Акт сверки между физическим и юридическим лицом

Акт сверки между физическим и юридическим лицом

Довольно распространенным в экономической деятельности субъектов предпринимательства является акт сверки взаиморасчетов. Самая популярная сфера его применения – договоры поставки. Когда товары поставляются несколькими партиями в течение определенного периода времени, а оплата следует позже.

Тем не менее, акт сверки взаиморасчетов может применяться и по любым другим договорам, когда необходимо зафиксировать документально задолженность. Он может быть оформлен после акта приемки выполненных работ, оказания услуг, приема-передачи, а также в любых других правоотношениях, предусматривающих расчеты между субъектами в течение определенного периода времени.

Акт сверки взаиморасчетов

Пример акта сверки взаиморасчетов

26 марта 2017 г. г. Новосибирск

Акт сверки взаиморасчетов

по состоянию на 20 марта 2017 г.

между ООО «Сельхозмаш» и главой КФХ Исаевым Эдуардом Юрьевичем

по договору поставки от 11 апреля 2016 г. № НВ 11/04/16

Мы, нижеподписавшиеся, главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин Андрей Викторович, с одной стороны, и глава Крестьянского фермерского хозяйства Исаев Эдуард Юрьевич, с другой стороны, составили настоящий акт сверки по данным учета следующее:

По данным ООО «Сельхозмаш» задолженность КФХ Исаев Э.Ю. в пользу ООО «Сельхозмаш» составляет 181 207 руб.

Генеральный директор ООО «Сельхозмаш» Бурмистров С.И.

Главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин А.В.

Глава КФХ Исаев Э.Ю.

Главный бухгалтер КФХ __________

Убедительная просьба подписывать акт сверки директором (ИП) и главных бухгалтером. В случае подписания акта уполномоченным лицом необходимо приложить копию доверенности на подписание документа. Подписанный оригинал акта сверки просим вернуть по адресу: 630015, г. Новосибирск, ул. Куклачева, 19, оф. 305.

Для чего составляется акт сверки взаиморасчетов

Назначение документа очевидно – фактическое признание задолженности одной стороны перед другой. Составлять акт сверки взаиморасчетов рекомендуем:

когда сотрудничество между организациями (сторонами договора) носит долгосрочный, постоянный характер

перед заключением дополнительных соглашений и иных договоров

при предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа

для подстраховки в случае подачи иска в суд.

Является ли акт сверки взаиморасчетов доказательством по гражданскому делу? Безусловно, суд оценивает доказательства по внутреннему убеждению. Подписанный обеими сторонами акт свидетельствует и о наличии правоотношений между сторонами, наличии задолженности и даже ее размер. В то же время, акт сверки без подписи уполномоченного на то лица является спорным доказательством. Суд исследует такой документ и соответствующие возражения другой стороны. И в любом случае в судебном разбирательстве должны быть исследованы первичные документы (транспортные накладные, платежные поручения, товарно-транспортные накладные и т.п.).

Как составить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерами с помощью программы 1-С. Однако индивидуальные предприниматели часто сами возлагают на себя обязанности бухгалтера. В документ должны быть включены следующие сведения:

основание возникновение задолженности (реквизиты договора);

реквизиты первичных документов;

собственно приход и расход денежных средств между контрагентами;

подписи уполномоченных лиц. На документе обязательно должна быть подпись директора.

Если контрагент не желает подписывать акт сверки взаиморасчетов, следовательно, не имеет намерения признавать долг, что может свидетельствовать о необходимости направления претензии покупателю по договору поставки и подаче иска в суд о взыскании денежных средств.

Уточняющие вопросы по теме

Организация нанимает частное лицо для ведения хозяйства (содержание овец). При этом обеспечивая поголовьем, кормами. Как будут вести взаимо расчет между ними ?

Все условия расчетов можно (и нужно) прописать в договоре.

Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.

В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.

Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:

  • при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
  • при предоставлении стандартных, регулярных услуг
  • при высокой стоимости товаров и услуг
  • при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним

Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.

Читайте также:  Должностная инструкция водителя грузчика

Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.

Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:

  • расчеты по доходам
  • расчеты по выданным авансам
  • расчеты по недостачам
  • расчеты по принятым обязательствам

Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

Форма акта сверки взаиморасчетов

Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).

Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):

«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)

Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке: Образец акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 32Kb).

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Можно ли зафиксировать переплату по гражданско-правовому договору (ГПД) с физическим лицом в акте сверки? Каков срок требования возврата переплаты по ГПД?

Ответ

Да, можно составить акт сверки расчетов с физическим лицом – он составляется в свободной форме, и может заключаться между контрагентами с любой организационно-правовой формы, а также предпринимателями и гражданами.

При этом в акте сверки может быть зафиксирована и переплата по заключённому соглашению.

Срок требования переплаты законодательно не установлен, стороны либо указывают это в договоре, либо устанавливают в требованиях или претензиях, направляемых друг-другу.

Если и в договоре, и в претензиях срок возврата переплаты не установлен, переплату следует вернуть в разумный срок. Понятие разумного срока является оценочным и устанавливается для конкретной ситуации исходя из характера взаимоотношений сторон, условий, влияющих на возможность своевременного исполнения, других имеющих значение обстоятельств. По ряду сходных обязательств с неустановленным сроком их исполнения ВАС РФ определяет разумный срок от 30 дней.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip -версии и «Системы Юрист».

1. Рекомендация: Что такое «надлежащее исполнение обязательства»

Надлежащий срок. Обязательство должно быть исполнено в тот день или срок, который установлен соглашением сторон (п. 1 ст. 314 ГК РФ). Если стороны не установили такой срок в договоре и его невозможно определить исходя из условий договора, то обязательство необходимо исполнить в разумный срок после возникновения (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Данное правило не применяется в тех случаях, когда условие о сроке исполнения договора является существенным (к примеру, в договорах поставки, строительного подряда). В отсутствие указания на срок исполнения такие договоры признаются незаключенными (ст. 432 ГК РФ).

К сожалению, закон не содержит определения разумного срока. Это означает, что разумность устанавливают стороны, а в случае спора – суд. При этом срок, который будет признан разумным, определяется в каждом конкретном случае отдельно и во многом зависит от вида обязательства.

Если обязательство не исполнено в разумный срок или срок исполнения определен моментом востребования, то такое обязательство должно быть исполнено в течение семи дней с момента предъявления кредитором соответствующего требования (п. 2 ст. 314 ГК РФ).*

Пример из практики: так как в договоре срок оплаты не был установлен, суд взыскал проценты за пользование чужими денежными средствами за период, начиная с восьмого дня после даты, когда ответчик получил иск

Рассматривая иск ООО «С.» (исполнителя) к ОАО «А.» (заказчику) о взыскании задолженности по договору оказания услуг и процентов за пользование чужими денежными средствами, суд установил следующее.

Сторонами не было согласовано условие о сроке оплаты услуг. Истец заявил требование об оплате в иске. Из материалов дела следует, что текст искового заявления ответчик получил 29 января 2010 года.

Следовательно, нижестоящие инстанции обоснованно признали правильным начисление процентов за пользование чужими денежными средствами на основании статьи 395 Гражданского кодекса РФ с 6 февраля 2010 года, то есть по истечению семидневного срока, установленного для исполнения обязательства с момента предъявления истцом соответствующего требования (определение ВАС РФ от 23 марта 2011 г. № ВАС-2742/11).

кандидат юридических наук, заместитель председателя Арбитражного суда Свердловской области, магистр частного права

кандидат юридических наук, ведущий эксперт ЮСС «Система Юрист»

кандидат юридических наук, старший юрист Goltsblat BLP

2. Статья: Акт сверки, который подпишет контрагент и быстро вернет вам

При ежегодной сверке расчетов с поставщиками и покупателями порой сложно добиться от контрагентов подписания акта. Но можно составить этот документ так, что у контрагентов просто не останется иного выбора, кроме как подписать акт и максимально быстро вернуть его компании.

