение суда первой инстанции без изменения.
Суд кассационной инстанции указал следующее.
Сам факт, что в данном случае не оформлен акт сдачи-приема имущества из аренды, не влечет отмены обжалуемых судебных актов, поскольку судами было установлено, что истец сам уклонялся от приемки арендованногоимущества. Дело в том, что предъявляя требование о взыскании арендной платы после освобождения арендованного имущества, арендодатель действовал с намерением причинить вред ответчику.
То обстоятельство, что арендатор освободил здание до истечения трехмесячного срока предупреждения об отказе от договора, с чем арендодатель не согласился, может повлиять лишь на обязанность арендатора уплатить арендную плату до момента прекращения договора.
Довод истца о том, что ответчик не обращался к нему после прекращения договора аренды по вопросу приемки здания, является несостоятельным, поскольку арендатор освободил помещения ранее истечения срока аренды и уведомил об этом арендодателя ( постановление ФАС Московского округа от 27 мая 2013 г. по делу № А40-21776/12-105-203).
Таким образом, если арендатор желает освободить помещение ранее истечения срока аренды, то арендодатель не вправе ему в этом препятствовать и все равно сможет потребовать внесения арендной платы за весь период срока действия договора. Однако это не дает права арендодателю уклоняться от приемки арендованного имущества, а также обращаться в суд с требованием о взыскании арендной платы за период после окончания срока договора, если акт приема-передачи недвижимого имущества стороны так и не подписали.»