Читайте также:  Работа опером уголовного розыска отзывы

Форма акта сверки — свободная (см. образец). В то же время есть несколько важных моментов, которые убедят контрагента подписать документ. В акте надо привести дату и номер договора, по которому стороны сверяют долг. Даже судьи считают, что акты без ссылки на договор не доказывают наличие задолженности (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от24.09.09 №Ф09-7148/09-С3). Кроме того, безопаснее расшифровать все суммы по «первичке», а не приводить только итоговое сальдо. Во-первых, так контрагент сразу увидит, откуда взялся долг (или переплата)*. И ему будет проще проверить правильность цифр. Во-вторых, по мнению налоговых инспекторов, акт без расшифровки сальдо не прерывает срока давности. Значит, и не отодвигает момент признания просроченной «кредиторки» в доходах и уплаты с нее налога на прибыль. Доказать обратное удается только в суде (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от09.07.12 №А45-9212/2012). Но куда проще не доводить дело до споров.

Чтобы контрагент не проигнорировал акт, а вернул его с подписью, в нем стоит сделать особою оговорку. А именно определить срок, в течение которого компания ждет документ с подписью. И подчеркнуть, что при молчании контрагента в течение обозначенного срока компания считает, что контрагент с долгом согласен.

Подпись главбуха на акте не обязательна. А вот без автографа директора акт сверки недействителен. Это признают судьи (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от22.10.12 №А40-28305/11-5-193). Причем после каждой подписи безопаснее привести дату, поскольку на ее наличии настаивают налоговики. А компаниям только в суде удается доказать, что акты действительны и без даты (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от27.03.12 №Ф09-933/12).

Елена Салова, эксперт «УНП»

Журнал «Учет. Налоги. Право» № 47, 11-17 декабря 2012

3. Статья: Акт сверки расчетов с контрагентом

Кому нужно оформлять: всем фирмам и предпринимателям, желающим иметь подтвержденную информацию о размере дебиторской и кредиторской задолженности.

На что обратить внимание: акт сверки с контрагентом — это двусторонний документ, поэтому он должен содержать данные не только вашего учета, но и учетные данные контрагента. Соответственно подписывать акт нужно представителям обеих сторон.

Когда целесообразно проводить сверку с партнерами

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Воспользуйтесь нашими рекомендациями, когда захотите провести сверку расчетов с партнерами по бизнесу.

Обязанность сверять расчеты с контрагентом законом не установлена. Исключением являются банки и бюджетные организации — для них действуют свои правила (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, далее — Положение). Однако вы всегда можете провести сверку по своей инициативе, если находите это целесообразным.

Так, по правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (абз. 3 п. 27 Положения). И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать расчеты с контрагентами — оформить акты сверки.

Кроме того, в любое время года вы можете сами захотеть проверить, все ли расчеты отражены в учете верно. Причем такое желание может возникнуть не только у организаций, но и у предпринимателей. Ведь все «упрощенцы» ведут налоговый учет кассовым методом, а дебиторскую и кредиторскую задолженность нужно отслеживать по правилам бухгалтерского учета, поскольку она фиксируется методом начисления.

Каким образом проводить сверку

Чтобы инициировать сверку с контрагентом, отправьте ему обращение с соответствующей просьбой или свяжитесь с ним по телефону. Далее можете действовать одним из двух способов на выбор.

Способ 1. Направьте контрагенту уже составленный вами акт сверки. Образец такого документа представлен в данной статье чуть ниже. Если все данные в акте соответствуют показателям его учета, партнер подпишет ваш экземпляр без оговорок. Если же будут расхождения, то ваш акт подписывать не станут либо подпишут, но с оговоркой. Значит, после выяснения расхождений придется подготовить и отправить на подписание новый документ.

Суть вопроса

В акт сверки целесообразно включать уже выверенные прежде данные. Так вы сократите себе бумажную работу. Тем более что современные средства связи позволяют обмениваться информацией легко и быстро.

Способ 2. Сначала сверьте с контрагентом все данные по расчетам, обменявшись информацией по электронной почте, телефону или факсу. Благо, недостатка в средствах связи в наше время нет. При необходимости внесите корректировки в учет. После этого, исходя из уже сверенных данных, составьте акт сверки, который и отправьте второй стороне. По сути, вашему контрагенту останется только завизировать документ.

Как разрешить сложности, которые могут возникнуть при сверке

Отметим, что вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Можете сделать выборку. И сверяться, например, с теми, с кем вы совершаете наибольшее количество операций или с кем у вас заключены договоры на значительную сумму.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение, скажем, недели вы будете считать, что он с долгом согласен. Полагаем, что проигнорировать такой акт вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры.*

Читайте также:  Аудит бюллетеней после голосования 7 букв

Если с партнером у вас заключено несколько договоров, вы можете подписать акт сверки отдельно по каждому договору. А можете все расчеты сверить в одном акте. Только в этом случае обязательно укажите реквизиты всех договоров. И желательно, чтобы было понятно, какие суммы к какому договору относятся.

При этом вам не нужно знать, на каких счетах (аналитиках) отражаются у контрагента расчеты по заключенному с вами договору. Выбор счетов бухгалтерского учета — это личное дело вашего партнера и к процедуре сверки отношения не имеет.

Каким должен быть акт сверки

Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует. Поэтому разработайте свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.

Составляя форму, начните с шапки документа. Так, в верхней части акта должна содержаться следующая информация:

— название самого документа;

— наименования сторон, между которыми проводится сверка;

— реквизиты договора, по которому проводится сверка;

— период, за который проводится сверка. Бывает, сверку проводят на определенную дату, тогда указывается соответствующий день.

Далее должны фигурировать данные, которые вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели вашего учета. А с другой — информация вашего контрагента. Однако это не означает, что именно контрагент должен вносить в акт свои данные. Вы можете сделать это за партнера сами, даже не связываясь с ним предварительно для уточнения цифр. Просто руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход. Как представить эту информацию в акте, показано в образце на с. 76.

Проверив акт, представители контрагентов должны его подписать. Поэтому в нижней части формы предусмотрите место для визирования. Помимо подписи и ее расшифровки, должна быть указана дата подписания. Также общепринято, что организации заверяют акт печатями, поэтому не помешает поставить под каждым местом для подписи отметку «М.П.».*

На заметку

Какие действия вы сможете осуществить при помощи акта сверки взаимной задолженности

1. Продлить срок исковой давности. Если обязательство не исполнено в срок, начинается течение срока исковой давности. Это время, в течение которого кредитор может взыскать долг в судебном порядке. Общий срок исковой давности составляет три года. И если в течение этого времени кредитор не предпринимал никаких действий для того, чтобы вернуть деньги, то позднее в суд он обратиться уже не сможет, а долг придется списать как безнадежный. Однако если вы подписали с должником акт сверки взаимной задолженности, то срок исковой давности прервется и с момента подписания акта начнет течь заново (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15). Ведь подобные действия свидетельствуют о том, что должник признает свой долг, а это является основанием для прерывания срока исковой давности. При этом время, прошедшее до этого момента, в новый срок не включается (ст. 203 ГК РФ).

Напомним, что у «упрощенцев» списанная кредиторская задолженность включается во внереализационные доходы и учитывается при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.15 и п. 18 ст. 250 НК РФ). А вот списанная дебиторская задолженность в налоговом учете при УСН не учитывается и формирует расходы только в бухгалтерском учете.

2. Провести зачет взаимных требований . Может так сложиться, что вы должны партнеру определенную сумму денег, а он в свою очередь должен вам. Такая ситуация возможна, если с этим лицом вы работаете по нескольким договорам и по отношению друг к другу выступаете и как продавец, и как покупатель. В такой ситуации вам удобнее не перечислять друг другу денежные средства (зачем лишние банковские расчеты, которые к тому же не бесплатны), а провести зачет взаимных требований (ст. 410 ГК РФ). Но прежде чем приступить к этой процедуре, вам нужно подтвердить наличие взаимных задолженностей. Для этих целей как раз и составляется акт сверки расчетов с контрагентом с разбивкой по каждому заключенному с ним договору. Заметьте, составлять этот документ в данном случае закон не требует. Но если этого не сделать и впоследствии возникнет какой-то спор между вами и контрагентом, то суды могут посчитать взаимозачет недействительным. Такой вывод вытекает, например, изОпределения ВАС РФ от 12.11.2007 № 14790/07.

Рисунок Пример акта сверки расчетов с контрагентом

А.А. Федорова, эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка»№ 6. Июнь 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector